Аудит расчетов с подотчетными лицами 9

Министерство экономического развития и торговли РФ Российский государственный торгово-экономический университет Экономический факультет Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Министерство экономического развития и торговли РФ

Российский государственный торгово-экономический университет

Экономический факультет

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа

По дисциплине «Аудит»

На тему: Аудит расчетов с подотчетными лицами

Студентки 6 курса.

Специальность бухгалтерский учет и аудит

Заочной формы обучения

Руководитель: Ильмовская Л.В.

Иркутск 2006

Введение.. 3

1. Расчеты с подотчетными лицами.. 4

1.1. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.. 4

1.2. Нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами.. 7

2. Аудит расчетов с подотчетными лицами.. 7

2.1. Цели, задачи и информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами.15

2.2. Составление плана и программы аудиторской проверки подотчетных лиц17

2.3. Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами.. 21

2.3. Результаты аудиторской проверки.. 27

Заключение.. Ошибка! Закладка не определена.

Список литературы:. 31

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью курсовой работы является изучение вопроса аудита расчетов с подотчетными лицами. Выбор темы связан с актуальностью данной проблемы, существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

1 Теоретическая часть

1.1 Расчеты с подотчетными лицами

1.1.1 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называются работники организации, получившие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно–хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так:

Дебет сч.71

Кредит сч.50

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1). Об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно – хозяйственные расходы, то отчет также составляется в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организаций – изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру. Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно - материальных ценностей.

Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредит 50 « Касса – выданы денежные средства подотчетному лицу;

Дебет сч. 10 «Материалы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;

Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС по приобретенным МПЗ»

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». – отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;

Дебет сч 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС расчетным путем не выделяется и соответственно налоговому вычету не подлежит .

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм и ненормируемые относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.

Согласно ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на:

1. Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

2. Наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно – оздоровительными объектами);

3. Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.

В качестве оправдательных документов предоставляемых в бухгалтерию выступают:

1. командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основанием для списания суточных из подотчета;

2. счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;

3. проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;

4. документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может быть удержана из зарплаты подотчетного лица. Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен факт отсутствия авансового отчета;

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - предъявлены финансовые претензии подотчетному лицу;

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - удержано из заработной платы подотчетного лица.

К основным документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относятся :

Расходный кассовый ордер (форма № КО – 2)

Приходный кассовый ордер (форма №КО – 1)

Командировочное удостоверение

Платежная ведомость

Авансовый отчет

Прочие (счет квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно – материальных ценностей и т.п.).

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах:

1. журнал – ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

2. главная книга

1.1.2 Типичные ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами

Нередко фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами – дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.

Предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40, далее – Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную «прибавку» к штрафным санкциям.

Мы рассмотрим наиболее типичные и в то же время «дорогие» для фирмы ошибки при расчетах с подотчетными лицами.

Отсутствие приказа по подотчетным лицам

Приказом по организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.

В приказе должны быть установлены:

· сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

· порядок представления авансовых отчетов;

· запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

· запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке.

Если такого приказа в организации нет, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Устаревшая форма авансового отчета

Бухучет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ – авансовый отчет.

Постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55 введена новая форма авансового отчета № АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает закон о бухгалтерском учете.

При проверке налоговые органы наверняка вынесут вердикт, что фирма грубо нарушила правила ведения бухучета (в данном случае – исказила строку бухгалтерского баланса более чем на 10 процентов), используя документы не установленной формы. А значит, есть все основания оштрафовать руководство предприятия по статье 1511 КоАП РФ на сумму от 2000 до 3000 рублей.

Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями

Типична также ситуация, когда из подотчетных сумм производятся расчеты с юридическими лицами сверх установленного лимита. На сегодня он составляет 60 000 рублей по одной сделке Согласно указанию ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке». Причем следует иметь в виду, что Центробанк и МНС в целях применения указанного лимита уравняли понятия «сделка» и «договор». Об этом сказано в совместном письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. № 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. № 24-2-02/252 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами».

Так что любую покупку подотчетного лица от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 рублей налоговые органы однозначно трактуют как превышение лимита.

Предельный размер расчетов «наличкой» между организациями и физическими лицами не установлен. Поэтому некоторые фирмы пытаются использовать это положение и заставляют сотрудников совершать покупки от своего имени и за свой счет. Однако, согласно статье 183 Гражданского кодекса, сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Значит, указанный лимит налоговые органы применят и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетных лиц.

Если в ходе налоговой проверки будет выявлено данное нарушение, руководителю грозит штраф от 4000 до 5000 рублей, а самой фирме – от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 151 КоАП РФ).

Неправильное оформление товарного чека

Приобретение канцелярских, хозяйственных и других товаров в розничной торговле должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, также содержащим отметку об оплате. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетное лицо.

Если в чеке будет просто указано: «хозтовары» или «канцтовары», налоговые органы к нему обязательно придерутся. Вдруг были приобретены товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но со сроком службы больше 12 месяцев (например вентилятор или дорогой бухгалтерский калькулятор)? В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Если все-таки подотчетное лицо предъявил товарный чек без расшифровки, ситуацию можно спасти. Нужно организовать комиссию из уполномоченных лиц (например, в составе бухгалтера, завскладом или офис-менеджера). Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.

Встречается и обратная ситуация: товарный чек со штампом «оплачено» есть, а кассового чека или приходного ордера нет. Такую ситуацию налоговые организации однозначно трактуют как отсутствие оправдательных документов на оплату. Кстати, до сих пор арбитражная практика по таким ситуациям неоднозначна. Так, Арбитражный суд г. Москвы решением от 24 июня 1998 г. № А40-12511/ 98-80-170а отменил решение по акту документальной проверки, которым налоговые органы доначислили работникам НДФЛ с подотчетных сумм, списанных по товарным чекам без приложения ККМ. Впрочем, не единичны случаи, когда суд встает на сторону налоговых органов.

Встречаются случаи, когда работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает ему расходы. Налоговые органы рассматривают такую операцию как факт покупки фирмой товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику деньги в расчет налога на доходы физических лиц.

Чтобы не было споров с налоговыми органами, фирмы поступают так.

Пример: Менеджер ООО «Сириус» 6 января на собственные деньги приобрел термобумагу для факса по очень низкой цене. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: «оплачено Ивановым, менеджером ЗАО “Сириус”». 9 января он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 января. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 января.

Бухгалтер «Сириуса» отразил операции следующим образом:

9 января

Дебет 10 Кредит 73 – отражена задолженность перед физическим лицом – сотрудником предприятия;

10 января

Дебет 73 Кредит 71 – возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета;

14 января

Дебет 71 Кредит 50 – погашена задолженность перед подотчетным лицом.

Однако директор фирмы может посчитать, что сотрудник проявил излишнюю самостоятельность, и откажется утверждать авансовый отчет. А приобретенные ценности уже оприходованы и переданы в эксплуатацию. В таком случае необходимо заключить с работником договор купли-продажи и исчислить НДФЛ с полученного им дохода.

Неправильное отражение операций в бухучете

Типичная бухгалтерская ошибка – списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования.

Пример : Секретарь ООО «Лотос» как подотчетное лицо приобрела степлеры стоимостью 1000 руб. На основании товарного и кассового чеков бухгалтер «Лотоса» сделала запись:

Дебет 26 Кредит 71 – 1000 руб. – приобретены канцелярские принадлежности.

При этом факты оприходования и передачи степлеров в эксплуатацию в бухучете фирмы подтверждены не были. Значит, включение стоимости степлеров в состав расходов было необоснованным.

В данном случае следовало сделать записи:

Дебет 10 Кредит 71 – 1000 руб. – оприходованы степлеры, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 26 Кредит 10 – 1000 руб. – переданы в эксплуатацию степлеры.

Неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 рублей в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст. 120 НК РФ).

Ошибки в отчетности

Счет 71 – активно-пассивный и может иметь в аналитическом учете одновременно как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет Иванову суммы отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия по авансовому отчету Петрова фиксируется по кредиту счета 71. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками нужно учесть по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.

Если бухгалтер это правило не соблюдает, последствия будут такие же, как и в предыдущей ситуации.

Без отчета – опять под отчет

Распространенной ошибкой является выдача денег под отчет сотрудникам, еще не отчитавшимся по предыдущему отчету. При этом нарушается пункт 11 Порядка. Налоговые органы предпочитают трактовать эту ситуацию так.

Пример: 20 ноября 2002 года офис-менеджер ООО «Сайдинг» получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов – последнее календарное число месяца. Подотчетник не вернул выданные деньги ни в ноябре, ни в декабре.

Ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм – 21 процент.

При проверке налоговые органы не возвращенную вовремя сумму трактовали как беспроцентный займ и рассчитали материальную выгоду, включаемую в налогооблагаемый доход работника в соответствии с пунктом 1 статьи 212 Налогового кодекса:

10 000 руб. х 21% х 3/4 : 365 дн. х 31 день = 134 руб.

Сумма налога с материальной выгоды составит 47 руб. (134 руб. х 35%).

При правильной организации аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» работники являются должниками фирмы до полного погашения сумм, выданных им под отчет. Поэтому наличие дебетового сальдо на этом счете не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход. Это мнение подтверждено постановлением ВАС от 16 декабря 1997 г. № 905/97.

Неправильный учет командировочных

Работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.

При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на проведение платежей по внешнеэкономическим сделкам или покупку материальных ценностей. Налоговые органы будут трактовать эти затраты как использование валюты на личные нужды.

Для правильного отражения расчетов с сотрудниками, отправленными в командировку, прежде всего нужно учитывать цель командировки. Ведь расходы на непроизводственные командировки (например, поездки, связанные с лечением сотрудников, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения) относятся к прочим и не учитываются при исчислении налога на прибыль.

1.2 Аудит расчетов с подотчетными лицами

1.2.1 Цели, задачи и информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами.

Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности». Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

1. Проверка документального подтверждения расчетных операций:

2. Контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа

3. Проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет

4. Проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов

5. Сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

1) Нормативно – правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:

1.1 План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000г.);

1.2 Налоговый кодекс российской Федерации (гл. 21,23,24.ю25).

1.3 Порядок ведения кассовых операций № 40 от 4 .10.93

1.4 Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ РФ № 61н от 25 июля 2006 г.) (ред. от 20 августа 2002 г.)

1.5 Постановление правительства РФ от 8.02.02 г.№93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;

1.6 Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. (утв. пр. Минф. РФ № 15 н от 4.03.01 г.)

1.7 Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО -1 «Авансовый отчет»;

2) Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма №АО -1), журнал регистрации авансовых отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма № Т – 9), командировочное удостоверение (форма Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, журнал ордер №7;

3) Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА №1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность),;

4) Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

1.2.2 Составление плана и программы аудиторской проверки подотчетных лиц

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных работников представлен ниже.

Таблица 1 – Вопросы и аудиторские доказательства для проверки расчетов с подотчетными лицами

Содержание вопроса Аудиторские доказательства
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм? Приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета

Продолжение таблицы 1

Содержание вопроса Аудиторские доказательства
Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным актам? Авансовые отчеты, приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета
Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации? Авансовые отчеты
Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов? Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета, положение о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников бухгалтерии
Используются ли унифицированные формы первичных документов? Авансовые отчеты
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами? Учетная политика организации, авансовые отчеты, ведомости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами? Авансовые отчеты

Продолжение таблицы 1

Содержание вопроса Аудиторские доказательства

Соблюдается ли своевременность расчетов с подотчетными по выданным суммам?

Авансовые отчеты, отчеты кассира
Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами? Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы – ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге? Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы – ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга организации

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Содержание общего плана аудита оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы.

Проверяемая организация ООО «Альфа»

Количество человеко-часов

Период аудита 1.12.05 – 31.12.05

Руководитель аудиторской группы Иванов И.И.

п/п

Планируемые виды работ

Период

Проведения

Исполнитель Примечание

1.

Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия. 1.12.05 -7.12.05 Иванов И. И.
2. Проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам 10.12.05 –15.12.05 Иванов И. И.
3. проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. 18.12.05 -20.12.05 Иванов И. И.
4.

проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

21.12.05 -23.12.05 Иванов И. И.
5. проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами». 2512.05 -27.12.05 Иванов И. И.

Рисунок 1 – Общий план аудита

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских процедур по существу. Программа аудита составляется по данной форме:

Рисунок 2 – Форма программы аудита

Перечень аудиторских процедур Период проведения Исполнитель Рабочие документы Примечание

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

1.2.3 Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами

Слово «процедура» означает проведение тех или иных действий для выполнения данной работы или для достижения определенных целей. Аудиторская процедура - это определенный порядок действий аудитора для получения необходимых результатов на конкретном участке аудита.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений применяются следующие направления действий.

1. Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации.Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

2. Проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:

2.1 Оформление авансовых отчетов;

2.2 Оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);

2.3 Порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;

2.4 Своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

2.5 Существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Порядок документального оформления расчетов с подотчтеными лицами регулируется Постановлением Госкомстата России от 1.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее:

- Соответствие типовой форме № АО -1 «Авансовый отчет»;

- Наличие номера и даты составления;

- Указание подотчетного лица;

- Указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;

- Указания назначения аванса;

- Наличие подписей;

- Заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах.

При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

3. Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами.Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально – производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т -9 и командировочного удостоверения по форме Т – 10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 5.01.04. г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т - 10 а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т - 9. Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовыется с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т – 10) и авансовым отчетом.

Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расхода ( счет, счет –фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный составляет 50000 рублей. Эта сумма была обоснована авансовыми отчетами по форме № АО – 1, приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировку по форме № Т – 9а и командировочными удостоверениями по форме № Т – 10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 5.01.04. г. №*** « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т – 9а;

- командировочным удостоверением № Т – 10;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т -10 а;

По прибытии из командировки отчет о выполнении служебного задания согласовывается с руководителем структурного подразделения организации и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Бухгалтеру следует обратить внимание на оформление служебного задания и отчета о его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету. Отсутствие задания может явиться основанием для того, чтоб признать командировочные расходы в сумме 50000 руб. экономически неоправданным.

Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче – смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

Обращается внимание на правомерность на оформление представительских расходов.

Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

- По проведению официального приема

- По транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному сих доставкой до места проведения встречи и обратно;

- По буфетному обслуживанию лиц участвующих во встрече во время переговоров;

- По оплате услуг переводчиков, не стоящих в штате организации.

4. Проверка расчетов наличными денежными средствами.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами , но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

5. Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в главной книге.

1.2.4. Результаты аудиторской проверки

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

- заключение без замечаний (безоговорочно положительное заключение);

- заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

- отрицательное заключение;

- заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

Заключение

В данной работе были рассмотрены вопросы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов, отражающих совершение хозяйственных операций: авансовый отчет (форма №АО -1), журнал регистрации авансовых отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма № Т – 9), командировочное удостоверение (форма Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, журнал ордер №7.

Совершаемые на предприятиях нарушения в операциях расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты.

Список использованной литературы:

1. Алборов Р.А. «Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК». – учебное пособие, 3 изд., перераб и доп. – М.: Издательство «Дом и Сервис», 2003 – 464 с.

2. Аудит: под редакцией Парушиной Н.В., Суворовой С.П.– учебное пособие. – М.: Форум – Инфра – М, 287 с.

3. Аудит./ Под ред. Рогуленко Т.М. – М.: Экономист, 2005, 378 с.

4. Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В.И. — 3–е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ –ДАНА, Аудит, 2006. —583с.

5. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов/ Под ред. Проф. Ю.А. Бабаева. – М.: Вузовский учебник, 2005. – 525 с.

6. Заварихин Н.М. Методы аудита // Аудитор, 2005, №7 с. 39 – 48.

7. Парушина Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами // Аудитор, 2006, №1 с. 20 -29.

8. Учёт расчётов с подотчётными лицами.// Н.И. Смирнов. - Главбух. - 1995, № 5 с.12-13

9. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: Приказ Министерства финансов России

№ 94н от 31.10. 2000.

10. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.

11. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2003.

12. Таджетдинова А.Л. Нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами.

// Аудит и налогообложение, №3 (51), 2000.

Программа аудита расчетов с подотчетными лицами.