Согласно данному ПБУ под материально – производственными запасами (МПЗ) понимаются активы :
¾ используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
¾ предназначенные для продажи, включая готовую продукцию и товары;
¾ используемые для управленческих нужд организации.
Таким образом, в составе материально – производственных запасов учитываются производственные запасы, готовая продукция и товары.
3 – й уровень – методический, он представлен различными приказами, инструкциями и рекомендациями органов власти по вопросам конкретного применения нормативных документов с учетом отраслевых особенностей, специфики производств и т. п. Основным документом такого уровня является План счетов бухгалтерского учета для коммерческих и бюджетных организаций;
4 – й уровень – уровень организационный, представленный организационно – распорядительными документами и приказами руководства предприятия по вопросам ведения бухгалтерского учета непосредственно на предприятии с учетом особенностей его хозяйственной деятельности. Это, прежде всего, документы, раскрывающие учетную политику предприятия, например, устав предприятия, положение об учетной политике рабочий план счетов, график документооборота и т. п.
Нормативное регулирование бухгалтерского учета позволяет однозначно трактовать учетную информацию и определять ответственность за нарушения, допущенные при ведении бухгалтерского учета.
1.2 Бухгалтерский учет поступления товаров
Поставщики отгружают в адрес оптовых организаций товары в соответствии с заключенными с ними договорами, определяющими права и обязанности сторон.. За невыполнение условий договоров предусматриваются штрафные санкции. Кроме того, с виновной стороны могут быть взысканы убытки в размере, не покрытом штрафом или неустойкой. Однако уплата штрафов и возмещение убытков не освобождают нарушителя договора от его исполнения. В целях контроля за ходом заключения договоров их регистрируют в специальных журналах. Для учета их выполнения на каждый договор может открываться карточка, в которую записываются основные условия договора, а затем на основании поступающих приходных документов делаются отметки о его выполнении. Периодически проверяются итоги выполнения договоров и при их невыполнении предъявляются претензии поставщикам.
В целях сохранности поступающих товаров поставщик обязан обеспечить: строгое соблюдение установленных правил упаковки, затаривания, маркировки и опломбирования отдельных мест; вложение в каждое тарное место документа (упаковочного ярлыка, кипной карты и т.д.), свидетельствующего о наименовании и количестве товаров, находящихся в данном тарном месте; четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве товаров фактически отгружаемому, своевременную отсылку этих документов получателю; строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузке и креплению и др.[4]
Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 (ред. от 26.05.2009) было утверждено «Правило ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». На основании данного постановления все организации обязаны составлять счета-фактуры, вести журнал учета счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам. Счет-фактура составляется поставщиком на имя покупателя и дает право на зачет (возмещение) сумм налога на добавленную стоимость покупателям после оприходования товара и его оплаты. Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению.
Спецификация применяется, если отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. Она выписывается в двух экземплярах материально-ответственным лицом: один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй - передается в бухгалтерию. В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Масса тары отражается отдельно. Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне бланка. Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации. Спецификация обычно дополняет счет-фактуру.
Товарный ярлык применяется для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара. Он заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка, хранится вместе с товаром по месту его нахождения.
Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12) составляется в двух экземплярах: один остается у поставщика, другой — передается покупателю.
Приходный групповой отвес составляется в трех экземплярах работниками организации-получателя. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — весовщику железной дороги, водного транспорта или лицу, сопровождающему груз, третий - остается у материально ответственного лица. В нем в обязательном порядке указывается, в каком состоянии прибыл товар, груз. Данные о состоянии товара подтверждаются подписями представителя транспортной организации (поставщика) и грузополучателя (покупателя). В случае необходимости предъявления поставщику претензии приходные групповые отвесы составляются в четырех экземплярах.
Упаковочный ярлык применяется при упаковке товара. Он выписывается в трех экземплярах на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.д.), подписывается материально ответственными лицами и упаковщиком. Один экземпляр вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк), второй — с указанием массы каждого места прилагается к счету-фактуре (если он не подлежит по-ящичной сертификации), третий - остается на складе.
При доставке товаров автомобильным транспортом применяется товарно-транспортная накладная, которая может быть выписана в четырех или пяти экземплярах. Один экземпляр остается у поставщика, второй — предназначен покупателю, третий — используется в качестве пропуска на вывоз товаров от поставщика и передается в бюро пропусков, четвертый и пятый — сдают автотранспортной организации для расчетов за транспорт и как приложение к путевому листу.
Сертификат о качестве удостоверяет качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям договора. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие определенным стандартам или техническим условиям.
Техническая документация (паспорта, схемы, инструкции и т.д.) представляется при поставке товаров длительного пользования. К документам, удостоверяющим качество товара, относятся также протоколы испытаний, справки лабораторного анализа и т.д.[5]
Транспортные документы обычно выписываются грузоперевозчиком, они удостоверяют, что товар принят им к перевозке. В зависимости от того, каким видом транспорта перевозятся товары, они подразделяются: железнодорожная накладная, коносамент, товарно-транспортная накладная (путевые листы, автодорожная накладная), коммерческий акт, экспедиторская накладная и др.
Железнодорожная накладная выписывается железной дорогой и подтверждает факт принятия железной дорогой товара к отправке.
Виды платежно - банковских (расчетных) документов зависят от форм расчетов, установленных в договоре между поставщиком и покупателем. Расчетный документ представляет собой оформление в виде документа на бумажном носителе или в установленных случаях электронного платежного документа:
- распоряжения плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета на счет покупателя средств;
- распоряжения получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).
При осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.
К расчетным документам относится также вексель. Вексель - это разновидность безусловного абстрактного денежного обязательства, составленного по установленным законом форме, дающего бесспорное право требовать уплаты обозначенной в векселе суммы по истечении срока, на который он выписан.
Если договором порядок и форма расчетов не определены, то расчеты осуществляются платежными поручениями.
Поступившие от поставщиков документы оптовая организация регистрирует в журнале учета счетов-фактур. Он используется для контроля за своевременным поступлением и оприходованием товаров материально ответственными лицами. Товарные и расчетные документы поставщиков проверяются оптовой организацией с точки зрения соблюдения условий договора поставки.