В последние годы все больше усиливаются тенденции к специализации и разделению труда в пределах организационной структуры предприятия. Специализация труда рабочего была результатом механизации и научной организации труда. Стремление к специализации в управленческой деятельности было менее очевидно. Но и здесь за последние десятилетия значительно увеличилось использование специалистов в области управления организацией: экспертов по подбору кадров, оценке риска и контроля качества, консультирующих групп по исследованию операций, экспертов в области общественных отношений и других специалистов. С ростом специализации труда быстро множатся проблемы интеграции сотрудников современной предпринимательской организации в некоторое эффективно функционирующее целое.
Другая особенность современной предпринимательской организации - многообразие целей, стоящих перед различными сотрудниками и подразделениями организации. Обычно считается, что цель предприятия состоит в достижении максимальной прибыли в течение длительного периода (справедливость этого принципа сейчас подвергается сомнению, когда рассматривают, например, ответственность предприятий за общественное благосостояние).
В то же время в составе предприятия действуют многие подсистемы, каждая из которых имеет свои собственные специфические цели и задачи. Действительно, любой сотрудник организации приступает к выполнению своей работы, имея множество личных мотивов, целей и задач, которые неизбежно сказываются на его поведении в организации. Разнообразие целей отдельных сотрудников и подсистем в организации создает проблему интеграции целей их деятельности. И здесь нужно искать основу для объединения этих разнообразных целей в единое целое.
Еще одна особенность жизнеспособного предприятия состоит в том, что оно должно обеспечить возможность изменений своих характеристик. Условия динамического окружения требуют от него изменений и развития. Нельзя рассматривать организацию как статическую систему. Чтобы вовремя суметь произвести необходимые изменения, организация должна представлять собой динамическую адаптивную систему. Сравнительно легко можно заметить влияние технических изменений на организацию. Но значительно сложнее обнаружить скрытые изменения, происходящие в социальной области и влияющие на предприятие.
Современные предпринимательские организации функционируют не изолированно. Они являются неотъемлемой частью общества в целом. Влияние внешних факторов на предприятие будет постоянно усиливаться и стимулировать необходимость укрепления и развития предпринимательской организации как жизнеспособной системы.
Тема: Традиционные принципы организации.
Чтобы представить себе место теории организации в системе знаний, следует рассмотреть некоторые начальные концепции предпринимательской организации. Важнейшие концепции традиционной теории организации будут коротко рассмотрены дальше. В следующей теме мы обсудим те из них, которые развиваются неоклассической и профессиональной школами, теорией принятия решений и современной теорией организации.
Структура.
Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных административных функций. Организационную структуру можно сравнить со скелетом живого организма - с основой конструкции, которая связывает воедино функционирующие отдельные части тела. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации. То есть, структура организации устанавливает некоторый общий набор предварительных положений и предпосылок, определяющих, какие члены организации несут ответственность за те или иные виды решений.
Структура организации определяет также структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливает ответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания.
Иерархия.
С понятием структуры организации тесно связано понятие об иерархических взаимосвязях. Все большее количество организаций имеют иерархическую природу. Почти каждая организация - церковь, университет или предприятие - состоит из подразделений, которые делятся на более мелкие организационные единицы, дробящиеся в свою очередь на еще более мелкие части. В классической теории организации понятию иерархической структуры соответствует так называемый принцип лестницы. Этот принцип предполагает деление власти и ответственности по вертикали иерархии и распределение обязанностей между подразделениями.
Иерархическая структура имеет важное значение для общей теории систем. Почти каждая система в природе и обществе имеет иерархическую структуру. Даже Вселенная состоит из множества сложных подсистем - Земля с ее собственной системой является подсистемой Галактики, которая, в свою очередь, является подсистемой в бесконечной последовательности других сверхсистем. Очень мелкие единицы иерархии, такие, как атом, являются комбинацией ряда подсистем, организованных в более крупную системную единицу. Иерархия представляет собой, по-видимому, общую закономерность природы.
Один из основных принципов теории организации - принцип иерархической структуры - является также главным принципом общей теории систем.
Административная власть.
Основой классической теории организации является принцип узаконения власти за некоторым центральным источником власти; при этом начальник имеет право отдавать кому-то приказания, а подчиненный обязан повиноваться приказу. Власть - это способность заставить исполнять свои решения подчиненных; основой власти является формальное положение руководителя и руководство с помощью поощрений и взысканий, которые сопутствуют этому формальному положению. Власть связана не с личными качествами руководителя, а с его положением в организации. Природа административной власти существенно отличается от природы власти вождя, которая основана на его личных качествах и таланте.
Такой взгляд на административную власть способствовал решению многих вопросов традиционной теории организации. Рассмотренное положение является основой для узаконивания организационной иерархии и системы управления, а также для установления многих других принципов, таких, как “объем контроля” или взаимоотношения начальства и подчиненных.
Власть служит средством интеграции деятельности отдельных элементов организации и их ориентации на достижение общей цели. Она дает основу для проведения централизованного управления и контроля за результатами деятельности организации.
Но рассматривать власть только в этом аспекте было бы не верно потому, что формальная власть важна конечно для того, чтобы обеспечить удовлетворение минимальных требований к работоспособности сложной организации, но недостаточна для высокой эффективности ее действий. Она требует подчинения приказам и дисциплине, но не поощряет подчиненных прикладывать максимум усилий, порождает у них нежелание брать на себя ответственность и проявлять инициативу.
Узкая сфера формальной власти понуждает руководство в интересах эффективности деятельности организации, а также в собственных интересах стремиться к расширению своего влияния на подчиненных за пределами своих формальных полномочий по контролю, которые установлены юридическим контрактом или формальными санкциями.
Традиционное представление об административной власти по-прежнему занимает значительное место в специальной литературе по проблемам управления. Однако применение этих взглядов ограничивается другими концепциями. Примером является принцип признания авторитета, который гласит, что степень распространения власти определяется готовностью подчиненного признать директивы и приказания руководителя. (Авторитет- это характер связи в формальной организации, благодаря которому то или иное лицо или член организации может влиять на те действия в организации, в которых он заинтересован).Этот принцип признания авторитета стал важным элементом модели “человеческих отношений”.
Специализация.
Принцип функциональной специализации- еще один существенный элемент теории организации. Часто он встречается в виде теорий или принципов административного деления организации на специализированные единицы, которые призваны выполнять отдельные функции. Примером функциональной специализации служит традиционное деление предприятий на отделы производственные, сбыта и финансовые. Принцип функциональной специализации тесно связан с так называемым “принципом лестницы” касается вертикальной связи начальника и подчиненного, а принцип функциональной специализации связан с различиями в обязанностях, закрепленных за разными подразделениями или лицами в пределах организаций.
Объем контроля.
Принцип объема контроля, или сфера наблюдения, связан с числом подчиненных, действия которых может эффективно контролировать один начальник. Эта концепция тесно примыкает к концепции иерархической структуры организации и ее деления на отделы. Принцип объема контроля подразумевает необходимость координации начальником деятельности своих подчиненных. Понятие объема контроля подчеркивает необходимость установления таких отношений между начальником и подчиненным, которые позволяют проводить систематическую интеграцию деятельности подчиненных. В теории формальной организации по принципу объема контроля рекомендовалось сужать круг подчиненных у одного начальника, чтобы он смог обеспечить эффективную интеграцию деятельности. Однако уменьшение объема контроля ведет к росту числа “начальников” в организации и затрудняет системную интеграцию деятельности на горизонтальном уровне.