На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия предприятия открывает лицевой счет и заводит налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Кроме того, каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.
Чтобы выяснить сумму заработной платы, подлежащую выдаче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из нее необходимые удержания. Эти расчеты ведутся в лицевых счетах работников, а затем их результаты переносятся в платежную и расчетную карточки.
На предприятии ООО «ВладТрансКом - Логистик» к документам по учету расчетов с персоналом по оплате труда относятся: «Расчетная ведомость» (см. Приложения 3), «Платежная ведомость» (см. Приложение 4,5).
В платежную ведомость заносят сумму начисленной заработной платы, в расчетную сумму удержаний по их видам и сумму к выдаче. Для каждого работника в ведомости отводится одна строка. Расчетную ведомость применяют для расчетов с работниками за целый месяц. Платежная и расчетная ведомости не только являются регистрами аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате, но и выполняют функции платежного документа.
Бухгалтерский учет в ООО «ВладТрансКом – Логистик» ведется автоматизированным способом с помощью бухгалтерской программы 1- С Предприятие. Данные штатного расписания (см. Приложение 6), в котором содержится перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах сотрудников занесены в справочник бухгалтерской программы. Бухгалтер заносит данные табеля и изменение в штатном расписании в бухгалтерскую программу, и программа автоматически рассчитывает заработную плату и сумму налогов с заработной платы в соответствии с заложенными в нее алгоритмами расчета. Алгоритмы расчета заработной платы и налогов составлены в соответствии с действующим законодательством.
ООО «ВладТрансКом – Логистик» занимается предоставлением диспетчерских услуг автотранспортным предприятиям – логистикой, поэтому заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда.
Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражается по дебету счета 69-2 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Начисленные суммы премий, материальной помощи отражаются по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Выдача заработной платы и пособий из кассы предприятия наличными денежными средствами отражаются по дебету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту 50 «Касса».
В последнее время многие организации выплачивают заработную плату работникам с использованием банковских пластиковых карт. Каждому работнику в этом случае открывается банковский счет на основе договора, заключаемого либо с работником, либо с работодателем (по заявлению работника).
После перечисления заработной платы на банковские счета работников, всем им необходимо выдавать расчетный листок по форме, утвержденной работодателем. При этом выплата заработной платы в безналичной форме должна осуществляться не реже двух раз в месяц. Банки обязаны осуществить перечисление денежных средств клиента не позже следующего операционного дня после получения соответствующего платежного документа.
Расходы по выдаче и обслуживанию банковских карт несет либо работодатель, либо работник (с его согласия), либо работодатель и работник одновременно. Все расходы организации, связанные с ведением банковских счетов и выдачей банковских карт, следует включать в состав прочих расходов.
При перечислении причитающихся сумм с расчетного счета организации на лицевой счет работника в банке делается запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 51 «Расчетный счет».
ООО «ВладТрансКом – Логистик» не использует для выплаты заработной платы банковские пластиковые карты.
2.4 Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.
Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами, используют синтетический счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:
1 «Расчеты по предоставленным займам»;
2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
На субсчете73-1 «Расчеты по предоставленным займам» учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и др.).
При оформлении договора займа необходимо определить порядок выплаты и погашения займа, размер процентов за пользование заемными средствами, срок погашения. При предоставлении беспроцентного займа это условие также нужно указать в договоре.
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование заемными средствами, является доходом работника, из которого удерживается НДФЛ.
По займам, выданным в рублях, налоговая база определяется как превышение суммы процентов по займу, исчисленному исходя из 2/3 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ над суммой процентов, исчисленной по условиям договора.
По займам в иностранной валюте налоговая база исчисляется как превышение суммы процентов по займу, исчисленному исходя из 9% годовых, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.
Доход работника облагается по ставке НДФЛ в размере 30%.
Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету счета 73-1 с кредита счетов учета денежных средств (50, 51 и др.).
Начисленные проценты за пользование заемными средствами учитывают по дебету счета 73-1 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», а суммы НДФЛ с суммы материальной выгоды по заемным средствам — по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам».
При погашении займа на сумму займа и начисленных процентов кредитуют счет 73 и дебетуют счета учета денежных средств (50, 51 и др.) или счет 70 в зависимости от принятого порядка платежа.
При невозвращении работником выданного ему займа задолженность списывается с кредита субсчета 73-1 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
На субсчете75-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
Списание недостач, хищений и порчи имущества за счет виновных лиц производят в случаях признания виновности по решению суда, когда работники являются виновными в силу принятия на себя полной материальной ответственности, и в других случаях, когда работники в соответствии с Трудовым кодексом РФ могут привлекаться к полной или ограниченной материальной ответственности.
Размер причиненного работниками ущерба определяют по данным бухгалтерского учета на основе балансовой стоимости или себестоимости недостающих ценностей. При хищении, недостаче, умышленной порче (уничтожении) размер причиненного ущерба определяют исходя из рыночных цен.
Суммы, подлежащие взысканию с работников организации, списывают в дебет счета 73-2 с кредита счетов 94 «Недостачи от потери и порчи ценностей», 98 «Доходы будущих периодов», 28 «Потери от брака» и др. Взысканные с работников суммы удержаний относят в кредит счета 73-2 и дебет счетов 70 (на сумму удержаний из заработной платы), 91 (при отказе во взыскании ввиду необоснованного иска) и др.
К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» может быть открыт субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит». На этом субсчете учитывают расчеты с персоналом организации по приобретенным в кредит отдельным категориям товаров.
Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73, субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит», и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».
Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 73, субсчет «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».
Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.
В ООО «ВладТрансКом – Логистик» учет расчетов с персоналом по прочим операциям не ведется.
2.5 Учет удержаний из заработной платы.
Из начисленной работникам организации заработной платы производят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязательные удержания и удержания по инициативе организации.
Удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством.
Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.
По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в погашение задолженности по подотчетным суммам; за ущерб, нанесенный производству; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; за брак; денежные зачеты; за товары, купленные в кредит, и др.