- Справочник хозяйственных операций.
- Справочник видов драгоценных металлов и камней.
- Справочник бухгалтерских проводок.
- Справочник допустимой корреспонденции счетов.
- Справочник причин списания основных средств.
- Справочник групп основных средств и нематериальных активов.
-Справочник счетов бухгалтерского учета.
-Справочник норм амортизации.
-Справочник методов начисления амортизации.
-База знаний.
-Справочник-календарь.
Справочник предприятий используется на тех предприятиях, где имеются филиалы, отделения, дочерние предприятия. Структура справочника: характеристика предприятия, код вышестоящей организации, код предприятия и его наименование, физический и юридический адреса, банковские реквизиты.
Справочник структурных подразделений используется для формирования информации по структурным подразделениям и имеет следующую структуру: код предприятия, код структурного подразделения, наименование структурного подразделения.
Справочник материально ответственных лиц (МОЛ) используется для формирования информации по материально ответственным лицам. Структура справочника: подразделение, табельный номер, фамилия, имя, отчество.
Справочник хозяйственных операций используется для формирования информации по кодам операций. Структура справочника: код операции и ее наименование.
Справочник видов драгоценных металлов и камней используется для формирования информации о наличии, движении драгоценных металлов и камней, находящихся в основных средствах. Структура справочника: вид, наименование, единица измерения, количество.
Справочник-календарь предназначен для формировании информации на необходимую дату. Структура справочника: день, месяц, год.
Справочник бухгалтерских проводок используется для автоматизированного формирования бухгалтерских проводок со структурой: код хозяйственных операций, корреспонденции счетов.
Справочник допустимой корреспонденции счетовиспользуется для контроля и аудита корреспонденции счетов осуществленныххозяйственных операций на предмет правильности формирования корреспонденции счетов. Справочник имеет следующую структуру: основной счет, субсчет, код аналитического учета; корреспондирующий счет, субсчет, код аналитического учета, признак корреспонденции (по дебету или кредиту).
Справочник причин списания основных средств используется для заполнения актов на списание основных средств, а также для проведения анализа и принятия управленческих решений. Имеет следующую структуру: код причин списания, наименование причин списания.
База знаний используется для подсказок бухгалтеру (аудитору) при работе на АРМБ, правильности формирования, ведения и отображения информации. Отображает управленческие решения по полученным результатам.
Справочник групп основных средств и нематериальных активов используется для учета основных средств и нематериальных активов по установленным группам, а также для правильности начисления амортизации. Имеет следующую структуру: код группы основных и нематериальных активов, их наименование, методы начисления износа.
Справочник нора амортизации содержит перечень кодов норма амортизации и наименование подгрупп основных средств, к которым относится данная норма (для предприятий, которые используют методы начисления амортизации, установленные нормативными документами по налогообложению прибыли).
Справочник методов начисления амортизации используются для определения сумм амортизации в соответствии с принятым Положением (стандартом)бухгалтерского учета 7 “Основные средства”. Данный справочник имеет следующую структуру: инвентарный номер, группа основных средств, метод начисления амортизации, методика расчета амортизации.
Справочник счетов бухгалтерского учета предназначен для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Имеет следующую структуру: номер счета, субсчета, код аналитического учета, их наименование, тип счета, тип сальдо
После формирования нормативно-справочной информации формируется инвентарная картотека основных средств и нематериальных активов путем начальных остатков.
Образец карточки основных средств представлен ниже.
| Карточка основных средств № 4342 | |||||||
| Группа основных средств 4 | Балансовый счет 104 | ||||||
| Наименование - станок М 544 | Код аналитического учета 2132 | ||||||
| Инвентарный номер | Год выпуска | Подразделение | МОЛ | Первоначальная стоимость | Начисленный износ | Начисленный износ | Норма амортизации |
| Дата поступления ОС | Дата ввода ОС | Содержание драгметаллов | Метод начисления амортизации | Начислена сумм амортизации | Счет отнесения амортизации | Сумма переоценки | Дата переоценки |
| Дата выбытия | Номер документа выбытия | Остаточная Стоимость ОС | Характеристика объекта | ||||
Для формирования входной информации используют как операции движения основных средств на базе стандартных унифицированных форм, так и автоматизированное документирование входной информации путем формирования первичною документа различной (рациональной) формы. При этом формируются данные по всем хозяйственным операциям с отображением на экране и печатающем устройстве.
Важное значение имеет обеспечение высокой достоверности исходных данных, поэтому программное обеспечение АРМБ по учету основных средств обеспечивает автоматическое выявление ошибок вводимых данных и выдачу сообщении пользователю.
Программное обеспечение ввода и обработки первичного учета включает набор формализованных процедур, обеспечивающих:
· ввод данных в соответствии со структурой первичногодокумента;
· контроль вводимых реквизитов на основе принятых методов;
· контроль машиночитаемого документа;
· корректировку данных первичного учета;
· алгоритмическую обработку показателей первичногоучета;
· организацию хронологической базы данных;
· вывод на экран или печать данных первичного учета, веденных в обработку.
При формировании первичного документа и нормативно - справочной информации у пользователя имеется возможность модифицировать имеющиеся стандартные формы. При этом используется типовая форма, на основании которой пользователь (бухгалтер) формирует необходимую для работы форму первичного документа путем дополнения или корректировки. Для формирования первичного документа используется генератор печатных форм, обеспечивающий формирование необходимого первичного документа.
На АРМБ по учету основных средств информационное обеспечение создается в виде локальной базы.
После ввода нормативно-справочной, первичной информации производятся расчет и отображение выходной информации.
Для аналитического учета основных средств автоматизированным путем ведется инвентарная картотека, в которойотражаются все необходимые данные для управления и учета данных. Бухгалтер на основе карточки имеет возможность проанализировать состояние основных средств, срок ихслужбы, виды и сроки произведенных ремонтов, суммы начисленного износа, сроки и суммы переоценки основных средств, правильность применения процентов амортизационных отчислений и применения соответствующих поправочных коэффициентов, а также правильность начисления и отнесения на счета производственной деятельности амортизационных отчислений.
Особое место в аудите занимает вопрос использования основных средств. Путем просмотра и анализа аналитических данных в карточке определяется загрузка основных средств, а при необходимости определяется и фондоотдача данного инвентарного объекта.
При работе с картотекой имеется возможность использовать режим работы "Переоценка основных средств". В результате использования данного режима осуществляется переоценка основных средств и износа. Для этого вводятся коэффициенты переоценки по каждому инвентарному номеру, после чего осуществляется просчет и отображение ведомости переоценки основных средств.
При контроле особое место занимает проверка правильности и полноты проведенной переоценки основных средств. С этой целью бухгалтер просматривает всю картотеку и проверяет правильность применения установленных коэффициентов переоценки, а также формирование новой стоимости основных средств и начисленного износа:
Ведомость переоценки основных средств формируется из трех окон. В первом окне приводятся условия формирования ведомости, во втором — список инвентарных номеров, по которым произведена переоценка, в третьем окне приводятся справочные данные по переоценке основных средств, а также бухгалтерские проводки, сформированные при переоценке. Данные о переоценке формируются в инвентарной картотеке.
При осуществлении контроля и аудита имеется возможность получить необходимые сведения по следующим параметрам: дате ввода основных средств, инвентарному номеру, инвентарной карточке, виду основных средств, группе основных средств, дате переоценке, стоимости основных средств, балансовому счету, сумме износа основных средств.
На основе первичных данных и нормативно-справочной информации, введенных в информационную систему, отображается информация о наличии и движении основных средств по подразделениям, материально ответственным лицам, группам, видам и предприятию в целом. С этой целью формируются "Ведомость учета наличия основных средств", "Ведомость полностью изношенных основных средств", "Ведомость-опись инвентарных объектов". Кроме того, имеется возможность просмотреть инвентарную карточку каждого инвентарного номера. При проведении контроля можно помучить данные ведомости в запросном режиме аудита по следующим группировкам: предприятиям, структурным подразделениям, материально ответственным лицам, группам и видам основных средств, счетам бухгалтерского учета.