Расчетная ведомость отражает расчеты по оплате труда с персоналом цеха, отдела или организации в целом. Форма расчетной ведомости представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал, — квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категория персонала, должность (специальность, профессия), тарифный разряд, оклад (тарифная ставка), а также за первый месяц квартала, полугодия илигода показывается количество дней (рабочих, выходных ипраздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы изфонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания(налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и т. п.), сумма к выплате или задолженности работникаперед организацией. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержаниях и о сумме к выплате или задолженность за последующие месяцы периода (квартала, полугодия или года), на который открываетсярасчетная ведомость. Ведомость заполняетсяпо данным лицевыхсчетов.
На основе расчетной ведомости заполняют платежную ведомость и формируют сводные данные о фонде заработной платы в целом по организации.
Платежная ведомость заполняется на основе расчетной ведомости и используется для выплаты заработной платы. В ней указываются табельные номера, фамилии, инициалы работников и суммы выданной и депонированной заработной платы.
Лицевой счет, расчетная ведомость иплатежная ведомость применяются, как правило, вкрупных организациях. На среднихи мелких организациях рекомендуется применять расчетно-платежную ведомость, в которойотражаются иначисление, и выплата заработной платы. По начислению и удержанию приводятся сведения за текущий месяцис начала года, что позволяет не открывать на работников лицевые счета. Заполняется ведомость непосредственно по данным первичных документов учета выработки, табелей учета использования рабочего времени, листковна доплату, листков нетрудоспособности и т. п.
Синтетический учет расчетов по оплате труда организации ведут на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Счет 70 — пассивный, счет расчетов. По кредиту счета отражают суммы начисленной оплаты труда, начисленных пособий по социальному страхованию и других аналогичных сумм, начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п. По дебету — удержания, выплаты и депонированные суммы. Остаток на счете показывается развернуто: переплата — по дебету: начисленная, но невыплаченная сумма — по кредиту.
Начисленные рабочим организации суммы оплаты труда, в том числе за работу в ночное время, сверхурочные отработанные дни, а также премии, отражаются в учете следующим образом:
| Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - на сумму начисленной заработной платы рабочим, занятым в капитальном строительстве |
| Дебет 20 «Основное производство»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислена оплата труда рабочим основного производства |
| Дебет 23 «Вспомогательные производства»Кредит 70 «Расчеты с персоналом о оплате труда» | - начислена оплата труда рабочим вспомогательных цехов |
| Дебет 25 «Общепроизводственные расходы»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислена оплата труда рабочим, обслуживающим оборудование и другие основные средства производственных цехов |
| Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислена оплата труда рабочим, обслуживающим основные средства общехозяйственного назначения |
| Дебет 44 «Расходы на продажу»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислена оплата труда рабочим по отгрузке и сбыту продукции |
Оплата труда руководителей, специалистов и служащих осуществляется, как правило, на основании должностных окладов. Размер оклада определяется занимаемой должностью и квалификацией работника. На счетах бухгалтерского учета начисленная этим работникам заработная плата и премии отражаются бухгалтерскими записями:
| Дебет 25 «Общепроизводственные расходы»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислена оплата труда руководителям, специалистам и служащим производственных цехов |
| Дебет 26 «Общепроизводственные расходы»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислена оплата труда работникам аппарата управления организации |
Начисление доходов от участия в капитале организации, причитающихся работникам данной организации, отражается I учете записью:
| Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислены дивиденды по акциям и другие доходы учредителям (участникам) по итогам годовой отчетности (записями декабря) |
Пособия по временной нетрудоспособности и прочие выплаты за счет средств социального страхования начисляются следующей учетной записью:
| Дебет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислены выплаты за счет средств фонда социального страхования |
Всем работникам организации предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Работники обычно уходят в отпуск в течение года неравномерно. В целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или расходы на продажу отчетного периода организации могут создавать резерв на предстоящую оплату отпусков работников.
Организация самостоятельно устанавливает целесообразность создания резерва на предстоящую оплату отпусков работников и определяет способ резервирования соответствующих сумм. Как правило, резерв на предстоящую оплату отпусков работников в бухгалтерском учете формируется путем ежемесячных отчислений, размер которых определяется как 1/12 суммы создаваемого резерва. При этом общий размер резерва включает в себя:
♦ предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков;
♦ сумму ЕСН, начисляемого на указанную выше сумму;
♦ сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, начисляемых на ту же сумму;
♦ сумму страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисляемых на указанную выше сумму.
Таким образом, размер ежемесячных отчислений в резерв в бухгалтерском учете представляет собой постоянную (не меняющуюся месяц от месяца) величину. Учет формирования и использования резерва ведется на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчете 1 «Резервы предстоящей оплаты отпусков». По кредиту счета отражается создание резерва, а по дебету – его использование, остаток может быть только кредитовым.
Если организация предоставляет отпуск за текущий годв следующем году, она может иметь остаток резерва на оплату отпусков работников на начало нового года
В случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производится сторнировочная запись по дебету счетов учета производственных затрат (расходов на продажу), а в случае недоначисления— дополнительная запись по включению дополнительных отчислений в резерв.
Пример. Ежемесячно на выплату заработной платы работникам основного производства, на ЕСН и взнос на обязательное страхование от несчастных случаев организация расходует 240 000 руб.
В соответствии с учетной политикой организация формирует резерв на оплату отпусков. По состоянию на 31августа начислено отпускных, ЕСН и страховых взносов на сумму 220 000 руб.
В учете следует выполнить следующие записи:
| Дебет 20 «Основное производство»Кредит 96 «Резервы предстоящих расходов» | - 20 000 руб. – отражено создание резерва на выплату отпусков работникам основного производства (ежемесячно) (240 000 руб : 12 мес) |
| Дебет 96 «Резервы предстоящих расходов»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» | - 160 000 руб. – отражено начисление отпускных, ЕСН и взноса на обязательное страхование от несчастных случаев за счет резерва (20 000 руб * 8 мес.) |
| Дебет 97 «Расходы будущих периодов»Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - 60 000 руб. – отражено начисление отпускных, ЕСН и взноса на обязательное страхование от несчастных случаев в части превышения суммы накопленного резерва (220 000 руб. – 160 000 руб) |
В сентябре:
| Дебет 20 «Основное производство»Кредит 96 «Резервы предстоящих расходов» | - 20 000 руб. – отражено создание резерва на выплату отпусков работникам основного производства (ежемесячно) (240 000 руб : 12 мес) |
| Дебет 97 «Расходы будущих периодов»Кредит 96 «Резервы предстоящих расходов» | - 20 000 руб. – часть расходов будущих периодов списана за счет сумм начисленного резерва |
В том случае, если суммы на оплату отпусков не резервируются, то они относятся непосредственно на счета учета затрат на производство или расходов на продажу. Записи в учете будут выглядеть так:
| Дебет 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | - начислены суммы за отпуск работникам основного и вспомогательного производства, занятых обслуживанием производства, управлением и обслуживанием организации в целом, сбытом продукции и проч. |
| Дебет 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.Дебет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» | - начислены ЕСН и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев с сумм за отпуск |
Нередко отпуск работника приходится на два месяца. В таких случаях необходимо учитывать, что расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Сумма отпускных, относящаяся к следующему месяцу, в текущем месяце отражается на счете 97 "Расходы будущих периодов".