1. Портье
· информация о предстоящих заездах и выездах;
· информация о наличии мест в гостинице;
· информация о состоянии счетов гостей;
· ввод данных о заездах (check-in, check-out);
· размещение гостей;
· текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
· резервирование (индивидуальное, служебное);
· информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
· информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
· информация о внесении депозитов за бронь;
· работа со счетами гостей и клиентов;
· внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
· печать и выставление счетов клиентам;
· создание мастер-фолио;
· информация обо всех платежах и услугах;
· печать дневных отчетов;
· доступ к архиву счетов;
· возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
· при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
· для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.
2. Отдел бронирования
· резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
· печать подтверждений по брони;
· информация о внесении депозитов за бронь;
· анализ текущей и ожидаемой загрузки
· просмотр истории гостя
3. Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов
· разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов
· анализ расчетов с компаниями и турагенствами;
· выставление счетов к оплате
· получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
· доступ к архиву счетов
4. Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping)
· управление службами сервиса гостиницы;
· контроль состояния номерного фонда;
· информация о санитарном состоянии номеров;
· управление службой горничных;
· организация бюро находок;
· получение отчетов о работе сервисных служб;
· ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
· анализ текущего состояния номеров;
· управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
· прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).
5. Офис программиста
· управление интерфейсом с системой R-Keeper
· управление интерфейсом с телефонной станцией
· информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)
· управление интерфейсом с кабельным телевидением
· информация о сеансах просмотра платного телевидения
· настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
· поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
· настройка прейскурантов на различные внешние линии;
· управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;
· подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.
6. Офис финансового директора
· ведение справочников предоставляемых услуг;
· определение пакетов услуг;
· определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
· определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
· определение типов и категорий гостей;
· получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам; изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
· управление пакетами услуг и их тарифами;
· управление справочником типов номеров;
· получение отчетов всех видов и т.д.
7. Касса
· расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
· полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
· расчет с гостями за дополнительные услуги;
· прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;
· возврат денег;
· все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.
Система поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферы, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, резервирование по заявке, по типу номера или по номеру и др. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя. [www.shelter.ru]
Подводя итог, следует сказать, что существует много систем управления гостиницей, самая распространенная была описана выше.
2.6. Концепции развития и управление гостиницей
(компания «Бекар»)
Следует, на примере управляющей компании «Бекар» рассмотреть их план совместной работы по разработке концепции развития и управления гостиницей.
Специалисты и консультанты управляющей компании «Бекар» принимали участие в разработке проектов реконструкции и строительства гостиниц в Санкт-Петербурге, Москве, Томске, Новосибирске, Самаре, Ялте и других городах России и СНГ. Специалисты «Бекара» имеет опыт управления гостиницами: ими был спроектирован, построен и эксплуатировался в течение 2-х лет лидер продаж Петербурга – отель «Достоевский». Специалисты «Бекара» имеют опыт работы с иностранными и российскими архитекторами по организации совместного проектирования, иностранными и российскими подрядчиками, международными управляющими компаниями, обладаем профессиональными знаниями в реализации проектов гостиниц, различной сложности.
Проект гостиницы может быть успешным, только если он основывается на правильной концепции, если гостиница привлекательна для клиентов и отвечает их требованиям, а стиль гостиницы соответствует цене предлагаемого продукта.
«Бекар» предлагает следующий план совместной работы по разработке концепции развития и управления гостиницей:
I. Видение будущей гостиницы
На этом этапе работ обсуждаются следующие вопросы:
1. Какую категорию клиентов: бизнесменов или туристов, мы пытаемся привлечь в гостиницу?
2. Какое качество и стандарты обслуживания отвечают требованиям основных клиентов гостиницы?
3. Будет ли гостиница соответствовать ожиданиям клиента? Понравится ли ему проживание в гостинице? Не пострадает ли его имидж после пребывания в этой гостинице? Захочет ли он вернуться в нашу гостиницу?
4. Будут ли будущие гостиницы-конкуренты считать нашу гостиницу «легко преодолимым» препятствием или им придется приложить значительные усилия для создания конкурентоспособного продукта?
5. С кем мы будем конкурировать сейчас и в будущем: с российскими или международными гостиничными компаниями?
6. Какой прогноз финансового результата реализации той или иной альтернативы предпочтительнее?
II. Прединвестиционная оценка проекта гостиницы
Первоначальная оценка проекта гостиницы будет основываться на следующих вопросах:
1. Экспертной оценке предпроектных предложений строительства гостиницы;
2. Предварительное технико-экономическое обоснование проекта гостиницы;
3. Основные выводы и предложения по проекту гостиницы.
Проведенная работа поможет вам утвердить концепции будущей гостиницы, обозначит цели и задачи для достижения видения вашей гостиницы. Рекомендации «Бекара» по планировочным решениям помогут вам:
4. Реализовать международные стандарты, отвечающие требованиям клиентов гостиницы;
5. Проанализировать преимущества и недостатки ваших конкурентов;
6. Оценить финансовые перспективы проекта гостиницы.
Прогнозирование будет базироваться на Международной системе счетов для гостиниц.
- Техническое сопровождение строительства гостиницы
Техническое сопровождение строительства гостиницы предполагает:
1. Помощь в подготовке резюме проекта гостиницы и первоначального плана издержек строительства гостиницы;
2. Помощь в определении сферы обязанностей команды проектировщиков и консультантов; предоставление типовых договоров "Бекара";
3. Координация и интеграция информации, предоставленной сторонними экспертами;
4. Предоставление технических условий "Бекара" по строительству гостиниц (проект гостиницы, строительство гостиницы, оборудование);
5. Помощь в определении и выборе гостиничной мебели и гостиничного (или торгового) оборудования, а также специального оборудования;
6. Консультации в рамках технической помощи на разных этапах реализации проекта гостиницы;
7. Рекомендации по материально-техническому снабжению проекта гостиницы, предложение кандидатур подрядчиков и поставщиков, утвержденных «Бекаром";
8. Посещения строительной площадки для утверждения образца комнаты и выработки рекомендаций по поводу ведения работ до их окончания.