Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Служебная записка - документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.
Справка - документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Стандартизация документов - установление единых правил оформления служебных документов, утвержденных компетентным органом.
Текстовый редактор (процессор) - программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т.д.).
Товарный знак - условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
Факсимиле - 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Файл - совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.
Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.
Фирма - предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) - комиссия, состоящая из квалифицированных работников организации, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.
Юридическое лицо - предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Список использованной и рекомендуемой литературы
9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). Издательство стандартов. М., 1998.
10. Делопроизводство в системе государственного управления: Уч. практ. пособие. -М.: "Издательство РАГС", 2002.
11. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере с документами. -СПб.: "Издательский Торговый Дом "ГЕРДА", 1997.
12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М.: "Издательство ПРИОР", 2002.
Содержание
Стр.
1.1. Предмет – делопроизводство ………………………………………………................. 3
1.3. Нормативно-методическая основа делопроизводства ……………………................. 6
1.5. Электронный документ и электронный документооборот ……………….............. 11
1.6. Юридическое значение документа ………………………………………….............. 15
2. Организация делопроизводства на предприятии ………………………….................. 18
2.1. Основные принципы работы с документами. Документооборот............................. 18
2.2. Работа с входящими документами …………………………………………............... 20
2.4. Работа с внутренними документами ………………………………………............... 24
2.5. Регистрация документов ……………………………………………………............... 25
2.6. Контроль исполнения документов ………………………………………….............. 29
2.7. Номенклатура дел …………………………………………………………….............. 31
2.8. Формирование и оформление дел …………………………………………............... 33
2.9. Оперативное хранение дел …………………………………………………............... 34
2.10. Экспертиза ценности документов ………………………………………….............. 35
2.11. Подготовка дел к передаче в архив ………………………………………… 39...... 37
2.12. Работа с конфиденциальными документами ………………………………............. 38
3.1. Унифицированные системы документации ………………………………............... 42
3.2. Требования к оформлению документов …………………………………….............. 43
3.3. Язык служебных документов ………………………………………………............... 50
3.4. Бланки документов …………………………………………………………................ 51
3.5. Классификация документов …………………………………………………............. 54
3.6. Организационно-распорядительные документы …………………………............... 56
3.7. Устав …………………………………………………………………………............... 58
3.8. Положение …………………………………………………………………….............. 59
3.9. Инструкция …………………………………………………………………................ 60
3.13. Решение ………………………………………………………………………............. 66
3.15. Акт …………………………………………………………………………….............. 69
3.16. Письмо ………………………………………………………………………............... 71
3.17. Докладная и служебная записки ……………………………………………............. 72
3.18. Справка ……………………………………………………………………….............. 73
3.21. Приказ по личному составу …………………………………………………............. 78
3.23. Трудовой договор ……………………………………………………………............. 81
3.24. Личная карточка ……………………………………………………………… 87...... 83
Основные термины и определения, используемые в
документировании управленческой деятельности ……………………………….. 92 Список использованной и рекомендуемой литературы …………………………... 99