Документирование управленческой деятельности Нормативно-методическая основа (стр. 5 из 18)

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2002 г. по вопросам ... (входящие)».

2.3. Работа с исходящими документами

2.3.1.Понятие исходящих документов

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены:

- по почте;

- курьером;

- по факсу;

- электронной почтой.

2.3.2.Этапы обработки исходящих документов

Основные этапы обработки исходящих документов:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

2.3.3.Порядок работы с исходящими документами

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы и т. п.).

Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарюреференту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

Журнал содержит следующие графы:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок к тексту;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); - исполнитель; - примечание.

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

2.4. Работа с внутренними документами

2.4.1.Понятие внутренних документов

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

2.4.2.Этапы и порядок работы с внутренними документами

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

- составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении; - подшивка исполненного документа в дело.

2.5. Регистрация документов

2.5.1.Понятие регистрации документов

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

- для обеспечения сохранности документов;

- для удобства поиска документов;

- для учета и контроля исполнения документов.

2.5.2.Формы регистрации

Формы регистрации документов:

- централизованная; - децентрализованная; - смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

2.5.3.Группы регистрируемых документов

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

2.5.4.Виды регистрации

Виды регистрации:

- журнальная;

- карточная; - компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов (например, в секретном делопроизводстве). Недостаток - медленный поиск, особенно при больших объемах документов. Журналы регистрации включают следующие графы (см. рис. 1):

- номер документа;

- дата документа;

- дата поступления;

- автор документа (внешняя организация-отправитель) - для входящих документов;

- адресат (корреспондент-получатель) - для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела (папки);

имя файла; примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток - возможны потери карточек.

Рис. 1. Журналы регистрации входящих и исходящих документов

В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.

к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала (см. рис. 2).

Система регистрации на ПК может быть создана:

- в среде систем управления базами данных (Access);

- с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus); - в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы; - другими программными средствами.

Рис. 2. Журнал регистрации исходящих документов с помощью ПК

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).