ОМСКИЙ ФИЛИАЛ
НОУ ВПО «МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННАЯ
АКАДЕМИЯ»
Специальность: Финансы и кредит
Дисциплина: Тайм-менеджмент
Вопросы:
1. Искусство управления своим временем и своей жизнью.
2. Работоспособность человека и его распределение в тайм –менеджменте.
Выполнил: Клёц Н.А.
ЗФФ 223
№0780
Проверил: Лихачёва Н.А.
Оценка:_____________
Омск 2009
1. Искусство управления своим временем и своей жизнью.
У каждого из нас очень много дел, которые мы хотим сделать, и нам бывает очень тяжело найти достаточно времени.
Достичь равновесия и гармонии в жизни означает распределить свое время в правильных для нассоотношениях. Чтобы быть уверенным, что мы выделили достаточно времени для тех видов деятельности, которые направлены на достижение ваших личных стратегических целей, нам нужно составить схему или план распределения времени, то есть образец, шаблон расписания, который поможет вам добиться идеального для насравновесия между различными видами деятельности. План распределения времени - это просто наглядная, схема, отражающая ваш ежедневный, еженедельный и ежемесячный график жизни. Вместо того чтобы считать, что мы должны действовать, немедленно откликаясь на все возникающие пред нами вопросы и требования, мы можем взглянуть на план распределения времени, определить, когда у нас появится время для этой неожиданно возникшей задачи, и либо запланировать ее выполнение, либо пропустить ее.
План распределения времени - это расписание, которое разделено на зоны деятельности, соответствующие различным областям нашей жизни и включающие в себя все задачи в нашем списке текущих дел. Список областей жизни выглядит примерно так:
Работа, Семейная жизнь, Личное развитие, Отношения с любимым человеком, Отношения с друзьями, Финансовое благополучие, Образование, Дом, Духовная жизнь.
Все действия будут содействовать реализации наших целей в этих областях жизни. Например, для достижения своих целей в области образования мы можем создать зоны деятельности для занятий на курсах французского языка или изучения чего-то еще.
Чтобы управлять своим временем, мы должны всегда стремиться поместить новые задачи в те зоны, к которым они относятся. Когда происходит что-либо незапланированное, мы сможем тотчас же увидеть, удастся ли вам без труда включить это в свои планы или придется урвать время от другой зоны деятельности, чтобы найти место для этой неожиданно возникшей задачи.
Делайте свои дела в подходящее для вас время. Составляя расписание дел, вы должны учитывать личные циклы изменения энергии. Какое время будет наилучшим для выполнения вами каждой конкретной задачи? Когда вам нравится делать то или иное дело? Когда вы выполните ту или иную задачу наилучшим образом?
Нужно составить список задач, которые, как мы решили, мы действительно хотим выполнить, и разделить задачи, попавшие в этот список, на две категории: "Обязательные" и "Желательные".
Обязательные. Внашем графике всегда найдется место для неприкосновенного, ничем не прерываемого времени для выполнения наиболее важных для нас задач. Я еще не встречала человека, который не смог бы найти и зарезервировать тем или иным способом некоторое количество свободного времени, - означало ли это для него встать на полчаса раньше, сократить время обеденного перерыва или выделять для этого утро выходного дня пару раз в месяц.
Я также никогда не встречала людей, которым пришлось бы жить в режиме "боевой готовности" двадцать четыре часа в сутки на протяжении семи дней в неделю и не "сгореть" от этого. От такого отсутствия передышек страдаете не только вы сами, -от этого страдают и те люди, которым вы служите и которые вам близки и дороги. Рассматривайте время отдыха и восстановления сил как обязательную задачу. Выделите для нее время в сво-ем графике.
Желательные. Что делать с теми задачами, которые мы хотели бы выполнить, но не оцениваете их как обязательные? Люси была матерью двоих детей, каждому из которых не исполнилось и трех лет. Она не относила свои занятия йогой и наведение порядка в кладовой к обязательным задачам, но ей очень хотелось бы заниматься и этим тоже.
Для таких задач мы составили список непредвиденных возможностей с указанием времени, требуемого на выполнение каждого из таких дел. Когда у Люси неожиданно появлялось окно свободного времени, она выбирала одну из задач подходящей продолжительности из этого списка и приступала к ней.
Когда вы живете в условиях полной непредсказуемости, внезапно возникшие у вас излишки свободного времени могут быть разными по своей продолжительности. В вашем распоряжении может оказаться пять свободных минут, или полчаса, или даже - о чудо! - целый час. У вас внезапно появляется свободное время, но вы проводите добрую половину этоговремени в размышлениях о том, чем бы заняться, и в итоге упускаете это время и эту возможность.
Приготовьтесь к подобным ситуациям, составив список непредвиденных возможностей. Этот список должен быть разделен на три категории задач.
• Пять минут или меньше. Сделать короткие телефонные
звонки, прочитать статью в прессе, упорядочить файлы в
компьютере, написать короткое письмо или поздравитель
ную открытку.
• Тридцать минут или меньше. Прочитать отчет, составить
бюджет или смету, приготовить обед, разобрать накопив
шиеся документы или картотеку, выйти на прогулку.
• Один час или меньше. Поиск информации в Интернете,
расчеты, работа над бизнес-планом, составление и оплата
счетов, стирка.
Каждый раз, когда вы думаете о чем-то, что вам необходимо сделать, спросите себя, сколько времени вам может на это потребоваться. Затем, когда в вашем распоряжении оказываются те самые окна свободного времени, обратитесь к своему списку пятиминутных, тридцатиминутных и часовых задач соответственно и выберите одну из них.
Если вы предполагаете, что сможете выкроить дополнительное время перед деловой встречей или в ожидании своей очереди, заранее запланируйте работу на это время и имейте ее при себе.
2. Работоспособность человека и его распределение в тайм –менеджменте.
Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра», или «жаворонке», и о «человеке вечера», или «сове». Существует также «смешанный» тип людей («аритмики» или «голуби»). Ни один из этих основных типов не работает лучше или хуже другого, просто они работают по-разному. Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня.
Итак, вы - «жаворонок», если пик вашей активности приходится на ранние утренние часы, вы рано встаете и рано ложитесь спать (или чувствуете раннюю усталость вечером). «Жаворонки» могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются, соответственно, в более раннем окончании работы.
Вы - «сова», если любите поспать утром, зато вечером бодры и веселы. «Совы» по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам, до глубокой ночи.
Если у вас примерно поровну качеств «жаворонка» и «совы», вы принадлежите к смешанному типу. У вас нет четких установок: только рано вставать либо, наоборот, всегда просыпаться ближе к обеду. Вы легко можете приспособиться к обстоятельствам, и это ваш огромный плюс!
Из теста вы уже поняли, кто вы - «жаворонок» или «сова». Оба типа, равно как и смешанный, считаются совершенно нормальными явлениями реальной жизни. Ориентация биологических ритмов людей заложена до рождения и зависит от работы многих функциональных систем организма, прежде всего ферментной.
Поэтому не стоит корить себя, что вы не в состоянии рано встать и сразу начать продуктивно работать, как ваш коллега или знакомый. Или наоборот, вам сложно засиживаться допоздна за работой уже просто по той причине, что вы в это время дня уже плохо что-то воспринимаете и не можете больше так же эффективно работать, как в утренние часы. Надо подчеркнуть, что смены активных и пассивных фаз дня для обоих типов имеют одинаковый характер. Различие заключается во времени начала первой активной фазы.
Поскольку вы уже выяснили из теста, кто вы по ориентации своих биологических часов, то вопрос сводится к тому, как наиболее эффективно использовать свои биологические особенности.
Составление дневного графика активности
Вспомните свой обычный рабочий день и ответьте письменно на следующие вопросы.
• Когда вы начинаете чувствовать усталость в течение обычного рабочего дня?
• Когда вам просто необходимо сделать небольшую паузу в работе, чтобы снять усталость?
• Когда вы чувствуете взлеты работоспособности и интеллектуальный подъем?
• В какое время дня вы чувствуете себя почти неспособным к работе?
• В какое время вы можете заниматься рутинной механической работой, но не в состоянии сконцентрироваться и принять важное решение?
• Постройте следующий график. По оси ОХ - «Время» расположите ваши часы работы. По оси ОY- «Готовность к работе» отложите в процентном отношении вашу готовность выполнять поставленные задачи. Возьмите за 100% готовность принять важное решение, провести важное совещание, успешно выступить с докладом и пр., т. е. пик вашей интеллектуальной и деловой активности. Остальные цифры остаются на ваше усмотрение, т. е. зависят от ваших личных качеств, способностей и времени дня. Вы должны построить график зависимости вашей работоспособности как функции от времени дня.
После того как вы построили такой график, найдите в вашем еженедельнике расписание любого рабочего дня. Не забудьте отметить важность, т. е. приоритетность ваших занятий. Распределите выполнение наиболее важных, приоритетных задач на то время, когда вы находитесь на пике интеллектуальной формы. Задачи, требующие минимума интеллектуальных затрат, выполняйте, когда вы устали и ваша работоспособность почти минимальна. В часы, когда ваша работоспособность достигает 50% от максимальной (очень хороший показатель), планируйте выполнение задач умеренной умственной активности -письма, договоры, контроль за выполнением заданий, телефонные звонки, встречи с коллегами и клиентами.