ПРОТОКОЛ
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ОФОРМЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТИ
СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
ПОРЯДОК ПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ИЗ АРХИВА
ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
ПРОТОКОЛ - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол должен включать в себя следующие реквизиты:
1. Наименование организации.
2. Наименование вида документа.
3. Дата.
4. Номер.
5. Место заседания.
6. Заголовок.
7. Текст.
8. Подписи.
9. Гриф утверждения /если протокол подлежит утверждению/. Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.
Протокол, как правило. Ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись. Протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.
Но протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире окончания.
Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года /в учебном заведении может быть учебного года/.
В реквизите "место заседания" указывается населенный пункт, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит название вида коллегиальной деятельности /заседание, собрание, совещание/ и название коллегиального органа в родительном падеже, например: "совещания студсовета", "заседания комиссии", "собрания трудового коллектива".
После оформления заголовочной части /это можно сделать до начала заседания/ приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части:
- первую - вводную, где указаны Ф.И.О. председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;
- вторую - основную, фиксирующую ход заседания.
Словом "председатель" начинается протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя и инициалы. Так же оформляется слово "секретарь".
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе постоянно действующего коллегиального органа присутствующие остоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них указывают фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: Присутствовали: 43 человека /список прилагается/.
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решений требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, выне-сенные на рассмотрение коллегиального органа, каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "О" /"Об"/, например:
1. О перспективах развития завода. Доклад директора /Ф.И.О./.
2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад руководителя социологической службы /Ф.И.О./.
В ряде случаев, например при протоколировании заседания коллегии министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: "Повестка заседания прилагается".
Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части:
- СЛУШАЛИ;
- ВЫСТУПИЛИ;
- РЕШИЛИ /ПОСТАНОВИЛИ/.
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый но_мер вопроса.
Фамилии и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки абзаца.
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты /или тезисы/ докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии док
После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в по-рядке поступления, например:
А.В. Соколов - какие приняты меры по ликвидации аварии? И.К. Колосов - к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения /постановления/. Решения, касающиеся нескольких вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.
Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мне-ниях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.
Краткий протокол допустим только при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.
В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограмме и аудиозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: "Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протокола.
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.
Дело № _______ Форма № ______
ПРОТОКОЛ
распорядительного заседания
_______________районного /городского/ народного суда_______________
Ростовской области
Суд в составе:
председательствующего _______________________________
и народных заседателей т.т. ____________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
при секретаре ________________________________________
_____________________________________________________
с участием прокурора тов. _____________________________
_____________________________________________________
рассмотрев в распорядительном заседании ___________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
дело по __________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
ПРОТОКОЛ
13.04.98 № 1
Москва
Заседание научно-технической комиссии
по общественным и организационно-методическим стандартам
Председатель - П.В. Медведюк
Секретарь - И.В. Антошина
Присутствовали: 9 человек.
Повестка дня:
1. О проекте государственного стандарта "Единая система технологической документации. Учет применяемости технологической оснастки".
Доклад члена МТК В.М. Осипова.
2. О проекте государственного стандарта "Микрофотокопирование. Термины и определения".
Доклад члена МТК А.Д. Дорофеева
1. СЛУШАЛИ:
В.М. Осипова - доклад прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Проект стан_дар_та утвердить.
2. СЛУШАЛИ:
А.Д. Дорофеева - доклад прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Проект стан_дар_та утвердить.
2.2. Установить срок введения стан_дар_та в действие с 01.11.98 г.
Председатель подпись П.М. Медведюк
Секретарь подпись И.В. Антошина
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
ВЫПИСКА - это копия какой-либо части подлинного документа. На документе пишется название вида выписки, например: ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА.
Выписку из протокола заверяют проставлением тремя интервалами ниже реквизита "Подпись" заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи и даты заверения.
Слово "Верно" печатается от нулевого положения табулятора без кавычек строчны-ми буквами /первая буква - прописная/.
Наименование должности сотрудника, заверившего копию, печатают от второго положения табулятора, а расшифровку подписи - от шестого положения табулятора.