Як правило, одночасно з обстеженням основних засобів вивчаються матеріали їх інвентаризації. При цьому необхідно перевірити наявність і стан інвентарних книг, технічних паспортів та документації, що підтверджує право власності на основні засоби, а також наявність документації на основні засоби, здані в оренду.
Практика свідчить, що в більшості випадків інвентаризація основних засобів по ініціативі власника проводиться формально, тому під час аудиту вивчається якість проведених і оформлених інвентаризацій, правильність відображення в обліку її результатів. Для перевірки якості інвентаризації доцільно провести вибіркову інвентаризацію окремих видів основних засобів.
Розмір збитків, нанесених підприємству, перевіряють відповідно до Порядку визначення розміру збитків від крадіжки, нестачі, знищення (втрат) матеріальних цінностей (затверджений постановою КМУ від 22.01.96р. №116), в якому передбачено утримання з винних осіб суми збитків від заподіяної шкоди в розмірі, що визначається за формулою з застосуванням коефіцієнта та індексу інфляції.
Задача контролю основних засобів - перевірка їх збереження і технічного стану; законності і правильності документального оформлення операцій по надходженню, переміщенню та вибуттю; правильності нарахування і списання зносу основних засобів; правильності відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій по руху основних засобів; своєчасності і якості ремонтів.
Джерелами контролю операцій з обліку основних засобів є первинна документація по їх надходженню, вибуттю та внутрішньому переміщенню, по ремонту, нарахуванню амортизації, а також дані аналітичного і синтетичного обліку основних засобів. Аналітичний облік основних засобів ведеться на інвентарних картках, в книгах чи інших регістрах. Особливу увагу звертають на правильність і своєчасність заповнення всіх реквізитів в регістрах аналітичного обліку, що має велике контрольне значення і запобігає заміні однойменних нових предметів старими, а також це необхідно для отримання повної та об’єктивної інформації про стан і використання того чи іншого об’єкта основних засобів. Крім того, вивчається відповідність даних аналітичного обліку основних засобів їх залишку по синтетичному рахунку 10 “Основні засоби” на певні дати.
Важливим моментом у аудиті основних засобів є перевірка правильності оцінки їх, тобто визначення первісної, відновлювальної та залишкової вартості. Тому вивчаються матеріали переоцінок, документи, що підтверджують проведення капітальних вкладень та ремонтів і на підставі яких збільшується вартість основних засобів.
Неабияке значення має вивчення документів з оренди основних засобів. Слід пам’ятати, що оренда буває оперативна та фінансова, тому будуть відмінності в обліку як основних засобів, так і в нарахуванні амортизації (зносу). Отже, в такому разі слід уважно вивчити зміст договорів оренди.
Ефективність використання основних засобів визначається шляхом застосування методів економічного аналізу, з допомогою яких проводять розрахунки виробничих потужностей, фондовіддачу, змінність роботи обладнання та інші, які зіставляють з нормами чи планами, а це дасть можливість розробити конкретні заходи щодо поліпшення ефективності їх роботи.
Одним із важливих питань контролю є перевірка правильності нарахування та відображення в обліку амортизації (зносу) основних засобів.
В податковому обліку нарахування амортизації основних засобів поводиться згідно ст. 8 Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” (від 22.05.97р. №283/97-ВР). Тому перш за все слід перевірити правильність віднесення основних засобів до відповідних груп, щоб правильно застосувати норму амортизації (1 група - Будівлі і споруди; 2 група - Автотранспорт, меблі і обладнання; 3 група - Інші основні засоби). Слід звернути увагу і на те, що основні засоби можуть бути діючими, недіючими, запасними. Крім того, необхідно перевірити правильність визначення балансової вартості другої та третьої груп чи виду по першій групі основних засобів за формулою:
Б(а) = Б(а-1) + П(а-1) - В(а-1) - А(а-1), де
Б(а) - балансова вартість групи на початок звітного періоду;
Б(а-1) - балансова вартість групи на початок періоду, що передував звітному;
П(а-1) - сума витрат, понесених на придбання, здійснення капітального ремонту, реконструкції, модернізації та інші поліпшення основних фондів протягом періоду, що передував звітному;
В(а-1) - сума виведених із експлуатації основних фондів протягом періоду, що передував звітному;
А(а-1) - сума амортизаційних відрахувань, нарахованих у періоді, що передував звітному.
Виходячи з формули, витрати, понесені на придбання, здійснення капітального ремонту, реконструкції, модернізації та інші поліпшення основних фондів, збільшують вартість основних фондів, але в розмірі, що перевищує 5% в рік від балансової (залишкової) вартості на початок року, причому, по другій і третій групах сума береться в цілому, а по першій групі береться від кожної одиниці окремо. А тому перевіряються документи, що підтверджують такі витрати, правильність розрахунків 5%. Важливо і те, що в межах 5% за рік такі затрати дозволяється відносити на валові витрати, тому невірне визначення суми затрат, що відноситься на валові витрати може занизити суму оподатковуваного прибутку, а, відповідно, суму податку на прибуток.
Важливим моментом в аудиті нарахування амортизації (зносу) є перевірка правильності її відображення на рахунках, так як по основних засобах, що використовують в виробничій діяльності, сума нарахованої амортизації відноситься на витрати виробництва (обігу), а по тих, що не використовують у виробничій діяльності, сума амортизації відноситься за рахунок інших джерел.
Починаючи з 01.07.2000 р. П(С)БО 7 “Основні засоби” передбачені інші методи нарахування амортизації, які повинні знайти відображення тільки в бухгалтерському обліку, тому вибір підприємством методу нарахування амортизації, встановлення ліквідаційної вартості повинен мати певне обгрунтування.
Контроль операцій по ремонту основних засобів доцільно починати з перевірки правильності складання плану та кошторису і аналізу його виконання за видами основних засобів. Особливу увагу звертають на реальність складання кошторису. Інколи його складають після завершення ремонту, не складаючи попередньо актів технічного огляду і відомостей дефектів.
При перевірці капітального ремонту основних засобів, які виконуються підрядним способом, необхідно встановити, чи є в наявності договори підряду і чи не була перевищена вартість ремонту, обумовленого договором.
При господарському способу ремонту основних засобів слід встановити, чи не допускались приписки виконаних робіт з метою зайвого списання матеріалів, запасних частин тощо. Підтвердженням виконаних робіт по ремонту повинні бути первинні документи: наряди, накладні і лімітно-заборні карти на витрати матеріальних цінностей, відомості дефектів на ремонт машин, акти приймання виконаних робіт. Щоб встановити факти незаконного списання запасних частин і ремонтних матеріалів на виконані роботи, слід широко використовувати зустрічну звірку документів, вибіркову контрольну інвентаризацію виконаних ремонтних робіт.
Особливо уважно слід перевірити якість ремонту основних засобів, про що може свідчить тривалість міжремонтних періодів, яка перевіряється на підставі відміток в інвентарних картках.
Так як затрати на ремонт можуть списуватись на витрати виробництва (обігу), а в податковому обліку на збільшення валових доходів або вартості основних засобів, за рахунок інших джерел, то необхідно детально перевірити правильність відображення в обліку затрат на ремонти.
10.4. Основними завданнями аудиту товарно-матеріальних цінностей є перевірка:
забезпечення збереження товарно-матеріальних цінностей та умов їх зберігання;
повноти і своєчасності оприбуткування товарно-матеріальних цінностей;
законності операцій з реалізації, відпуску та списуванню ТМЦ;
правильності та своєчасності проведення інвентаризації ТМЦ і виявлення їх результатів;
правильності організації матеріальної відповідальності на підприємствах;
правильності і повноти відображення в обліку операцій закупівлі, приймання, оприбуткування, списування, реалізації та відпуску товарів і тари.
В процесі перевірки слід враховувати вимоги П(С)БО 9 “Запаси” а також облікову політику підприємства.
Важливим етапом в аудиті матеріальних цінностей є обстеження складського господарства, торгових приміщень підприємства. Шляхом обстеження виясняють недоліки в організації збереження матеріальних цінностей (дотримання санітарних норм, температурних режимів, вологості повітря приміщення при зберіганні, правильність укладання цінностей, наявність на них етикеток, наклейок та ін.); стан протипожежної охорони; обладнання складів технікою, устаткуванням, необхідними приладами і правильність їх експлуатації, стан охорони складських приміщень тощо.
В ході обстеження особливу увагу слід звернути на закріплення матеріальної відповідальності за працівниками, робота яких пов’язана з прийманням, зберіганням та відвантаженням матеріальних ресурсів. Важливою умовою забезпечення збереження матеріальних цінностей є розробка та вручення матеріально-відповідальним особам стандартів і посадових інструкцій, в яких визначаються обов’язки та права працівників, розпорядок їх роботи, порядок приймання та відпуску цінностей, їх документального оформлення, ведення кількісного обліку на складах, строки представлення звітів та ін.
Важливим є і те, наскільки своєчасно оформляються документи по руху цінностей, наскільки своєчасно проводяться записи в регістри складського обліку.