Преимущество диалога Сократа в том, что инициатор разговора держит внимание собеседника. Если в логической цепочке что-то оказалось неубедительно выстроено, можно это заметить и изменить тактику ведения переговоров. Партнер, таким образом, приходит к принятию решения, в котором вы заинтересованы.
В процессе переговоров передаваемая информация на уровне содержания имеет текст (то, что сообщено) и контекст (то, что подразумевалось). Текст воспринимается на логическом уровне, а контекст — на ассоциативном, образном уровне. Процесс переговоров может быть симметричным (когда оба партнера имеют одинаковое положение) или несимметричным (когда партнеры неравноправны). Успешные переговоры — такие, которые завершаются как симметричные, если даже начиналась как ассиметричные. Если в процессе переговоров употребляются различные языки, успех делового общения находится в зависимости от профессиональной компетентности переводчика. На переговорах нельзя произвольно пользоваться значением слов. Слова должны иметь четко определенный смысл, не имеющий разночтений. Вследствие этого перед переговорами необходимо выделить достаточно времени для работы с переводчиком, ознакомить его с обсуждаемыми вопросами, разъяснить используемые специальные термины.
Ведение переговоров по телефону также подчиняется определенным этическим правилам. К телефонным переговорам необходимо тщательно готовиться, записать фамилию, имя, отчество собеседника, определить круг обсуждаемых вопросов. Главное требование к телефонному разговору — это краткость. Затягивать разговор неэтично. Снимая трубку, следует представиться, изложить причину телефонного звонка.
В специальной литературе выделяются следующие нормы этики ведения переговоров по телефону:
- не следует выдавать себя за личного друга того, кому звоните, только для того, чтобы вас скорее соединили с ним;
- не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает;
- если интересующего вас человека не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили, и скажите, когда и где вас можно будет найти;
- нельзя говорить с набитым ртом во время телефонной беседы.
В том случае, если вам звонят, а вы очень заняты, то телефон лучше отключить или попросить секретаря ответить на звонок. Секретарь должен спросить у вашего делового партнера, по какому номеру перезвонить и кого позвать. Нельзя по телефону устраивать выговоры, они крайне не эффективны. Телефонный разговор заканчивает тот, кто позвонил. Основополагающие структурные элементы ведения деловых переговоров:
- взаимное уточнение позиций сторон, выяснение взаимных интересов;
- обсуждение и согласование позиций;
- выработка совместных решений.
Уже на первом этапе ведения переговоров выясняются сочки зрения обеих сторон, оговариваются реально возможные соглашения.
На втором этапе энергия собеседника должна быть направлена на то, чтобы с помощью аргументов, логических доводов максимально реализовать собственную позицию, избегая быстрых легких уступок. Главное в переговоpax — принятие удовлетворяющего стороны решения. На этапе согласования позиций — идут поиски компромисса или очерчивается круг согласованных вопросов, по которым уже достигнута договоренность сторон, их можно включить в итоговые документы.
При этом предпочтительнее пользоваться таким приемом, при котором стороны стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно, а там, где эти интересы не совпадают, найти более справедливое решение с точки зрения равных партнерских взаимоотношений.
Важно разграничить участников переговоров и предмет переговоров и сосредоточить внимание на последнем, показать свое стремление учесть интересы другой стороны. Исходя из задачи примирения интересов сторон, находить и предлагать взаимовыгодные варианты, исключить критическое отношение к высказываниям другой стороны, стремиться найти единственный оптимальный ответ, не ссылаться на то, что та или иная проблема — это не ваша проблема. Успеха можно достичь, если отделять поиск варианта от этапа оценки, расширять круг вариантов, искать взаимную выгоду, предлагать такие варианты, которые другой стороне легче было бы принять, а не загонять партнера в угол, не создавать ему проблем и неудобств. Следует настаивать на том, чтобы предлагаемые условия основывались на нормах, справедливых критериях и не зависели бы от воли каждой из сторон. Упрямство и неприступность здесь не могут быть достаточными аргументами.
На стадии обсуждения желательно выяснить, есть ли у кого-то ощущение недовольства, и попробовать разобраться в этом. Так бывает, если партнер не настроен на конструктивный диалог и стремится делать только то, что обеспечивает ему максимум собственной выгоды. Чтобы придать разговору конструктивный характер, поощряя критику, лучше начать сообщение с тех моментов, которые у партнеров не вызывают возражений. Можно попытаться отвлечь партнера от занимаемых им деструктивных позиций, давая понять, что конструктивность на переговорах полезна, прежде всего, ему, направить свои усилия на интересы, которые делают оппонента неуступчивым. Предложить свои варианты, попросить дать варианты партнеру. Обсудить один из вариантов, если он оказывается приемным. Отдавать предпочтение вопросам, так как они называют ответы. Не спешить самому с ответом. Когда партнер занимает более выгодную позицию, предложить самим такой вариант, на который можно пойти, установить свою меру, которая даст возможность выбора наилучшего варианта. Найти альтернативу, желательно оптимальную из всех имеющихся, ибо, чем современнее альтернатива, тем большая возможность улучшить условия переговорного соглашения.
Если нежелательно давать партнеру точную информацию или однозначный ответ, следует попросить отложить рассмотрение того или иного вопроса, сопроводив просьбу убедительными аргументами. У вас еще есть возможность вернуться, но условия договора при этом будут благоприятнее для вас.
Иногда эффективнее увязать привлекательные и малоприемлемые предложения в один «пакет». Партнер, будучи заинтересован в одном или нескольких, примет и другие предложения. Либо добиваться принятия основных предложений путем уступок в малозначащих положениях, или включить в состав обсуждаемых проблем пункты, которые можно будет снять, дав понять, что это является уступкой, и добиться совершения аналогичных шагов от партнера. Предложить свои требования в последний момент переговоров.
После переговоров целесообразно письменно подтвердить их содержание, не забывая о благодарности за знаки внимания и гостеприимство. Независимо от того, были переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть обсуждены в коллективе.
Используемая литература:
1. А.С Ковальчук «Основы имиджелогии и делового общения» Ростов-на – Дону 2007г.