ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФИЛИАЛ В Г. КАЛУГЕ
Тема: Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле
Курсовая работа по Информационному обеспечению управления
Калуга 2007
СОДЕРЖАНИЕ
Стр.
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1.1 Характеристика типов носителей электронного документа
1.2 Электронные технологии в делопроизводстве
1.3 Электронный документооборот в организации
ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ В ОБЛАСТИ АРХИВА
2.1 Автоматизированное НСА в архиве (описи)
2.2 Электронный архив Госбанка
2.3 Принципы архивного хранения электронных документов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Электронный документ – это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:
1.Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
2.Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 – 30 одновременно работающими сотрудниками.
3.Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQLServer (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса – на основе DOCSOpen. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVisionOptegra, EDS/UnigraphicsIMAN, IntergraphAIM.
Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:
· средства для создания и обработки информации в электронной форме;
· средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
· система передачи данных между пользователями;
· средства для получения твердой копии архивных данных;
· собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.
На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.
В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.
Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.
Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» определяет электронный документ как «документ», в котором информация представлена в электронной цифровой форме».[1]
В настоящей работе автор поставил цель: проанализировать проблемы внедрения и перспективы развития электронного документооборота. Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:
-охарактеризовать типы носителей электронных документов;
-проанализировать нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота;
-определить назначение, цели и задачи системы СЭД;
-выявить и проанализировать проблемы внедрения СЭД;
-определить перспективы развития СЭД;
-разработать пути решения проблем, возникающих при внедрении СЭД.
-выявить проблемы функционирования электронных технологий;
-охарактеризовать электронный документ в организации (корпоративной);
-рассмотреть процесс создания электронных описей в ГА РФ;
-рассмотреть принципы хранения электронных документов;
-рассмотреть процесс создания электронного архива на примере ГАЗПРОМБАНК.
Данная тема курсовой работы в достаточной мере обеспечена источниками, литературой и позволяет полностью осветить поставленную проблему.
Структурирована работа следующим образом:
Во введении определяется актуальность темы, формулируется цель и задачи, путем решения которых она достигается. Приводится основная нормативно-правовая база, использованная автором при написании данной курсовой работы.
В первой главе «Электронный документ и его место в делопроизводстве» описывается значение, факторы повышения экономической эффективности электронного документооборота, дается характеристика.
Вторая глава «Электронный документ в области архива» раскрывает необходимость внедрения электронного документооборота, показывает цели и задачи, решаемые системой электронного документооборота.
В заключении подводятся итоги изучения организации электронного документооборота, по рассмотренным в работе вопросам дается оценка решения задач.
Приводится список использованных при подготовке курсовой работы источников и литературы.
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ТИПОВ НОСИТЕЛЕЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.
К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск (жесткий и гибкий).
Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.
Магнитная лента – носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.
Магнитная карта – носитель информации в виде гибкой пластины с магнитным покрытием.
Магнитный диск – носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.
Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).
Гибкий магнитный диск (floppydisk, diskette) – это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными.