работа (стр. 1 из 9)

ГОУ ВПО «МаГУ»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

(Кафедра ДиМД)

Курсовая работа

Организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан

______________________ ___________________ _______________________

Должность руководителя Подпись И.О.Фамилия

Магнитогорск 2010

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Нормативно-методическая база делопроизводства и термин документооборота………………………………………………………………...7

1.1 Нормативно - методическая база делопроизводства ………………………7

1.2 Понятие, принципы и характеристика документооборота………………..12

Глава 2. Основные правила организации документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет ……………………….…….22

2.1 Анализ составления документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет………………………………………….22

2.2 Рекомендации по совершенствованию документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет…………..32

Заключение.............................................................................................................37

Список использованной литературы…………………………………….....…..40

Приложение 1…………………………………………………………….……....43

Приложение 2………………………………………………………………….....44

Приложение 3………………………………………………………………….....45

Приложение 4.........................................................................................................46

Приложение 5 (пример входящего документа)

Приложение 6 (пример исходящего документа)

Приложение 7 (пример внутреннего документа)

Приложение 8 (журнал регистрации входящих документов)

Приложение 9 (журнал регистрации исходящих документов)

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. .[20, с.124].

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру руда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, то 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе курсовой мной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан.

Объектом исследования – организация документооборота. Предмет исследования – организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан.

Целью написания курсовой работы является организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан и рекомендации по его совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой учреждения

- изучение основных этапов документооборота в учреждении

- внесение предложений по совершенствованию документооборота в учреждении.

Курсовой проект состоит из двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1. Нормативная - методическая база документационного обеспечения управления учреждения. Основные характеристики документооборота в учреждении.

1.1.Нормативная - методическая база документационного обеспечения управления учреждения.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления.[2, с.4].Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

1. законодательные и правовые акты РФ;

2. ГОСТ;

3. нормативные документы;

4. классификаторы;

5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).[19, с.23]

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

- законы РФ;

- указы и распоряжения Президента;

- постановления и распоряжения Правительства;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств, и других) – как общественного, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы. системы технологии. области применения стандартов и их содержания определяется государственными органами управления. в соответствии с законом «о стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.[19, с.24]