«Word. Автоматизация решения задач. Макросы» (стр. 1 из 2)

Невзирая на современное мощное программное обеспечение, пользователь порой встречается с необходимостью доработки некоторых его элементов с учетом конкретной ситуации. Хорошую услугу в решении этой проблемы могут оказать макросы. Современные приложения Microsoft Office имеют для этого соответствующий инструментарий, ориентированный на неподготовленного пользователя. Макросы обычно используются для автоматизации повторяющейся последовательности действий.

В реферате я изложила эту тему, начиная с азов: раскрыла понятие макроса, технологию его создания, выполнение, а также изменения. Реферат содержит несколько примеров создания макросов в среде Microsoft Word.

1. макросы как средство автоматизации

1.1. Понятие макроса

Работая с приложениями Microsoft Office, например, с Word или Excel, можно заметить, что часто одни и те же последовательности действий повторяются, и, естественно, возникает желание автоматизировать этот процесс, сделав так, чтобы часто выполняемую последовательность действий заменит каким-либо одним действием. В приложениях Microsoft Office (Word, Excel и др.) это реализовано под названием макрос – возможность воспроизведения последовательности нажатий клавиш, выбора команд и выполнения других элементарных действий. После записи эта последовательность может быть многократно повторена.

Макросредства упрощают работу с соответствующими приложениями Microsoft Office и позволяют настраивать его согласно нуждам конкретного пользователя.

Некоторые задачи достаточно легко автоматизировать с помощью макросов, например:

- открытие, выделение и обновление документа, содержащего коды полей;

- сохранение параметров настройки и быстрое переключение между ними;

- открытие документа и немедленное переключение в режим просмотра;

- добавление дополнительных кнопок масштабирования и редактирования на панели инструментов.

Но главное достоинство макросов в том, что они совершенно равноправны с другими командами. Это значит, что когда мы создаем макрос, то мы его можем конструировать как из набора команд, так и включать в него другие макросы.

Сфера применения макросов достаточно широка, но обычно макросы используют для редактирования; объединения сложных команд; упрощения доступа к параметрам (данным) в диалоговых окнах; автоматизации обработки больших последовательностей сложных действий; ускорения часто выполняемых операций форматирования и взаимодействия между приложениями Windows и пользовательскими программами.

Созданные макросы сохраняются либо как глобальные, либо как макросы шаблонов или документов. Глобальные макросы хранятся в шаблоне Normal.dot и доступны из любого документа или шаблона. Макросы, сохраненные в шаблоне, доступны только в документах, основанных в этом шаблоне. А, макросы, сохраненные в документе, доступны только в самом документе.

1.2. Технология создания макроса

Существует два способа создания макроса: протоколирование и программирование (написание программы) на языке Visual Basic for Application (VBA).

Протоколирование – это способ создания макроса, когда происходит протокольная запись всех действий пользователя, включая выбор команд меню и нажатие комбинаций клавиш, которые преобразуются в операторы языка VBA и сохраняются в отдельном файле. В этом случае при создании макроса регистрируются все действия пользователя и переводятся в команды языка VBA.

Написание программы на языке VBA – более сложный способ, однако он позволяет создавать очень мощные макросы, которые не могут быть созданы при протоколировании.

При создании макроса в режиме протоколирования следует помнить, какие действия пользователя записываются в процессе записи макроса, а именно:

- ввод текста;

- переключение раскладки клавиатуры;

- перемещение по документу;

- выделение объектов;

- переключение между документами;

- выбор команд и нажатие кнопок на панели инструментов.

Во время записи макроса функции мыши ограничены. С помощью мыши можно работать только с элементами управления, но нельзя перемещаться по документу, а также что-либо выделять. Для этих целей используется клавиатура.

При записи макроса имеется возможность временно приостановить процесс записи, а затем продолжить запись макроса, начиная с того момента, где была остановка.

Перед тем как создать макрос, необходимо принять решение о том, к какому объекту он будет применяться: к определенной части документа, к выделенному фрагменту документа или ко всему документу в целом. Если макрос должен применяться к выделенной части документа, то следует пометить ее закладкой, чтобы макрос без труда нашел нужное место. Если же нужно, чтобы макрос применялся к выделенным объектам, то выделите их перед тем, как записать макрос.

Возможны следующие, наиболее часто встречающиеся способы перемещения по документу и выделения объектов во время записи:

- перед началом записи создать закладку для части документа или выделенного объекта с помощью команды Вставка - Закладка. Во время записи можно вернуться к фрагменту, помеченному закладкой при помощи команды Правка - Перейти;

- для перехода в документе можно воспользоваться командой Правка - Перейти и выбрать объект (страницу, раздел и т.д.), на который необходимо перейти;

- для перехода к точке последней правки используется комбинация клавиш [Shift + F5];

- переместиться к началу документа можно с помощью комбинации клавиш [Ctrl + Home];

- переместиться к концу документа можно с помощью комбинации клавиш [Ctrl + End].

Технология создания макроса методом протоколирования состоит из трех этапов, которые разбиваются на шаги.

1. Подготовительный этап:

- начать запись макроса, выполнив команду Сервис -Макрос - Начать - запись;

- указать имя создаваемого макроса (рис.1), на которое накладываются следующие требования: должно начинаться с буквы и не может включать пробел, количество символов не должно превышать 80;

Рис. 1. Диалоговое окно Запись макроса в Microsoft Word

- в раскрывающемся списке Макрос доступен для выбрать шаблон, в котором нужно сохранить макрос;

- при необходимости снабдить макрос сопровождающим текстом, дав краткое описание макроса, акцентировав в нем назначение и функции;

- подтвердить, что далее пойдет процесс записи макроса, нажав кнопку [ОК].

2. Основной этап:

- протоколирование всех последующих действий пользователя, поэтому следует быть очень внимательным и рекомендуется все действия, которые войдут в макрос, хорошо продумать. Если все же было выполнено ошибочное действие, и пользователь его заметил, то на этом этапе он может отменить его, а также прервать запись макроса. Для этого используется плавающая панель инструментов Остановить запись.

3. Заключительный этап:

- завершение создания макроса осуществляется командой Сервис - Макрос - Остановить запись, после чего работа с макросом будет закончена, и он будет сохранен.

1.3. Выполнение макроса

Созданный макрос следует выполнить. Существует несколько способов запуска макросов:

1) посредством команды Сервис - Макрос - Макросы;

2) с помощью комбинации клавиш, назначенных макросу;

3) посредством команды меню, назначенной для данного макроса;

4) посредством кнопки, назначенной данному макросу на панели инструментов.

Выбор способа запуска макроса определяется самим пользователем исходя из собственных потребностей и предпочтений. Второй способов целесообразно использовать для запуска наиболее часто выполняемых макросов. Третий – иллюстрирует возможность вводить в основное меню собственные команды и тем самым совершенствовать меню. Последний способ отличает наглядность запуска.

Рассмотрим более подробно каждый из указанных способов запуска макросов.

1. Команда Сервис - Макрос - Макросы – стандартный вариант вызова макроса на выполнение. В диалоговом окне Макрос выбрать созданный макрос и нажать кнопку [Выполнить]. Данный способ пригоден также для редактирования и удаления макрокоманды – кнопки [Правка], [Удалить].

2. С помощью комбинации клавиш (рис. 2):

Рис. 2. Диалоговое окно Настройка клавиатуры для назначения макросу

сочетания клавиш в Microsoft Word

- для вызова макроса в диалоговом окне Настройка клавиатуры на вкладке Новое сочетание клавиш указывается комбинация управляющих клавиш. Например, [Ctrl] совместно с комбинацией цифровых или алфавитных клавиш (на латинице);

- затем нажимается кнопка [Назначить], которая производит назначение.

3. Вызов командой в меню – осуществляется стандартная настройка меню: добавление пункта меню, связанного с вызовом макрокоманды:

- в появившемся диалоговом окне Настройка, на вкладке Команды из поля со списком Категории выбирается команда Макросы, а затем имя макроса;

- после нажатия левой кнопкой мыши на имени макрокоманды появляется пунктирное изображение кнопки, которую следует отбуксировать в меню для добавления пункта меню. После этого левая кнопка мыши отпускается.

4. Посредством кнопки, назначенной данному макросу на панели инструментов (рис. 3):