Связь научной и проектной документации прослеживается при разработке ТЭО проектирования объектов, часто отчеты по НИР могут входить в состав технического проекта.
Конструкторская документация часто входит в состав проектной, связь эта вытекает из индустриализации капитального строительства.
Связь проектной документами с технологической наиболее полно выражается в проектировании объектов промышленного строительства, где каждый проект имеет технологическую связь, в которой предусматривается применение в проектах новых технологических процессов и нового технологического оборудования.
На всех стадиях проектирования встречается изыскательская документация в виде ведомостей координат и высот геодезических пунктов, планшетов съемок, технических отчетов по инженерно-геологическим, гидрологическим, топографо-геодезическим работам, отчетов по месторождениям строительных материалов, картографических материалов.
Глава 3. НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА НТД
3.1. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА НТД
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
3.1.1. Обработка и описание документов проводится только при наличии утвержденного ЭПК управления архивов и документации перечня проектов, проблем.
3.1.2. Обработка и описание НТД - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания определяется фондовая принадлежность документов, проводится систематизация, экспертиза ценности НТД по Проектам (темам), формирование и описание единиц хранения, составляется опись, единицы хранения шифруются по описи, составляется (дополняется) историческая справка.
3.2.3. Весь комплекс работ по научно-технической обработке проектной документации распределяется на организационно-подготовительную работу с документами и заключительную работу с документами.
На этапе организационной подготовки НТО проектной документации проводятся следующие виды работ:
-изучение истории фондообразователя и состояние фонда;
-составление исторической справки;
-составление рабочей инструкции по НТО документов;
-составление предварительной схемы, схемы систематизации документов, подлежащих НТО. На этапе непосредственной НТО проектной документации проводятся следующие работы:
-подбор комплекса документов по проекту, подлежащему НТО;
-систематизация документов по стадиям, маркам в проекте с одновременной проверкой их комплектности;
-экспертиза ценности документов внутри проекта с одновременным описанием на карточках документов и дел, подлежащих выделению к уничтожению;
-формирование единиц хранения;
-описание единиц хранения на карточках;
-систематизация карточек по схеме систематизации документов;
-шифровка карточек по схеме систематизации документов;
-техническое оформление единиц хранения;
-редактирование карточек на дела постоянного хранения;
-составление описи к НСА к ней;
-подбор дел постоянного хранения по описи и их шифровка;
-составление акта о выделении к уничтожению документов не
подлежащих хранению.
Заключительный этап НТО проектной документации состоит из:
-составления справки о неполноте документов;
-составления акта приема выполненных работ.
3.2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФОНДОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ
3.2.1. В процессе определения фондовой принадлежности создаются архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции.
3.2.2. Архивный фонд создается из документов организации, обладающей правовой самостоятельностью, имеющих политическое, народнохозяйственное, научно-историческое, социально-культурное значение.
В состав архивного фонда может входить: управленческая, научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная, картографическая документация, документы на машинных носителях, кинодокументы, микроформы, фотодокументы, видеофонограммы, фонограммы. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующей организации, указываются переименования в хронологической последовательности.
3.2.3. Объединенный архивный фонд создается из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, имеющих между собой исторически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, местонахождение, преемственность и т. д.). Объединенному архивному фонду присваивается обобщенное наименование.
3.2.4. Архивная коллекция НТД создается из научно-технических документов, образовавшихся в результате деятельности одной или нескольких организаций и объединенных по одному или нескольким признакам. В названии архивной коллекции отражается принцип подбора документов (тематический, географический, хронологический, номинальный) и при необходимости указывается ее составитель (частное лицо, организация).
3.2.5. Фондовая принадлежность определяется для каждой группы документов по названию организации или предприятия-разработчика, взятому:
-для научно-исследовательской, технологической и программной документации - с титульного листа;
-для проектной и конструкторской документации - с основной надписи документа, титульного листа;
|3.2.6. Научно-техническая документация, созданная организацией - соразработчиком проекта (темы), поступает на государственное хранение в составе фонда организации - генпроектировщика (головной организации), а также в составе фонда организации-соразработчика, являющейся источником комплектования государственного архива.
3.3. СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ
3.3.1. Историческая справка составляется при упорядочении управленческой документации. При составлении перечня проектов, проблем и упорядочении научно-технической документации историческая справка дополняется необходимыми сведениями.
3.3.2. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.
В первом разделе справки приводятся в хронологической последовательности следующие сведения:
-названия распорядительных документов о создании, преобразовании и ликвидации организации;
-крайние даты деятельности организации;
-задачи и функции организации и их изменения;
-основные проблемы, стоявшие перед организацией в течение всего периода ее деятельности;
-место организации в системе ведомственного аппарата, народного хозяйства или общественно-культурной жизни;
-масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
-изменения в названии и подчиненности организации;
-структура организации и ее изменения;
-наличие организаций-соразработчиков;
-наличие и фамилии выдающихся авторов научно-исследовательских, конструкторских, технологических, проектных разработок.
Во втором разделе справки приводятся следующие сведения:
-наличие в фонде различных групп документов;
-количество дел в фонде по каждой группе и крайние даты дел фонда;
-время поступления фонда в службе НТД (СНТД);
-изменения в составе и объеме фонда и их причины;
-факт передачи некоторых подлинников в другие организации;
-состав и содержание НТД, ее значение для истории отрасли, науки и техники;
-крайние даты первой передачи документов на государственное хранение;
-место передачи;
-степень сохранности документов.
В третьем разделе справки приводятся следующие сведения:
- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;
-состояние учета НТД;
-состояние научно-справочного аппарата к фонду;
-исследование документов фонда (его цели).
3.3.3. В первом разделе исторической справки к архивной коллекции приводятся сведения по истории ее создания, о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве), о составителе.
Второй и третий разделы исторической справки о коллекции аналогичны соответствующим разделам справки о фонде.
3.3.4. Историческая справка печатается в четырех экземплярах, подписывается руководителем организации и передается в государственный архив вместе с перечнем проектов, проблем. В государственный архив поступает три экземпляра, один хранится в СНТД. При последующих представлениях описей единиц хранения приводятся дополнительные сведения об изменениях в истории фонда и документов.
3.4. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА.
3.4.1. Систематизацией документов фонда называется научная группировка и последовательное расположение их в пределах фонда.
3.4.2. В пределах фонда НТД прежде всего систематизируется по группам (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация по строительству). По каждой группе систематизация проводится самостоятельно, а в пределах группы - по комплексам.
3.4.3. Комплекс научно-технических документов - это совокупность научно-технических документов, образующихся при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления, проектировании объекта капитального строительства. Систематизация документов по комплексам проводится по признакам, которые служат основой систематизации документов для каждой группы НТД.
3.4.4. Научно-исследовательская документация систематизируется по логической взаимосвязи и последовательности создания документов (в отчеты по НИР, например, включаются промежуточный отчет, этапный, итоговый).
Систематизация научных документов может вестись по хронологии составления документов, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей). Отчеты, выполненные по заказам сторонней организации, систематизируются отдельно.