3.4.5. Конструкторская документация систематизируется в соответствии с последовательностью (стадийностью) разработки машин и механизмов и структурой самого изделия. Документы проектных стадий располагаются в соответствии с последовательностью их подготовки (техническое предложение, эскизный проект, технический проект, рабочие чертежи). Документы по испытаниям изделия систематизируются в соответствии с хронологией их составления. Конструкторскую документацию на модифицированное изделие располагают после документации либо на все базовое изделие, либо на ту часть базового изделия, на которую имеется модификация.
3.4.6. Технологическая документация систематизируется по государственным стандартам ЕСТД, ЕСТПП.
3.4.7. Тщательное изучение проектной документации позволяет с большой достоверностью подобрать к каждому проекту всю относящуюся к нему документацию.
Несмотря на то, что состав и содержание документации проектов зависит от вида самого объекта и вида проектирования, их систематизация складывается из следующих определенных этапов:
-систематизации документов по проектам (если фонд состоит из нескольких проектов);
-систематизация документов внутри проекта на стадии проектирования;
-систематизация документов внутри стадий проектирования по частям, маркам проекта.
Или, иначе говоря, каждый из указанных этапов систематизации является подразделом соответствующего уровня систематизация документов.
Таким образом, на первом уровне систематизации документов должна быть предусмотрена последовательность расположения всех проектов, принятых для НТО. Последовательность проектов может или соответствовать последовательности принятой в «Перечне проектов, НТД по которым подлежит передаче на госхранение» данной организации, или может быть заново систематизирована в соответствии с любым или несколькими признаками систематизации (например, хронологическим, предметно-тематичеким, географическим, авторским и др.), обеспечивающими логическую группировку документов на уровне проектов внутри данного комплекса (фонда) проектной документации.
На втором уровне систематизации должны быть отражены последовательность всех стадий проектирования, встречающихся в проектах, подлежащих обработке.
На этом же уровне систематизации предусматривается внутри проекта систематизация составляющих объект сооружений, а также определяется место проекта, реконструкции этого объекта, если он имеется.
На третьем уровне систематизации внутри сооружений документы систематизируются по составу проекта, в котором перечисляются все его части, марки и указывается последовательность их расположения. Состав документов, входящих в часть, марку строго регламентирован и закреплен описью или перечнем технических документов.
Таким образом, расположение дел внутри проекта не должно нарушать логической связи между документами, установленной внутри данного проекта.
3.5.ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ.
3.5.1. В процессе систематизации НТД из документов, передаваемых на государственное хранение, формируются единицы хранения. Единица хранения формируется из документов, относящихся к одной стадии, одной части проекта (сборочной единицы). Документы одной стадии, одной части проекта, значительной по объему, могут составить несколько единиц хранения. Не рекомендуется формировать одну единицу хранения из документов различных стадий или частей одного проекта.
3.5.2. Формирование единиц хранения проектной документации осуществляется в процессе систематизации документов внутри проектов. Внутри проектов объединяются документы относящиеся к одной стадии, сооружению, части, марке проекта.
В пределах стадии формирования единицы хранения производится по сооружениям (основным и вспомогательным) данным в генплане проекта, в экспликации зданий и сооружений, формирование единицы хранения производится на основании состава проекта, где перечисляются все его части и марки. Таким образом, в одну единицу хранения объединяются документы, относящиеся к одной части, марке проекта (архитектурно-строительные, электротехнические чертежи).
В пределах части, марки проекта формирование единицы хранения производится по заглавным листам, сводным описям, перечням технических документов, в которых указаны наименования и порядок расположения документов по их производственным индексам в порядке возрастания номеров.
Документы одной стадии, части, марки, значительные по объему, могут разбиваться на несколько единиц хранения (тома). Допускается формирование одной единицы хранения в пределах одного сооружения, состоящего из нескольких частей, марок проекта, если по объему документации в сумме не превышает 50 листов-чертежей, приведенных к формату А 4.
Не рекомендуемся формировать одну единицу хранения из документов разных проектов, стадий одного проекта.
В каждом деле должно быть не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А 4, так чтобы толщина не превышала 4 см. Чертежи выполняются на форматах определенных стандартных листов.
| Форматы | А 4 | А 3 | А 2 | А 1 | А 0 |
| 210×297 | 297×420 | 420×594 | 594×841 | 841×1189 |
В каждом проекте имеются текстовые документы (пояснительные записки, расчеты, проект организации строительства), которые составляют отдельные дела и не объединяются с чертежами.
В состав единицы хранения могут входить отдельные фотографии, медали, печати, помещенные в конверты. Комплект фотографий, медалей, печатей может быть включен в единицу хранения в виде приложения к основному документу.
В состав единицы хранения могут быть включены повторно-применен-ные чертежи, имеющие самостоятельное значение.
3.5.3. При обработке и описании НТД применяется карточный способ описания единиц хранения. После завершения формирования единиц хранения производится описание единиц хранения, которое в начале производится на карточках. Карточка составляется на каждую единицу хранения и получает номер, состоящий из номера комплекса, номера проекта и номера единицы хранения, который записывают карандашом на обложке описываемой единицы храпения.
Этот номер является ее временным рабочим номером до окончательного приведения документов в порядок.
3.5.4. На лицевой стороне карточки указываются: номер НЦНТИ РК; производственный шифр; наименования комплекса документов, проекта (темы) НИР, части (этапа), стадии; крайние даты документов; название организации-разработчика, фамилия автора (ответственного исполнителя, руководителя темы); номера фонда, описи единицы хранения; количество листов; дата составления карточки; фамилия составителя карточки. На обороте карточки указываются наименования фондообразователя и вышестоящих организаций в тот период, когда были созданы описываемые документы.
3.5.5. При обработке и описании проектной документации в карточке указывается организация-разработчик, заголовок дела, включающего следующее элементы:
-наименование проекта с указанием местонахождения объекта для индивидуальных проектов, серии - для типовых проектов, принадлежности к конкретному типовому проекту при её привязке;
-стадия проектирования;
-наименование части (марка); -номер заказа;
-дата окончания разработки;
-вид основы, на котором выполнены чертежи, и подлинность документов;
-номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
- количество листов.
Заголовок дела проектной документации включает в себя также и название соответствующей части изделия, взятого из углового штампа заглавного листа данной части проекта, название текстового документа.
Текст заголовка должен обобщенно и четко отражать смысловое содержание документов дела; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается.
В заголовке дела акцентируется внимание на тех элементах, которое положены в основу формирования дела.
Если дело состоит из нескольких томов, всем томам дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома и далее указывается порядковый номер тома.
Если текстовой документации, состоящей из нескольких томов (книг, частей) порядковые номера томов (книг, частей) были присвоены самой организацией, то при НТО документов в заголовок дела будет вынесено основное содержание текстового документа, а номер тома будет присвоен архивным учреждением.
Допускается номер тома, книги, присвоенный самой организацией,
выноситъ в примечание основного раздела описи.
Не допускается в заголовке сокращать слова или раскрывать сокращения, принятые в организации-сдатчика документов.
При написании заголовка дела необходимо исправлять ошибки и устранять искажения, если это не меняет смысла заголовка.
Карточка составляется на каждую единицу хранения проектной документации и получает номер, состоящий из номера проекта, единицы хранения, который записывают карандашом на обложке описываемой единицы гранения. Этот номер является ее временным рабочим номером до окончательного приведения документов в порядок.
Дальнейшая работа по НТО документов совершается только с карточками, в том числе редактирование и унификация заголовков, систематизация, шифровка единиц хранения перед внесением дел в опись.
3.5.6. Техническое оформление единицы хранения заключается в поформатной укладке чертежей в дело (фальцовке), подшивке текстовой части НТД (кроме выполненной на кальках), нумерации листов в единице хранения, составлении внутренней описи на документы и листа-заверителя, оформлении обложки дела. Документы единицы хранения сшиваются нитками, применение металлических сшивателей и липкой ленты категорически запрещается.