Таким образом, проведя изменения, принципиальная часть которых была отображена выше, банк добился того, что внедрение новой технологии документооборота на основе современной системы автоматизации смогло дать существенный эффект в достижении поставленных целей по улучшению бухгалтерского и управленческого учета и сокращению затрат на обеспечение расчетно-кассового обслуживания клиентов.
Реорганизация внутреннего управленческого документооборота
Зачастую в российских банках, несмотря на наличие большого количества внутренних регламентирующих документов, доступ к ним сотрудников, включая руководящих работников, ограничен. Часты случаи, когда работники используют в работе уже многократно измененные соответствующими решениями устаревшие регламенты. При этом ссылки на их "секретность" и "конфиденциальность" зачастую связаны с их низким качеством и устарелостью. Многие документы вообще не имеют электронных копий, и их необходимо запрашивать, например, через канцелярию, что весьма долго и зачастую проблематично. Зачастую такие документы могут вообще не доходить до исполнителей. Поэтому даже при достаточно большом количестве таких документов и существенные затраты на их подготовку, почти во всех банках отношение рядовых исполнителей к внутренним регламентирующим документам остается весьма формальным и они далеко не всегда соблюдаются.
В такой ситуации можно рекомендовать создание единого электронного хранилища внутренних регламентирующих документов. Оно должно быть оснащено поисковой системой, в которой каждому документу присвоен уникальный регистрационный номер. Чтобы добиться реального использования хранилища, необходимо ввести правило, что все распоряжения, регламенты и т.п., в том числе и утвержденные Правлением, вступают в силу только с момента получения регистрационного номера, а выпущенные ранее и не зарегистрированные в течение месяца автоматически теряют силу.
Введение информационной системы внутреннего документооборота позволяет сократить время поиска документов и уменьшить вероятность их утраты.
Отдельные примеры оптимизации документооборота
Рассмотрим теперь несколько отдельных примеров, направленных на оптимизацию банковского документооборота.
Проблема. Некоторые однотипные документы (например сводный мемориальный ордер) имеют разное оформление в разных подразделениях.
Решение. Утвердить приложение "Альбом первичных документов" к "Учетной политике банка", которое обязательно должно быть в наличии в банке согласно Правилам ведения бухгалтерского учета N 61, и контролировать практическое применение этого приложения.
Эффект. Снижается риск санкций со стороны проверяющих органов, упрощается процедура автоматизации.
Проблема. Очень высоки затраты на дополнительные проверки документов (многостадийный последконтроль).
Решение. Заменить везде, где это не противоречит соответствующим нормативным документам, последконтроль двойным вводом документов.
Эффект. Резко снизятся операционные издержки.
Проблема. Низок уровень информативности выписки по лицевым счетам.
Решение. Разработать новую форму выписки.
Эффект. Сократится время, которое банковские специалисты тратят на консультирование клиентов по вопросам прохождения платежей.
Проблема. Не развито интерактивное обслуживание по схеме "клиент-банк", вследствие чего очень высоки доли бумажного документопо-тока и ручного труда.
Решение. Как можно шире использовать системы "клиент-банк". При отсутствии заинтересованности у клиентов приобретать такие системы, попытаться создать конкурентные преимущества их использования, в том числе применяя скидки на оплату РКО, льготное или вообще бесплатное распространение данных систем.
Эффект. Снижаются операционные издержки на обработку бумажных документов, повышается качество услуг и оперативность обслуживания клиентов.
Проблема. Клиенту приходится проходить со своими документами "немалые расстояния" по банку для выполнения элементарных операций.
Решение. Распределить рабочие места сотрудников банка на данной площади так, чтобы клиенту было удобно и не приходилось преодолевать большие расстояния.
Эффект. Повышается качество обслуживания.
Проблема. Главный бухгалтер и руководство банка ежедневно вручную визируют огромное количество платежных поручений.
Решение. Рассмотреть возможность сокращения количества документов, например за счет введения сводных требований по плате за расчетно-кассовое обслуживание клиентов. Ввести аналог собственноручной подписи управляющего и главного бухгалтера, шире, где это возможно, визировать документы средствами системы автоматизации.
Эффект. Снижаются операционные издержки. Руководство филиала сможет уделять больше времени обслуживанию и поиску новых клиентов, повышению доходности, поскольку высокая доля рутинной работы не располагает к творчеству.
Проблема. Договоры с физическими лицами заполняются вручную, затем подписываются у руководства.
Решение. Автоматизировать процедуру оформления договоров с физическими лицами.
Эффект. Снижаются издержки на подготовку договоров, повышается качество обслуживания за счет увеличения скорости обслуживания.
Проблема. Существенные затраты на поддержание бумажной технологии работы с корреспондентами при отсутствии необходимости таких затрат, например реестров платежей в банки-корреспонденты.
Решение. Заключить договор с банками-корреспондентами на безбумажную технологию (не пересылать бумажные документы почтой).
Эффект. Снижаются операционные издержки.
Проблема. Высокий объем и трудозатраты на поддержание бумажной технологии документооборота там, где в ней отсутствует необходимость, например в межфилиальных расчетах.
Решение. Перевести межфилиальные расчеты на безбумажную технологию (не пересылать бумажные документы почтой).
Эффект. Снижаются операционные издержки и бумажный докумен-топоток.
Рассматривая проблему документооборота в банке и предлагая пути ее оптимизации, нельзя не сказать о том, что быстрое и эффективное решение данной проблемы невозможно без совершенствования системы визирования, утверждения документов как важной составляющей процесса документооборота.
Система визирования банковских документов в силу своей сложности и запутанности в банках часто является одной из основных проблем в организации документооборота. Документы могут визироваться практически у всех вышестоящих руководителей, что приводит к излишней загруженности высшего и среднего звена руководителей организации. Также это может приводить к задержкам в оформлении клиентских документов и увеличению времени их обслуживания, так как исполнителям необходимо "согласовать" и "утвердить" ту или иную операцию, даже когда она является типовой или на нее уже ранее получено разрешение. Например, может возникнуть ситуация, когда уже после положительного решения вопроса о выдаче ссуды клиенту необходимо "собрать подписи" отдельных руководителей на непосредственную выдачу данного кредита. В такой ситуации целесообразным может являться введение системы визирования, основанной на следующих очень простых правилах:
каждое визирование должно преследовать конкретные цели, а не быть данью уважения к вышестоящему начальству;
система визирования должна быть дифференцирована исходя из требований качества обслуживания клиентов и лишь затем - из соображений безопасности;
систему визирования должны регламентировать правила, которые известны всем сотрудникам банка и исполнение которых должно быть неукоснительно. Можно предложить, следующие основные правила визирования:
Правила визирования документов
┌───────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┐
│ Наименование │ Задача визирования │
│ должностного лица │ │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Исполнитель │Показывает, кто сформировал данный документ и что│
│ │документ прошел стадию обработки │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Последконтроль │Проверяет соответствие реквизитов и остатки на│
│ │счетах. Визирует реестры документов, принятых│
│ │отделом и хранящихся в документах дня отдела │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤