Тема 7 Систематизация документов и их хранение
План лекции
1. Систематизация документов. Номенклатура дел.
2. Формирование дел.
3. Хранение дел.
4. Передача документов в архив. Экспертиза ценности документов.
Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.
В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования.
1. Систематизация документов. Номенклатура дел
Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».
В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.
Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).
Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.
Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).
Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).
Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).
Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).
Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).
При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетомэкспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.
В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).
Основное требование к номенклатуре — максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования им.
Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.
Широкое практическое распространение типовых и примерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных (БД). При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной информации.
Подобные номенклатуры разрабатываются специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в соответствии с практической целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой или примерной.
Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру изтиповойбез изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:
- род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);
- конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);
- автор, тема, корреспондент;
- календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация
по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем — дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее — дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов — правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.
Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения — хранителя документации.
На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, апоследними— общественные организации.
Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.
Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.
К примеру, индекс «03—09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.
В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по следующим графам:
графа 1 — индекс дела,
графа 2 — название заголовков дел,
графа 3 — количество томов,
графа 4 — срок хранения документов,
графа 5 — примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).
В случаях, когда организация в силу своего статуса и подчиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации (ведомственной, региональной).
Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.
2. Формирование дел
Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.
Дела формируются и хранятся, как правило, в структурных подразделениях, являющихся местом создания и обработки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централизованной службе ДОУ. В небольших организациях — у секретаря, помощника, референта руководителя.
На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения — «Хранить постоянно»).
По мере исполнения документы размещаются в соответствующие папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.
Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением черновых и дуплетных экземпляров особо важных из них. Копии подшиваются в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.