Смекни!
smekni.com

Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение (стр. 19 из 24)

Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все многообразие документной информации. По этой причине на базетиповыхведомственными органами разрабатываются перечни отраслевого и межотраслевого характера. В зависимости от значимости (важности, актуальности) документов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д. Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки различного характера. В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения.

Отечественная практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации;

- длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).

Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.

Существенным обстоятельством является то, что рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению приходится проводить одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Формирование дел фактически завершается по окончании года, когда подшиты последние документы прошедшего года, после чего дела еще год (минимум) хранятся в структурных подразделениях. После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается. Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительного пользования». Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Например: «Отчет о работе экономической лаборатории за 1999 год. К отчету приложена справка ретроспективного анализа работы лаборатории с момента ее создания в 1980 году».

Количество листов в деле выносится на обложку из данных заверительной надписи дела. Архивный шифр проставляется в архиве организации (номер фонда, описи, дела).

Составление описей,

В соответствии с ГОСТом 16487—83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под описью понимают «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». И по сей день опись фактически является основным учетным и справочным пособием в работе с документной информацией в технологии делопроизводства и в архиве. На дела постоянного хранения, со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются раздельно. Если дела обобщают за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года — по структурным подразделениям. В таком случае реализуется хронологическо-структурная систематизация.

Внутри каждой структурной части дела располагаются по приоритету (значимости) содержащихся в них документов. При систематизации самих дел пользуются номенклатурой дел или ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения.

Личные дела, личные карточкиуволенных, невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс, заголовок (аннотация), дата, количество листов приложения. В описи дел со сроками хранения свыше 10 лет перед примечанием помещается графа «Срок хранения дела». Данные переносятся с обложки дела, а дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело состоит в описи из своего номера, проставляемого на обложке. Если дело состоит из нескольких томов, то каждому тому в описи присваивается индивидуальный номер.

В организациях, не имеющих структурных подразделений, составляется комплект общих описей. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

На основе описей подразделений ведомственным архивом составляются годовые разделы сводной описи дел организации (учреждения), по которой ведомственный архив передается Госархиву. Сдача дел по схеме «подразделение — архив» проводится ежегодно по графику, разработанному архивом и утвержденному руководителем организации.

Дела со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив соответственно описям.

Дела временного хранения передаются по утвержденной номенклатуре дел.

Тема 8 Техническая документация в документообороте

План лекции

1. Конструкторская документация.

2. Проектно-сметная документация.

3. Технологическая документация.

4. Научно-исследовательская документация.

5. Стандарты и патентная документация.

6. Технология изготовления, оформления и размножения технической документации.

7. Организация хранения и использования технической документации в ведомственных архивах.

8. Справочно-поисковый (научно-справочный) аппарат к документам системы научно-технической документации (СНДТ).

9. Экспертиза ценности научно-технической документации.

10. Целевые и организационные формы использования архивной технической документации.

Под технической документацией принято понимать обобщённое название графических и текстовых документов, в которых зафиксированы технические идеи и решения.

Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и сооружений, конструирования машин и механизмов, проведения научно-исследовательских разработок (НИР), организации промышленного производства, во время проведения топографо-геодезических работ, инженерно-геологических игеолого-разведочныхизысканий. Документация такого рода является неотъемлемой частью документооборота промышленных предприятий.

Основной вид технического документа — чертеж, отображающий предмет на плоскости, позволяющий представить внешний вид предмета в пространстве, понять его конструктивное устройство, установить, из каких материалов и каким способом он изготовлен.

1. Конструкторская документация

Состав конструкторской документации регламентирован ГОСТом, которым определены, кроме того, виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности: чертежи деталей, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертёж-схема; спецификация, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.

Текстовая документация может содержать сплошной текст (техническое описание, паспорт, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т. п.) и текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и др.).

На чертеже детали содержатся ее изображение и данные, необходимые для ее изготовления в натуре: размеры, материал, термообработка до заданной прочности (в кг/мм2), чистота обработки поверхности, класс точности и допуски.

На сборочном чертеже изображается сборочная единица, дающая представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность сборки и контроля. На нем иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия (если они не оформлены специальными документами) и показываются крайние положения подвижных частей конструкции.