регистрация /  вход

Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение (стр. 1 из 24)

КУРС ЛЕКЦИЙ

кандидата экономических наук, доцента ТОЛМАЧЁВА Олега Михайловича

по дисциплине:

«ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА (МАЛОГО БИЗНЕСА)»

Введение

Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс

Тема 2 Информатизация (компьютеризация) организационно-распорядительной и административной деятельности

Тема 3 Составление и оформление документов

Тема 4 Организация делопроизводства

Тема 5 Организация документооборота

Тема 6 Контроль исполнения документов

Тема 7 Систематизация документов и их хранение

Тема 8 Техническая документация в документообороте

Литература

Введение

Переходный период в экономической истории РоссииXXвека привел к существенным изменениям межхозяйственных связей и самого содержания управленческой деятельности, которая с неизбежностью требует рационализации всего комплекса работ по информационно-документационному обеспечению.

Специфичность обеспечения хозяйственной деятельности документной информацией заключается в приоритете оперативности перед другими критериями эффективности управленческих решений при ощутимом дефиците квалифицированного, специально подготовленного персонала.

Объектами изучения предлагаемого курса являются документы, системы документации, организационно-технологические и методические основы обеспечения организаций, предприятий и учреждений документной информацией, реализованные как с помощью традиционных (ручных) методов работы, так и современных информационных технологий.

Содержание лекционного курса отражает современные направления рационального и эффективного построения документационных процессов и базируется на действующих нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управления (ДОУ) — ГОСТах и нормативных документах, на автоматизированных и унифицированных системах документации (АСУ, УСД), единой системе документационного обеспечения управления (ЕГС ДОУ) и др.

Предлагаемый курс призван способствовать ликвидации объективно сложившегося разрыва теории и практики информационно-документационного обеспечения в условиях постоянно меняющихся параметров рыночной экономики.

Курс имеет целью ознакомление студентов и специалистов с основными видами организационно-распорядительной, проектно-сметной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской документации, с описанием технологических процессов ее составления, оформления и практического применения. Определенное место в курсе занимает освещение организационных структур документационных служб, этапов документооборота, технологии процессов обработки, формирования и хранения документов с созданием баз и банков данных, ведения информационно-справочной и контрольной работы по документам.

Не менее важным аспектом настоящего курса является создание необходимых теоретических и практических предпосылок для прочного усвоения процедур подготовки и оформления организационно-распорядительной и справочно-информационной документации, составляющей сердцевину управленческих процессов.

Структурное построение и содержание курса призвано обогатить организационную культуру менеджера и специалиста. Курс является прикладным и изучается в органической связи с другими дисциплинами учебного плана экономических специальностей вузов (применительно к конкретной специализации).

Основная задача лекционного курса «Теория и практика документной информации» — сознательное и продуктивное усвоение роли и места документа в управленческом механизме, знание теоретических основ, приобретение практических навыков в подготовке, оформлении, использовании и контроле нормативных, организационно-распорядительных документов, обращающихся в народном хозяйстве.

Автор лекционного курса отчетливо сознает, что деятельность современного специалиста управленческих структур немыслима без использования современных информационных технологий и оргтехники при подготовке, принятии и исполнении решений. Руководить без информационно-документной базы, составляющей каркас организационной культуры, в современных условиях невозможно. Тем более в современной ситуации, когда командно-административная система, голосовое (телефонное) право стали достоянием истории.

Независимо от существенного технического и технологического прогресса в области управления, егодокументацион-наясущность не только не исчезает, но, наоборот, постоянно возрастает вместе с усилением информационно-правовой составляющей самого документа.

В связи с этим представляется актуальным исследование и разработка принципов построения и функционирования информационно-документационных систем независимо от сферы их практического применения.

Представляется, что ключевые понятия курса «документ», «информация», «документооборот» требуют нетривиального подхода и основательной современной аргументации. Предметом настоящего курса и является рассмотрение основ информационно-документационного обеспечения в условиях существенных изменений в сфере управления экономикой, вызванных современными информационными технологиями.

Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс

План лекции

1 . Системы документации в народном хозяйстве России.

2. Технология и реализация информационных систем управления.

3. Основные характеристики информации.

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характерпредварительных.

Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности,присущихконкретному предприятию (организации, учреждению).

К началу девяностых годовXXвека в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» — так определяется документ государственным стандартом.

Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.

Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.

Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.

Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.

По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.

К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».