Основные трудности, возникающие при внедрении СЭД у персонала организации (недостаточный уровень компьютерной грамотности кадров, что легко преодолевается обучением персонала, привычка работать только с бумажными документами и носителями информации, боязнь того, что СЭД смогут заменить работников служб ДОУ, секретарей и др.) помогает решить проведение PR-акций (силами заказчика и/или исполнителя проекта), демонстрирующих преимущества CЭД по сравнению с существующей технологией; курсы по обучению работе с системой (проводимые исполнителем) и создание дружелюбной и доброжелательной атмосферы в период внедрения системы и проведения опытной эксплуатации.
1.3.5. Собственный сайт компании
Сайт компании – один из наиболее мощных инструментов её позиционирования, он является средством продвижения услуг и привлечения внимания клиентов, а так же для организации обратной связи (электронная почта, форумы, блоги, гостевая книга).
Анализ сайта позволяет оценить, как компания видит свою целевую аудиторию, как она определяет свои услуги, на каких отличительных особенностях она акцентирует внимание клиентов.
Получить информацию о том, на каких клиентов ориентирована компания, можно в разделах «Клиенты» или «Проекты». Там, как правило, представлены сведения о выполненных проектах, и тех отраслях, в которых работали консультанты. Некоторые компании указывают масштабы предприятий и учреждения, с которыми они работают. Наличие опыта работы в определенных отраслях и с определенными компаниями должно привлекать клиентов из тех же отраслей и аналогичных компаний. С этой точки зрения, данные разделы сайта могут рассматриваться как индикаторы целевой аудитории фирмы.
Представление услуг
Для каждой услуги может быть составлено краткое описание содержания проекта, предоставлена информация о квалификации компании в данной области и указаны преимущества внедрения данного проекта. Информация может быть представлена и в виде обращения к посетителю сайта от специалиста по данному вопросу. Этот вариант менее схематичен, более персонифицирован. Описания услуг или даже просто наименования этих услуг могут сопровождаются рассказами или статьями о проектах, в ходе которых данные услуги были оказаны. Такие обзоры несут в себе больше конкретной информации и лучше воспринимаются, чем схематичное описание услуги. Они свидетельствуют о том, что компания действительно имеет опыт решения указанных проблем.
Представление компании
В разделе «О компании» может содержаться обращение руководителя, исторический очерк, видение миссии, описание отличительных особенностей или качеств, которые помогают добиваться успеха, изложение этических принципов работы, описание структуры компании, информация о партнерах и клиентах компании, о её месте в различных рейтингах, лицензии, финансовая отчетность, отзывы клиентов.
Важной составляющей раздела «О компании» являются сведения о специалистах компании. Как правило, на сайтах крупных компаний представлен только топ-менеджмент или руководство: размещены фотографии, описаны квалификация и опыт специалистов. Аналогичным образом могут быть представлены управляющие партнеры, менеджеры и консультанты.
Можно выделить особым пунктом этические принципы работы с клиентами, взаимодействия с государством и обществом.
Сайты компаний-производителей информационных систем, как правило, содержат следующие рубрики:
-о компании, услуги, проекты, партнеры, клиенты, мероприятия и др. Большинство содержат в себе возможность поиска по сайту, новости и возможность подписаться на них, некоторые имеют режим перехода на версию сайта на английском языке, регистрацию пользователей, карту сайта, графику и анимационную рекламу (АйТи, ЭОС, Digital Design, Cognitive Technologies и др.).
Как видно из примеров, разработчики сайтов предпочитают серые, голубые, синие, оранжевые цвета, оттенки зеленого. На мой взгляд, удачно выглядит цветовое решение сайта www.DIRECTUM.ru: оранжевое выделение и графика на сером фоне. В отличие от того же www.Documentum.ru, который хорошо представлен с содержательной стороны, но проигрывает в плане дизайна интерфейса.
1.4. Рекламная деятельность и связи с общественностью
В продвижении СЭД можно использовать следующие виды рекламы:
-престижная реклама, предназначенная для формирования положительного имиджа компании, производящей СЭД;
-информационная, информирующая о конкретных предложениях компании, преимуществах работы с ними;
- подкрепляющая. Применяется в случае, когда компанию, ее продукцию уже знают на рынке и ей нужно лишь время от времени напоминать о себе.
Рекламная компания может включать в себя:
-распространение печатных или электронных материалов (пресс-релизы, отзывы в прессе, интервью с представителями компании),
-рекламные ролики на радио и телевидении, рекламу в СМИ, на сувенирах, в Интернете, печатную, наружную и другие виды рекламы.
1.4.1. Престижная реклама
Престижная реклама (корпоративная, фирменная) – это коммерческая пропаганда положительного образа предприятия. Задачи такой рекламы состоят в том, чтобы создать благоприятное впечатление о рекламируемом предприятии, а так же убедить общественность, что деятельность предприятия является общественно полезной.
Способы осуществления престижной рекламы:
-подготовка и публикация в специальных журналах (таких как «Кадровое дело», «Секретарское дело», «Секрет фирмы» и др.) редакционных (не рекламных) материалов о последних достижениях предприятия в разработке и организации производства новых товаров (новых версий СЭД, новых модулей), о социально значимых направлениях деятельности предприятия (участие в программе «Электронная Россия» и др.);
-организация пресс-конференций с приглашением не только прессы, но и представителей общественности, политических деятелей.
-распространение собственной печатной продукции в форме фирменных журналов, брошюр, буклетов и т.п., в которых представлена история предприятия, его производственные достижения, общественно полезная деятельность, забота о благе потребителей;
-распространение сувенирной продукции в качестве дополнения к покупке или при проведении различного рода акций. В качестве таких сувениров могут выступать календари, ручки с названием фирмы. Этот метод достаточно дешев и прост в применении; подарок постоянно напоминает покупателю о вашей фирме.
-участие в благотворительных акциях (взносы в благотворительные фонды, участие в благотворительных акциях);
-поддержка организаций просвещения, образования. Перспективным направлением рекламной кампании, связанным как с распространением печатных материалов, так и с демонстрацией возможностей системы, является включение курсов по работе с системой в учебные планы различных институтов, школ бизнеса и иных учебных заведений, слушатели которых могут в дальнейшем стать пользователями системы ("Электронный документооборот - со студенческой скамьи!" компании «ЭОС» и т.п.).
-проведение краткосрочных рекламных акций, конкурсов, призванных обратить внимание на компанию, в которых можно выиграть приз («Шути о документообороте» компании «DIRECTUM» и т.п.).
Размещение престижной наружной рекламы будет целесообразно в таких местах, куда может упасть взгляд делового человека. Это может быть билборд рядом со зданием банка, бизнес-центра, реклама на его фасаде, перетяги на перекрестках больших улиц, где возможны длительные «пробки» и сидящий в машине водитель сможет увидеть рекламу.
В таких случаях дизайн рекламы должен быть выполнен в лаконичном стиле, с броским цветовым решением, особенно хорошо лучше выделить название компании, ее слоган или девиз, а также адрес и телефон.
Главные требования, предъявляемые к рекламе конкретной СЭД, состоят в краткости, доступности изложения, продуманном оформлении и явной формулировке причин, которые делают работу с системой выгодной для пользователя.
1.4.2. Почтовые рассылки (директ-мейл)
Это наиболее простой, доходчивый («адресный») и минимальный по затратам способ выхода на рынок. Список адресов составляется в результате справочников (отраслевых, фирменных, телефонных).
По результатам исследований 18,63% посетители выставки, посвященной информационным технологиям в 2006 году, узнали о ней из электронной рассылки.
Следует персонализировать письмо. Приемлемый объем для подобного письма - это около двух страниц. Писать лучше о преимуществах, а не о характеристиках. В письме также обязательно должна быть обозначена суть основного предложения, причем несколько раз. Как правило, это делается трижды: в заголовке, в первых двух абзацах и в самом конце. Желательно интересное оформление конверта и самого письма.
Обратная связь предусматривает форму для отправки факса или открытку, вложенные в конверт, либо с помощью специального раздела на собственном веб-сайте компании. Кроме того, будет полезно обзвонить адресатов уже после рассылки и узнать, получили ли они письма.
1.4.3. Реклама в Интернете
Существует множество компаний, занимающихся представлением услуг по размещению рекламы в Интернете (Yandex.ru, Mail.ru, Subscribe.ru и др.),
- Реклама размещается в выпусках подписных периодических изданий, доставляемых подписчикам. Реклама может размещаться с применением различных фокусировок: по тематике выписываемых изданий, по географии проживания подписчика, по анкетным данным подписчика.
Размещение текстовой строки с рекламным предложением и ссылкой на рекламируемый сайт - это наиболее экономичный способ привлечь целевую аудиторию на сайт компании. Используя эффективные рекламные заголовки, можно привлечь внимание целевой аудитории к сайту и/или рекламируемому объекту или событию.
- Специальные предложения и анонсы новинок - самые востребованные потребителями виды коммерческой информации. HTML-блоки анонсов размещаются в выпусках дайджеста, рассылаемого подписчикам, запросившим дополнительную информацию по данной тематике. Также существует практика подписки на рассылки новостей компаний непосредственно на их сайтах и на сайтах, посвященных делопроизводству, кадровому делу, менеджменту («Гильдия Управляющих Документацией», «Секрет фирмы», сообщество менеджеров и др.).