Смекни!
smekni.com

Э. Р. Сукиасяна для участников Совещания. 71 с (стр. 12 из 21)

По-разному складываются судьбы библиотек. В нормальной библиотеке и не возникнет сомнения в том, что каталоги (во всяком случае, служебный алфавитный каталог) отражают весь фонд. Те или иные изменения в структуре библиотечной сети, её размещении, перераспределении фондов, прямо скажем, не всегда отражаются в системе каталогов. Все знают: книги должны передаваться с карточками. Но идеальное далеко не всегда совпадает с реальной библиотечной практикой. "Так получилось, - пишут библиотекари. - Что же нам теперь делать, неужели начинать всё снова обрабатывать?". Не всегда работники библиотек виноваты: бывают и пожары, и наводнения, а иногда и хищения крупных коллекций.

Сформулируем задачу. Надо выявить - и сделать это с минимальными затратами времени и дополнительного труда, во-первых, издания, не отраженные в системе каталогов, во-вторых, отсутствующие в фонде, но представленные в каталогах. Здесь же обратим внимание на одно важное обстоятельство: если украдена не только книга, но изъяты также карточки из каталогов, то обнаружить это мы сможем только с помощью индивидуального инвентарного учета. Именно потому к инвентарным книгам (равно как и к учетному каталогу - у него те же функции) должен быть ограничен доступ и обеспечена строгая система сохранности. Столь же ответственно надо относиться к служебному алфавитному каталогу: к нему могут обращаться только сотрудники отдела, в котором он и размещается, а запросы читателей реализуются через дежурного библиографа.

Заранее понимая, что сверка фондов с каталогами - дело в любом случае трудоемкое, надо сначала убедиться в том, есть ли в задуманной работе смысл. Иначе говоря, попробовать установить, стоит ли браться за неё? Давайте попытаемся прикинуть, какой процент полноты отражения фондов в каталогах нас удовлетворит. Конечно, хочется сказать "100%". Однако в

___________________________

*На стеллажах и в каталоге // Библиотека. – 2003. – № 9. – С. 26-28. –Публикуется в авторской редакции.

реальной жизни такое случается редко. Хорошо, если при проведении предварительного анализа вы получите показатель 95-97%.

Как считать? Просто: берем 100 книг в книгохранилище и находим их в алфавитном служебном каталоге. Чтобы результат был репрезентативным, а ошибка минимальной, придется увеличить выборку до 400 книг и сделать её случайной. Выбирать будем книжки не подряд, а каждую, например, десятую (аналогично можно определить и стеллаж, полку). Если в книгохранилище нет учета выданных с полок книг, то провести обратную проверку невозможно. А если есть? В санитарный день из каталога изымается по случайной выборке 400 карточек (в служебный каталог ставятся временные закладки), разбрасываются по шифрам хранения, сверяются с фондом.

Мы получили показатель, более или менее объективный. Для окончательного решения - проводить или не проводить сверку фондов с каталогами - следовало бы прикинуть трудозатраты. Они зависят от многих параметров, например, объема фондов. Сроки работы в целом определяются наличием кадрового резерва. Нормативы уточняются: многое зависит от условий труда, размещения каталогов, их удаленности от фондов. На основе расчетов составляется оперативный план.

Надо постараться провести сверку фондов с каталогами так, чтобы работа шла незаметно, не нарушала процесс обслуживания читателей. Лучше, если к работе будут привлечены дополнительные кадровые ресурсы, например, пенсионеры, студенты. Работа на каждой операции проста и никакой квалификации не требует, достаточно внимания и предельной аккуратности. Квалифицированный библиотекарь должен руководить этой работой, ему придется анализировать все обнаруженные пробелы, разбираться в каждом сложном случае. А их может быть немало.

В библиотеке надо выделить изолированное помещение, в котором обеспечивается сохранность всей документации на период сверки. Привлеченный штат инструктируется: коробочки с контрольными карточками и другие документы нельзя ни на минуту оставлять без присмотра, во время перерыва и после окончания работы они хранятся в указанном помещении.

Есть ли в вашей библиотеке топографический каталог? В России до начала 20 в. его называли "шкафной описью": карточки (на каждый корешок отдельная!) были расставлены в таком каталоге в точном соответствии с "анатомией" книгохранилища - по залам, стеллажам, полкам, по шифрам хранения. Если такой каталог есть, то техническая работа облегчается. Надо убедиться (в соответствии с приведенной выше методикой), что он достаточно точно и полно отражает расстановку фондов. С помощью топографического каталога можно сверить фонд как с алфавитным, так и с систематическим каталогом (карточки разыскиваются по шифрам, а не по индексам!). Этот способ удобен для тех случаев, когда речь идет, например, о передаче фондов.

Если "шкафной описи" нет, то придется готовить контрольные карточки. Использовать можно любые "носители" стандартного формата (125х75 мм), для работы нужна одна сторона. Практика показывает, что всякого рода "талоны" произвольного формата менее удобны - их трудно хранить и с ними сложно работать. Контрольная карточка - облегченная копия карточки с минимумом элементов: автор, первое слово заглавия, год издания, количество страниц (очень удобный элемент для идентификации), шифр хранения, инвентарный номер, классификационный индекс. С самого начала на карточку надо нанести штемпелем сетку (5-6 квадратов) для отметок, которые будут делаться при сверке.

Подготавливать первичный массив контрольных карточек надо по читательскому систематическому каталогу. Этой рекомендации, как правило, библиотекари очень удивляются. А почему же не по более полному служебному алфавитному каталогу? Вы уверены, что классификационные индексы есть на всех карточках и всегда соответствуют структуре систематического каталога? Ведь этот каталог за последние десятилетия многократно редактировался, изменялись индексы на карточках. Давайте подумаем: прежде, чем начать сверку любого массива карточек с систематическим каталогом, нам придется их систематизировать, иначе сверка превратиться в бесконечное перебирание карточек. Именно поэтому систематический каталог нередко выводят "из игры". Между тем, именно этот аппарат обеспечивает обращение к фондам при запросах содержательного, тематического характера, когда формальных сведений о документе нет.

Нельзя составлять контрольные карточки в фонде: процесс будет идти медленно, работать у полок неудобно. На каждую книгу (отдельный инвентарный номер) составляется карточка. Написав контрольные карточки по систематическому каталогу, мы, по сути дела, уже начали процесс сверки, так как на карточках каталога проставили (вне зоны, предназначенной для глаз читателей) отметку. Для этой цели лучше всех подходит печать с указанием года проверки.

Теперь контрольные карточки можно расставить по шифрам, иначе говоря - создать "шкафную опись". Понятно, что на втором этапе мы будем ставить сразу две отметки: в первом квадратике на контрольной карточке (фонд) и на самом издании в фонде (обычно на обороте титульного листа, в заранее определенном месте). Контрольные карточки, которые сверены с фондом, можно сразу же расставлять по алфавиту авторов, готовить массив к третьему этапу - сверке со служебным алфавитным каталогом. И здесь в процессе сопоставления карточек ставятся две отметки: одна во втором квадрате (это значит, что книга в служебном алфавитном каталоге найдена), другая - на карточке каталога.

Прошедший через все три этапа массив контрольных карточек организуется в порядке нарастания инвентарных номеров. На заключительном этапе карточки сверяются с инвентарными книгами (для отметки о проведенной проверке здесь предусмотрены особые графы). Естественно: если книга была списана, то карточки на неё быть не должно! Но увы, такие карточки - их забыли изъять из каталогов – и встречаются они порой очень часто.

К концу работы в отдельных коробках накапливаются карточки с выявленными несоответствиями. Каждую коробку надо соответствующим образом надписать, например: «Есть в фонде, нет в АК». Собственно говоря, ради этого и проводилась сверка. Тут уж приходится обращаться ко многим сотрудникам библиотеки. При последовательном просмотре всего фонда выделяются издания, которые не были отражены в систематическом каталоге. Если карточек на них не было и в алфавитном, то это выяснилось при проверке на следующем этапе. Карточки надо восстанавливать - издания передаются на каталогизацию.

Тщательно анализируются инвентарные книги. И здесь, и при просмотре алфавитного каталога (карточка за карточкой) обнаруживаются пробелы в фонде. Это можно было предположить еще раньше, до начала третьего этапа, когда после проверки в фонде "выпали в осадок" контрольные карточки, составленные по систематическому каталогу. Теперь надо взять на заметку книги, находящиеся у читателей, задержанные, находящиеся "в розыске". Понемногу становится ясно, что некоторых книг в фонде нет. Принимается решение об их списании и, соответственно, исключении карточек из каталогов. На карточках и книгах проставляется отметка о проведенной проверке. На заключительном этапе можно проверить полноту многоаспектного представления в каталогах изданий: все ли есть необходимые добавочные и дополнительные карточки?

Осталось только поздравить библиотекарей: в этой библиотеке наведен порядок, предусмотренный правилами, регламентированный инструкциями. Всем, наверное, понятно, сколько дополнительных усилий пришлось потратить для достижения результата столь естественного для любой библиотеки. Хочется сказать: надо работать так, чтобы не возникал вопрос о сверке фондов с каталогами. Но так, к сожалению, в жизни не бывает