Содержание
Введение………………………………………………………………………….….3
Глава 1. Документ как способ хранения информации……………..…………..7
1.1. Древнейшие материалы для письма……………………………………..……7
1.2. Изобретение бумаги и совершенствование её производства………………13
Глава 2. Современные материальные носители документированной информации…………………………………..…………………………………...18
2.1. Оптические (лазерные) носители информации……………………………...17
2.2. Магнитные носители информации………………………………………..….20
2.3. Перфорированные носители информации………………………………...…22
2.4. Микрографические носители информации…………………………….….…24
Заключение….………………………………………………………..…………...26
Список использованных источников и литературы………………..…….……..28
Введение
Понятие «документированная информация» основано на двуединстве информации и материального носителя. В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают её во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно документированная информация (документ). Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время – больше в электронном формате).
В природе естественным носителем информации является человеческая память. И всё же с давних лет человек пользуется посторонними подсобными средствами для хранения информации, которые вначале были самыми примитивными (камнями, ветками, перьями, бусами). Историческими вехами на пути развития средств хранения информации явились создание письменности, изобретение сначала папируса, потом – пергамента и бумаги, а затем и книгопечатания. Такие основанные на использовании этих открытий носители информации, как книги, деловые бумаги, газеты и журналы, остаются актуальными и в наши дни. Кроме них, в XIX – XX веках появились новые носители информации: фотографии, киноплёнки, граммофонные пластинки, магнитная лента, компакт-диски, гибкие магнитные диски, электронные микросхемы и многое-многое другое.
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надёжность её хранения, удалённый доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учётом психологических и эргономических требований.
Документирование информации позволяет зафиксировать её на определённом носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для её идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве[1].
Объектом курсовой работы является документ.
Предметом курсовой работы является материальная составляющая документа.
Цель курсовой работы: исследование эволюции устройств для фиксации, хранения и передачи информации во времени и пространстве в процессе развития человечества.
Для достижения поставленной цели определены задачи:
1. Исследование документа как способа хранения информации.
2. Рассмотрение современных материальных носителей документированной информации.
Теоретической основой для выполнения курсовой работы стали научные труды по современному делопроизводству, информационным технологиям информационному праву. В исследовании применялись работы авторов: В.И.Андреевой[2], В.Л.Бройдо[3], Л.Н.Гайдуковой[4], Ф.А.Гедрович[5], Д.И.Глик[6], М.В.Кирсановой[7], В.А.Копылова[8], М.В.Ларина[9], М.В.Стенюкова[10], Л.А.Сысоевой[11].
Нормативно-правовой основой исследования стали Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[12], Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[13], ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[14].
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установил обязательность документирования информации и определил ряд терминов: например, информация, документированная информация.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти закрепляют положения об особенностях работы с электронными документами. Термины, установленные ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» должны быть использованы во всех видах документации.
Глава 1. Документ как способ хранения информации
1.1. Древнейшие материалы для письма
Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени[15].
Материальную составляющую документа определяет материальный носитель информации - материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов[16].
Носитель документированной информации - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде[17]. Предназначенность информации для хранения и передачи в пространстве и времени обусловливает её специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т.п.
Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотоплёнка и т. п.), имеющем определённую форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).
Материальная основа документа - совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации[18].
В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе - полимерные документы (полимерно-плёночные и полимерно-пластиночные).
Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду:
1) материальную основу документа;
2) форму носителя информации.
Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.
Вопрос сохранения информации корнями своими уходит в глубокую древность. Информация была всегда, независимо от того воспринималась она человеком или нет. И человек, едва выделившись из животного мира, стал активно использовать её в своих собственных целях. Более того, он сам стал источником информации для других. Уже тогда информацию умели получать, обрабатывать, передавать, накапливать и что особенно важно – хранить. Поначалу, для хранения и накопления информации, человек использовал свою память – он попросту запоминал полученную информацию и помнил её какое-то время. Тогдашние потоки информации не сравнить с нынешними, поэтому человеческой памяти пока хватало. Дело ограничивалось именами соплеменников, двумя заклинаниями злых духов, да десятком мифов и легенд. Постепенно, люди пришли к выводу, что такой способ хранения информации имеет ряд недостатков:
1) человек мог спутать различные данные;
2) неправильно понять другого человека;
3) элементарно забыть что-то важное;
4) его могли убить на охоте[19].
Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации[20], относится примерно к XXX веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела – символ войны. Разновидностью предметного документирования являются ракушечные и узелковые письма индейцев Северной и Южной Америки. Ракушечные письма (вампумы – нити с нанизанными на них раковинами) индейцев Северной Америки являлись средством запоминания и передачи сообщений. Их содержание выражалось цветом, количеством и взаиморасположением раковин. Вампум также мог использоваться вместо денег. Узелковое письмо (кипу), употреблявшееся в государстве древних инков также являлось средством удержания в памяти последовательности и логической связи устно передаваемых сообщений: к основной толстой верёвке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, где каждый элемент имел своё значение.