В систему управления документами следует включать положения по управлению внешними документами (например, законодательство, правила, правительственные циркуляры, правила аккредитации, но этим не ограничиваясь).
4.2.2.3 Управление записями в образовательной организации
Запись предоставляет информацию о видах деятельности, осуществляемых в организации, такую как результаты, полученные на каждом стадии учебного процесса (предоставления образования).
Образовательной организации следует уделять внимание срокам хранения и удаления записей, которые обычно хорошо установлены в законодательстве или правилах.
Студенческие записи и учебные записи обычно ведутся и сохраняются образовательными организациями в рамках руководящих указаний о защите конфиденциальности [частной жизни], такие как:
- отчет о проектировании;
- отчет о разработке;
- сертификаты или квалификации преподавателя;
- записи о деятельности студента и анализы обучения;
- свидетельства окончания (сертификат, удостоверение о прохождении курса, диплом и т.п.);
- утеря, повреждение или неподходящее использование материалов, переданных студенту;
- жалобы;
- участие в научном исследовании;
- требуемые заранее навыки;
- записи об авторских правах или разрешение использовать информацию.
Специфические требования к записям внутри системы менеджмента качества образовательной организации определены в разделах 5 – 8 по ссылке 4.2.4.
ИСО 9004:2000, Системы менеджмента качества – Руководящие указания по улучшению деятельности
4.2 Документация
Руководству организации следует определить документацию, включая соответствующие записи, необходимую для создания, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и для поддержки результативного и эффективного функционирования процессов организации.
Характер и объем документации должны удовлетворять контрактным, законодательным и нормативным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон и быть подходящими для организации. Документация может быть в любой форме или на любых носителях, соответствующих потребностям организации.
Чтобы обеспечить документацией, отвечающей потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон, руководству следует учитывать:
- контрактные требования потребителей и других заинтересованных сторон,
- применение организацией международных, национальных, региональных и отраслевых стандартов,
- соответствующие законодательные и нормативные требования,
- решения [самой] организации,
- источники внешней информации, касающейся развития способностей (возможностей) организации, и
- информацию о потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон.
Создание, использование и управление документацией (принимая во внимание результативность и эффективность организации) следует оценивать на основании таких критериев, как:
- функциональные возможности (например, скорость обработки [документов]),
- удобство для пользователя,
- необходимые [для создания, использования и управления документами] ресурсы,
- политики и цели [организации],
- текущие и будущие требования, относящиеся к менеджменту знаний,
- результаты сравнения с другими системами документации (бенчмаркинг), и
- способы осуществления взаимосвязей, применяемые потребителями, поставщиками и другими заинтересованными сторонами.
Следует обеспечить доступ к документации работникам организации и другим заинтересованным сторонам, исходя из политики организации в области коммуникации.
4.3 Использование принципов менеджмента качества
Для того чтобы руководство и функционирование организации было успешным, необходимо осуществлять ее менеджмент систематическим и открытым способом. Руководящие указания руководству организации, предлагаемые в настоящем международном стандарте, основываются на восьми принципах менеджмента качества.
Эти принципы были разработаны для использования высшим руководством для того, чтобы вести организацию в направлении улучшения деятельности. Эти принципы менеджмента качества включены в содержание настоящего международного стандарта и перечисляются ниже.
а) Ориентация на потребителя
Организации зависят от своих потребителей, и поэтому им следовало бы понимать текущие и будущие потребности потребителей, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания.
б) Лидерство руководителей
Руководители устанавливают единство цели и направления деятельности организации. Им следовало бы создавать и поддерживать внутреннюю среду, в которой работники могут стать полностью вовлеченными в достижение целей организации.
в) Вовлечение работников
Работники всех уровней являются сутью организации, и их полное вовлечение позволяет использовать их способности для выгоды организации.
г) Процессный подход
Желаемый результат достигается более эффективно, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом.
д) Системный подход к менеджменту
Идентификация, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы вносят вклад в результативность и эффективность организации при достижении ее целей.
е) Постоянное улучшение
Постоянное улучшение деятельности организации в целом следовало бы рассматривать в качестве ее неизменной цели.
ж) Основанный на фактах подход к принятию решений
Эффективные решения основываются на анализе данных и информации.
з) Взаимовыгодные отношения с поставщиками
Организация и ее поставщики зависят друг от друга, и взаимовыгодные отношения между ними повышают способность обеих сторон создавать ценности.
Успешное использование организацией [этих] восьми принципов менеджмента приведет в результате к выгодам для заинтересованных сторон, таким как увеличение денежных доходов, создание ценности и повышение стабильности.
ИСО 9001:2000, Системы менеджмента качества - Требования
5 Ответственность руководства
5.1 Обязательства руководства
Высшее руководство должно предоставить доказательства наличия своих обязательств по разработке и внедрению системы менеджмента качества, а также постоянному повышению ее результативности посредством:
a) доведения до сведения организации важности выполнения требований потребителя, равно как и законодательных и нормативных требований,
b) установления политики в области качества,
c) обеспечения установления целей в области качества,
d) проведения анализа со стороны руководства, а также
e) обеспечения наличия ресурсов.
5. Ответственность руководства
5.1 Обязательства руководства в образовательной организации
Высшему руководству (лицу или группе людей, которые на высшем уровне направляют образовательную организацию и управляют ее) следует идентифицировать факторы, которые удовлетворяют потребности и ожидания потребителя.
Высшему руководству следует обеспечивать, чтобы образовательные программы и процессы соответствовали законодательным и нормативным требованиям к их сертификации или аккредитации.
Основное требование этого раздела состоит в том, что высшее руководство идентифицирует и показывает свои обязательства достичь разработки и постоянного улучшения системы менеджмента качества.
Некоторыми стратегиями, которые могли бы использоваться в образовательных организациях, являются:
- политики организации в области качества;
- доведение плана системы менеджмента качества до сведения всей организации;
- анализ и выполнение плана коммуникации.
Наряду с другими средствами, создание плана коммуникации и обеспечение его анализа и выполнения обеспечивает видимость обязательств и ценностей высшего руководства, что создает должную среду для:
- установления политики в области качества, которая позволяет всем членам организации знать видение и миссию, при помощи которых высшее руководство решило осуществлять менеджмент процессов, связанных с качеством;
- установления целей в области качества, чтобы реализовать замыслы и намерения, выраженные в политике в области качества, в операционных действиях;
- обеспечения наличия в той степени, насколько это возможно, человеческих и материальных ресурсов, необходимых для достижения целей;
- доведения до сведения всей образовательной организации через ее формальную структуру важности выполнения требований студентов/потребителей, а также законодательных и нормативных требований к предоставляемой образовательной услуге.
- публикации бюллетеней организации с целью доведения до сведения таких вопросов, относящихся к качеству, как выполнение целей в области качества, предоставление обратной связи студентам/потребителям;
- измерения деятельности организации, для того чтобы осуществлять выполнение установленных политики и целей.
ИСО 9004:2000, Системы менеджмента качества – Руководящие указания по улучшению деятельности
5 Ответственность руководства
5.1 Общие рекомендации
5.1.1 Введение
Лидерство, обязательства и активное участие высшего руководства являются необходимыми условиями для разработки и поддержания в рабочем состоянии результативной и эффективной системы менеджмента качества в целях достижения выгод для заинтересованных сторон. Чтобы добиться этих выгод, необходимо обеспечить, поддерживать и повышать удовлетворенность потребителя. Высшему руководству следует принять во внимание такие действия, как: