- склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.
Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер. Этот номер должен проставляться на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
Склады (кладовые) ЗАО «Колос» обеспечены весами, необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Весы и измерительные приборы периодически проверяться и осуществляется их клеймение.
Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площади.
Складские помещения приспособлены к приемке, хранению и отпуску материальных ценностей. Для этого они оборудованы необходимым количеством стеллажей, специальных ящиков, полок, шкафов. На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типо- и сорторазмерам.
Размещение материальных запасов обеспечивает их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия. Для этого к месту хранения материальных запасов прикрепляется ярлык, а на ячейках (лунках) делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков, номенклатурного номера, единицы измерения и цены. На складах и в кладовых соблюдаются соответствующие режимы материальных запасов с целью сохранения необходимых физико-химических и других свойств.
Приказом руководителя ЗАО «Колос» установлена система материальной ответственности на складах. С должностными лицами, несущими ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность материальных запасов, заключены договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ. Такими должностными лицами являются заведующие складами (кладовщики) или другие работники с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности. Смена этих лиц сопровождается инфентаризацией складов и составлением актов приема-передечи материальных ценностей, утвержденных руководителем организации.
Учет материалов на складах ведут материально ответственные лица; контроль за его организацией и состоянием осуществляет бухгалтерия организации. Распоряжения главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.
На основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) в день совершения операций заведующий складом делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операций, наименования и номера документа и краткого содержания операции. Остатки по карточке выводятся при наличии операций ежедневно. Из лимитно-заборных карт запись на карточках складского учета производят по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки, квитанции к приходному ордеру и т. д.), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
Операции по передаче материалов из одного подразделения в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.
Из лимитно-заборных карт запись производят по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.
В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу поставки.
Бухгалтерская служба организации систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе.
Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяется решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей со складов поступают в бухгалтерию. Их проверяют с точки зрения правильности оформления и законности совершенных операций путем умножения количества на цену.
Аналитический учет материалов ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовый метод.
Учет ведется в разрезе каждого склада, а внутри них — в разрезе каждого номенклатурного номера, групп материалов, субсчетов и т. д. Поэтому после таксировки первичных документов производят сответствующую группировку первичных документов: по складам и материально ответственным лицам, затем подразделяют на приходные и расходные. Далее документы детализируют по группам и видам материалов в соответствии с утвержденной номенклатурой. Приходные документы группируют по поставщикам, а расходные — по направлениям расхода. В бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-суммового учета, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. На основании первичных учетных документов, сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями, бухгалтер в карточках отражает движение материала (приход, расход). Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет, только в бухгалтерии ведется количественный и суммовой учет, в то время как на складах — количественный учет.
В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерии ежемесячно формируют оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.
Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки.
На основе оборотных ведомостей оставляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.
На основании первичных приходных и расходных документов материально ответственные лица ведут количественный учет ценностей в книгах складского учета. В установленный срок бухгалтер проверяет на складе привильность каждой записи в карточках, сверяя их с первичными документами, переданными ему материально ответственным лицом. Одновременно он проверяет правильность выведения фактов.
Остатки материальных ценностей на первое число каждого месяца по каждому номенклатурному номеру, по данным проверенного складского учета, заносятся в сальдовую ведомость, которая составляется по каждому месту хранения. По сальдовой ведомости выводятся суммовые остатки по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу в целом.
Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов. Таким образом, при сальдовом методе складской учет материалов объединяется с бухгалтерским. При сальдовом методе обеспечивается своевременное получение сведений об остатках материалов на складе в любой момент, усиливается контроль бухгалтерской службы за состоянием учета и запасов материалов на складах, ликвидируется отставание аналитического учета материалов от их синтетического учета.
Сырье и материалы — это предметы труда, они участвуют в производственном процессе однократно, то есть сразу переносят свою стоимость на себестоимость выпускаемой продукции.
Сырье и материалы в системе бухгалтерского учета оцениваются по их фактической стоимости приобретения. Фактическая себестоимость включает в себя: покупную стоимость, транспорно-заготовительные расходы, наценку и таможенные пошлины. Фактическая себестоимость материалов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету не подлежит изменению кроме случаев, установленных законодательством РФ и ПБУ 5/01.
3.2. Синтетический учет МПЗ
Для учета материалов используется счет 10 «Материалы». К нему открыты следующие субсчета:
— 10/1 сырье и материалы;
— 10/2 удобрения, средства защиты растений и животных;
— 10/3 покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;
— 10/4 топливо;
— 10/5 тара и тарные материалы;
— 10/6 запасные части;
— 10/7 корма;
— 10/8 семена и посадочный материал;
— 10/9 материалы и сырье, переданные в переработку на сторону;
— 10/10 строительные материалы;
— 10/11 инвентарь и хозяйственные принадлежности;
— 10/12 прочие материалы.
По дебету счета 10 отражают поступления материалов, а по кредиту — их списание.
Аналитический учет материалов организуется по местам хранения и материально-ответственным лицам.
Если при приеме материалов выявлена недостача, то на основании акта на счетах бухгалтерского учета делаются записи Дт 76/2 Кт 60. Затем при поступлении материалов в возмещение предъявленной претензии делаются записи Дт 10 Кт 76/2.
Если для покупки материалов был получен кредит, то проценты по кредиту включаются в фактическую себестоимость материалов Дт 10 Кт 66, 67.
Списание материалов, израсходованных при производстве продукции, выполнении работ или оказания работ, а также для управленческих нужд предприятия на счетах бухгалтерского учета отражаются записями: Дт 20, 23, 25, 25, 26, 29 Кт 10.
Для учета доходов и расходов от реализации материалов используется счет 91. Себестоимость реализованных материалов отражается записью Дт 91/2 Кт 10. Стоимость реализованных материалов по цене реализации отражается по Дт 62 Кт 91/1. Прибыль от реализации материалов отражается по Дт 91/9 Кт 99.