Методические рекомендации
по систематизации и описанию документов личного происхождения
Формирование Архивного фонда Российской Федерации документами личного происхождения, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода, остается одним из приоритетных направлений работы архивных учреждений.
Интерес к этой категории документов растет с каждым годом и обусловлен тем, что значительная часть Архивного фонда Российской Федерации отражает официальную часть работы организаций, в ней не находят всестороннего отражения многие события и факты общественной жизни страны и нашего края, представляющие интерес для истории. Восполнить «пробелы» архивных документов организаций помогают личные архивы граждан, в которых наиболее полно отражен внутренний мир и быт людей, личностная оценка происходящих событий.
Личные фонды муниципальных архивов края на сегодняшний день (2007 г.) составляют незначительный процент от общего числа принятых на постоянное хранение архивных фондов 6 506 ед.хр. (0,5%). Вместе с тем, работа по комплектованию документами личного происхождения постепенно активизируется.
Задача данного методического пособия - оказать помощь муниципальным архивам в решении вопросов, возникающих в ходе работы с документами личного происхождения, выработать общую методику систематизации и описания данных документов.
Архивные учреждения могут комплектоваться документами: писателей, редакторов газет, композиторов, музыкантов-исполнителей, художников, актеров и режиссеров театров, хормейстеров, фольклористов, краеведов, почетных граждан города (района), участников Великой Отечественной, Афганской и Чеченских войн, работников органов местного самоуправления, заслуженных работников образования, культуры и других граждан.
В составе личного архива на постоянное хранение принимаются следующие документы: рукописи произведений, статьи и исследования, авторские и нотные рукописи, тексты докладов, выступлений, рисунки, этюды, наброски, зарисовки, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания, различные записи творческого, справочно-библиографического, общественного, биографические материалы (личные документы, удостоверения, командировочные предписания, договоры, грамоты о присвоении званий и степеней, почетные грамоты, адреса, благодарности, поздравительные открытки и т.п.), документы имущественно-хозяйственного характера, переписка служебная и личная, фотографии (индивидуальные и в группах), фотографии членов семьи фондообразователя, родственников, знакомых, архитектурных сооружений, скульптурных работ и фоторепродукции живописных работ, фотографии с дарственными надписями и собранные, коллекции, программы, афиши спектаклей, концертов, вечеров, буклеты, пригласительные билеты, рекламы, воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и другие.
Систематизация документов личного происхождения в пределах фонда
Схемы систематизации фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда и состоят из разделов.
К разделу «Рукописи фондообразователя» относятся рукописи произведений; планы; наброски; варианты; книги; вырезки из газет, книг и журналов с текстами произведений фондообразователя; открытые письма в редакции; дневники (записные книжки); тексты и стенограммы выступлений, речей и докладов фондообразователя, конспекты и тезисы их; ученические тетради, записи лекций; выписки из разных книг; копии произведений других авторов, сделанные его рукой; заметки фондообразователя на обложках книг, программах, листах из альбомов и т.д.; записи другими лицами бесед или интервью с фондообразователем; автобиографии[1].
Единицы хранения в разделе «Рукописи» систематизируются в хронологической последовательности. Рукописи, датированные только годом или десятилетием, в пределах этого периода располагаются по алфавиту названий произведений.
Записные книжки фондообразователя систематизируются в хронологической последовательности.
К разделу «Письма фондообразователя» относятся черновики (копии) писем фондообразователя и неотправленные письма разным лицам, письма родным.
Письма фондообразователя в учреждения помещаются в раздел «Материалы к биографии фондообразователя».
Единицы хранения с письмами фондообразователя к разным лицам систематизируются по алфавиту фамилий адресатов. После единиц хранения с письмами фондообразователя помещаются единицы хранения с его письмами, подготовленными к печати, с его визитными карточками без текста.
К разделу «Дарственные надписи фондообразователя» относятся дарственные надписи на титульных листах, вырезанных из книг их владельцами, и нотах.
Единицы хранения с дарственными надписями фондообразователя разным лицам систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц.
При небольшом количестве материалов дарственные надписи не составляют отдельного раздела, а помещаются в конце раздела «Письма фондообразователя».
К разделу «Письма фондообразователю» относятся письма его родных и знакомых, письма разных лиц.
Единицы хранения с письмами к фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий корреспондентов. После них помещаются письма неустановленных лиц.
Единицы хранения с письмами за несколькими подписями и с письмами разных корреспондентов (или разным адресатам), сформированные по тематическому признаку, помещаются после переписки, просистематизированной по алфавиту, и располагаются в хронологической последовательности.
К разделу «Дарственные надписи разных лиц фондообразователю» относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах, вырезанных из книг, нот.
Единицы хранения с дарственными надписями разных лиц фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц.
При небольшом количестве материалов дарственные надписи не составляют особого раздела, а помещаются в конце раздела писем.
К разделу «Материалы к биографии фондообразователя» относятся:
Первый подраздел: личные документы - свидетельства о рождении, браке, смерти, выписки из метрических книг, паспорта, документы об образовании, послужные списки, орденские книжки, дипломы о присвоении почетных званий, именные членские билеты различных обществ, анкеты, справки о работе, завещания и др.
Второй подраздел: материалы литературной, служебной и общественной деятельности - копии уставов, приказов, протоколов учреждений и организаций, в которых фондообразователь работал, документы о назначениях и перемещениях по службе, о командировках, черновики отчетов, донесений, удостоверения и служебные пропуска, отзывы о служебной деятельности фондообразователя; материалы его деятельности в политических партиях, союзах, добровольных, ученых, благотворительных обществах. В фондах редакторов и преподавателей - рукописи разных лиц, присланные на отзыв.
Единицы хранения в разделе «Материалы к биографии фондообразователя» систематизируются внутри подразделов в хронологической последовательности.
При наличии значительного количества материалов о деятельности фондообразователя в одном учреждении они выделяются в отдельную группу. В таких случаях единицы хранения систематизируются по учреждениям, и эти группы распознаются одна за другой в хронологической последовательности работы в них фондообразователя.
Дробление материалов на мелкие группы не рекомендуется.
При небольшом количестве документов, относящихся к разделу «Материалы к биографии фондообразователя», все единицы хранения систематизируются в хронологической последовательности.
К разделу «Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам» относятся подборки различных материалов по интересующим фондообразователя вопросам (газетные вырезки и др.), альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц.
Единицы хранения в этом разделе систематизируются по темам, при невозможности установить связь с определенной темой в следующем порядке: рукописи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по алфавиту фамилий корреспондентов, другие документы – по хронологии. При незначительном количестве документов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии.
В отдельных случаях в зависимости от характера документов, от близости их к произведениям фондообразователя этот раздел может помещаться после раздела «Рукописи».
К разделу «Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера» относятся документы о покупке и продаже фондообразователем имущества, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, векселя, долговые обязательства, решения судебных инстанций по спорным имущественным делам фондообразователя, записи расходов, планы домов (усадеб), заключения врачей о состоянии здоровья фондообразователя и т.п. При незначительном количестве эти документы могут присоединяться к разделу «Материалы к биографии фондообразователя».
Единицы хранения, сформированные из имущественно-хозяйственных и бытовых материалов, систематизируются по хронологии.
К разделу «Материалы о фондообразователе» относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, стихотворения, ему посвященные, некрологи, документы по увековечению памяти, стенограммы вечеров памяти фондообразователя, письма к родным с выражением соболезнования по поводу его смерти, библиография о фондообразователе.
Единицы хранения, содержащие материалы о фондообразователе, систематизируются при незначительном объеме по хронологии, при значительном - по группам: воспоминания, статьи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по корреспондентскому признаку, другие документы - по хронологии.