«работа с электронными таблицами microsoft excel 2000/2003» (стр. 2 из 7)
По умолчанию все данные ячейки вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу клавиатуры Enter при нажатой клавише Alt (рисунок 5).
Рисунок 5. Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу клавиатуры Esс
или кнопку Отмена (красный крестик) в строке формул
В ячейке может находиться до 32767 символов. Непосредственно в ячейке отображаются только 1024 символа. Все 32767 символа отображаются в строке формул. Длина записи для формулы – 1024 символа.
Одни и те же данные можно ввести одновременно в нескольких ячейках одного листа. Для этого следует выделить ячейки (не обязательно смежные), в которые необходимо ввести данные, ввести данные в одну ячейку и затем нажать клавиши клавиатуры Ctrl + Enter.
Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.
2.1.2 Ввод текста
При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши
дефис (-). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т.п.). Переносы слов в документах Excel недопустимы.
Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на соседних ячейках справа (ячейка А1 на рисунке 6). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается (ячейка А2 на рисунке 6). При этом текст в строке формул отображается полностью.
Рисунок 6. Отображение текста в ячейках
2.1.3 Ввод чисел
При первоначальном вводе (до изменения ширины столбцов) числа в ячейке может отобразиться только 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка В2 на рисунке 7). При вводе большего числа происходит автоматическое форматиро-вание ячейки, и число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3 на рисунке 7).
Если же ширина столбца была уменьшена и число не может быть отображено в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы # (ячейка В4 на рисунке 7). При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на такую ячейку. Число в ячейке может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.
Рисунок 7. Отображение чисел в ячейке
При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.
Для удобства представления при вводе больших чисел группы разрядов можно отделять пробелами. Например, число 563785123 можно ввести как 563 785 123. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами (рисунок 8).
Рисунок 8. Ввод чисел с разделителем разрядов пробелами
Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленное представление числового формата. Для ввода другого представления числовой информации формат ячейки необходимо очистить, для этого выполняют команду Правка/Очистить/Форматы.
В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число.
При введении обозначения рубля следует вводить число, а затем букву р с точкой, а при введение процентов следует вводить число, а затем символ процента % (рисунок 9).
Рисунок 9. Ввод чисел с обозначением рубля и процентов
2.1.4 Ввод дат
Excel воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.
Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей используют точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка после года не ставится. Например, для ввода даты 18 февраля 1981 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
18.2.1981 или
18-2-1981 или
18/2/1981
Для дат с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года достаточно ввести две последние цифры. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
12.4.61 или
12-4-61 или
12/4/61
Задание 2.
1. Откройте новую книгу Excel.
2. Выделите ячейку A2. Наберите с клавиатуры Сидоров.
3. Выделите ячейку A3. Наберите с клавиатуры Кузнецов.
4. Выделите ячейку A4. Наберите с клавиатуры Петров.
5. Выделите ячейку B1. Введите «Сроки сдачи работы» в две строки. Для этого необходимо нажать клавишу клавиатуры Enter при нажатой клавише Alt.
6. Выделите ячейку B2. Удерживая Shift на клавиатуре щелкните мышкой по ячейке B4. Область B2-B4 выделиться. В активную ячейку введите дату 12/6/05. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter.
7. Выделите ячейку С1. Введите Оплата.
8. Выделите ячейку С2. Введите 1000 р.
9. Выделите ячейку С3. Введите 2000 р.
10. Выделите ячейку С4. Введите 2500 р.
2.2 Редактирование содержимого ячеек
Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.
Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул. При правке данных непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть на ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу клавиатуры F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть на строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
Удаление символа, стоящего справа от текстового курсора, производится нажатием клавиши клавиатуры Delete, а удаление символа, стоящего слева от текстового курсора, – нажатием клавиши BackSpace.
Для выделения одного слова в ячейке достаточно навести на него указатель мыши и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента текста следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек выделяют перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише клавиатуры Shift.
В том случае, когда требуется полная очистка ячеек, включая содержимое, форматы данных и оформление ячеек, а также примечания, ячейки выделяют и выполняют команду Правка/Очистить/Все.
Если же требуется удалить только элементы оформления данных и ячеек, но сами данные необходимо оставить, следует выделить ячейки и выполнить команду Прав-ка/Очистить/Форматы.
Для очистки содержимого ячейки с одновременным переходом в режим ее редактирования можно выделить ячейку и нажать клавишу клавиатуры BackSpace.
2.2.1 Копирование и перемещение ячеек с помощью специальной вставки и буфера обмена
Буфер обмена – специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты.
Перемещать и копировать с использованием буфера обмена можно содержимое области выделенных ячеек листа, в том числе содержимое несмежных строк, несмежных столбцов, а также несмежных ячеек одной строки или одного столбца.
Для перемещения и копирования данных с использованием буфера обмена выделяют копируемый (перемещаемый) фрагмент и отправляют фрагмент в буфер обмена. Затем выделяют ячейку, в которую копируется (перемещается) фрагмент (ячейку вставки), и извлекают фрагмент из буфера на лист.
Перемещение фрагмента в буфер осуществляется следующими способами:
- подводят указатель мыши к выделенному фрагменту, щелкают правой кнопкой мыши и выполняют команду контекстного меню Вырезать;
- нажимают кнопку Вырезать панели инструментов Стандартная.
Копировать фрагмент в буфер можно следующими способами:
- подводят указатель мыши к выделенному фрагменту, щелкают на нем правой кнопкой мыши, вызывая контекстное меню, и затем выполняют команду контекстного меню Копировать;
- нажимают кнопку Копировать панели инструментов Стандартная.
Скопированный или вырезанный в буфер обмена фрагмент на листе выделится бегущим пунктиром.
Для извлечения фрагмента из буфера обмена и вставки его в нужную ячейку используют следующие две схемы действий:
- щелкают правой кнопкой мыши на ячейке вставки и выполняют команду контекстного меню Вставить;
- выделяют ячейку вставки и нажимают кнопку Вставить панели инструментов Стандартная.
После вставки вырезанный фрагмент на старом месте исчезает и появляется на новом месте. Скопированный фрагмент после вставки на старом месте остается; остается и выделение бегущим пунктиром. Это означает, что этот фрагмент можно вставить еще раз в другое место. Чтобы убрать бегущий пунктир достаточно нажать клавишу клавиатуры Esc. Отсутствие бегущего пунктира означает, что фрагмент нельзя извлечь из буфера обмена с использованием команды контекстного меню или кнопки Вставить панели инструментов Стандартная.
Тем не менее, фрагмент продолжает храниться в буфере обмена, но для его извлечения придется воспользоваться областью задач Буфер обмена в Меню Правка.