Смекни!
smekni.com

План счетов и принципы организации аналитического учета. Основные модули системы бэст-4+ (стр. 19 из 27)

9.2. Предложение товара покупателю и получение от него оплаты.

Перейдем теперь к реализации второго события модели хозяйственной деятельности – предложению товара покупателю и получения от него предоплаты. Эти действия начинаются в модуле «Управление продажами», где реализована большая часть операций торгового учета, под которым в дальнейшем будут пониматься учетные операции, необходимые в торговле, но не порождающие бухгалтерских проводок. До начала работы с данным модулем рекомендуется, как обычно, познакомиться с основными настройками, прежде всего, выбрав пункты меню «Настройка, справочники» - «Настройка подсистемы». В базе данных B0.rar выполнены некоторые настройки, отличающие ее от поставочных баз. Отключено разнесение покупателей по регионам или по торговым агентам, установлен срок оплаты и резервирования товара в три рабочих дня, в прайс-листе предусмотрено формирование только одной цены вместо четырех возможных. Возможно, при таких настройках не видны достаточно мощные средства управления ценовой политикой, присутствующие в системах БЭСТ, но они более соответствуют поставленной в самом начале цели – вычленить из работы бухгалтера малого предприятия те операции, без которых не может обойтись никто.

При самостоятельном воспроизведении модели хозяйственной деятельности рекомендуется все же внести в настройку одно изменение – записать в разделе «Счет на оплату» банковские реквизиты, по которым следует производить оплату, и адрес, где можно будет получить заказанные товары. Эти параметры записываются в произвольной форме, без связи со справочником партнеров, где имеется запись о собственном предприятии. С одной стороны, это не очень хорошо. Но с другой стороны, почему следует ограничивать возможность выписать счет не на свои, а на чужие реквизиты? Тем более, что достаточно распространенной технологической схемой является наличие не одной, а двух параллельных фирм-продавцов, одна из которых освобождена от уплаты НДС. Соответственно, оплата от покупателей – плательщиков НДС, принимается на одно юридическое лицо, от неплательщиков – на другое.

После настройки работа с модулем начинается с подготовки прайс-листа в п. «Ведение прайс-листов» - «Основной прайс-лист». По клавише F10 предусмотрен вызов довольно большого количества операций, возможных при работе с прайс-листом. В базе данных B0.rar предусмотрен простейший способ ведения прайс-листа, когда цена реализации устанавливается вручную. В малом предприятии с небольшим числом номенклатурных позиций так обычно и поступают. В нашем примере в прайс-листе одна позиция. Рекомендуется установить для нее цену реализации в 118 тыс. руб. С помощью клавиши F12 прайс-лист можно распечатать в самых разнообразных формах, которые к тому же легко корректируются с помощью программы, называемой дизайнером отчетов Fast Report. Это программа сторонних разработчиков, подключенная к системе БЭСТ. Программа полуанглоязычная, с довольно невнятными сообщениями об ошибках. По этой причине, к сожалению, «стиль общения» дизайнера отчетов с пользователем довольно сильно отличается от спокойной и уважительной манеры, заложенной в программу БЭСТ-4+. Но зато некардинальные изменения форм документов делаются достаточно просто и быстро.

После подготовки прайс-листа все готово к прямому общению с покупателем. Хотя в нашем примере речь идет о совсем малом предприятии, в программах БЭСТ предусматриваются несколько вариантов достаточно продуманных технологий работы крупного предприятия оптовой торговли. Поэтому будем на некоторое время считать, что читатель, воспроизводящий модель хозяйственной деятельности малого предприятия, не единственный работник, а менеджер торгового отдела, который работает за своим компьютером вместе с покупателем. Для покупателя процесс заказа крупной партии товара может быть нетривиальным, когда решение принимается в процессе его формирования, с ориентацией на некую предельную сумму, которую можно потратить.

Эта работа для менеджера и покупателя начинается в п. «Книга заказов», где, как обычно, при нажатии клавиши F4 появляется электронная форма для ввода заказа. В основном, в заголовке этой формы следует соглашаться с предложенными значениями, хотя при желании можно изменить и счет расчетов с покупателем, и модель калькуляции отпускной цены. В базе B0.rar предусмотрено, что цена продажи – это реальная цена, вместе с НДС, которую должен заплатить покупатель. В поле «Заказчик» производится выбор партнера из справочника аналитических счетов, открытых на счете расчетов с покупателем, в нашем случае это единый счет 62. Если покупатель делает первый заказ, аналитический счет под него можно открыть с помощью той же двухступенчатой процедуры, которая использовалась при открытии аналитического счета на счете 60. Сначала нажимается F4 для добавления аналитического счета, потом F2 для вызова справочника партнеров, потом вновь F4 для добавления записи в этот справочник. При самостоятельном воспроизведении модели банковские реквизиты покупателя можно не заполнять, поскольку платить ему деньги мы не собираемся. А вот ИНН, КПП и адрес следует заполнить; они понадобятся при выписке счета-фактуры. Возможно, кто-то из пользователей программы может посчитать, что открывать аналитический счет покупателя пока рано, т.к. факт оформления заказа не порождает финансовых обязательств. Можно отложить эту процедуру до момента поступления денег на расчетный счет. Тогда поле, где записывается код покупателя, выбираемый из справочника, следует оставить незаполненным, а в следующем поле записать название покупателя.

После заполнения полей заголовка заказа происходит переход в нижнее окно, где располагаются строки списка заказываемых материальных ценностей. При этом на экране разворачивается прайс-лист, в котором в каждой позиции можно указать количество заказываемых предметов. По мере их подбора в правом нижнем углу высвечивается общая сумма заказа, на которую ориентируется покупатель. По окончании работы с прайс-листом, нажатием клавиши Tab заказанные позиции переносятся во второе окно заказа.

Печатной формой заказа является счет на оплату. Он может быть напечатан в нескольких возможных формах при нажатии на клавишу F12. Формы счетов на оплату, как и всех других первичных документов, легко корректируются. Выпиской счета на оплату заканчивается первый этап работы с покупателем.

Следующий этап начинается обычно через несколько дней, при поступлении на расчетный счет оплаты от покупателя, если, конечно, он решает оплатить выписанный счет. Узнает об этом наша бухгалтерия при получении в банке очередной выписки из расчетного счета, которую следует зарегистрировать в компьютерной системе в модуле «Расчетные и валютные счета». Банковская выписка может поступить в бухгалтерию и по системе «Клиент-банк». В модуле имеются развитые средства связи с такого рода системами. Как и во всех модулях, в нем присутствует пункт меню «Настройка, справочники». В базе данных B0.rar никаких дополнительных настроек не требуется. Но в реальном предприятии обязательно установить в п. «Настройка основных счетов» связь между счетами бухгалтерского учета и банковскими реквизитами собственных расчетных счетов. Обычно, на счете 51 заводят столько субсчетов, сколько расчетных счетов в банках имеет предприятие. Каждый субсчет связывается с соответствующими банковскими реквизитами в справочнике партнеров. В нашем случае эта связь тривиальна. Имеет смысл познакомиться и со справочником типовых операций. Нашей ситуации соответствует типовая операция «Получен аванс от покупателя» с тремя проводками, которые подробным образом обсуждались при описании модели хозяйственной деятельности.

ДТ 51 КТ 62 S

ДТ 767 КТ 6803 S/118*18

ДТ АВ S

Где S – сумма полученного аванса.

Поскольку оплата от покупателя поступает раньше, чем происходит отгрузка ему товара, эту оплату приходится считать авансом со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Регистрация банковской выписки происходит в п. «Выписки банка» - «Расчетные счета». Каждая выписка соответствует одному банковскому дню, и создается нажатием клавиши F4. После указания даты выписки появляется запрос на ее создание. При создании первой банковской выписки требуется подтвердить, что остаток на расчетном счете соответствует сумме дебетового сальдо на счете 51 во вступительном балансе. После того, как выписка создана, появляется окно, в котором заносятся строки банковской выписки, соответствующие каждому факту движения денег на расчетном счете. При добавлении очередной строки появляется электронная форма ввода параметров этого движения.

Первое поле в этой форме – «Оборот». Он может быть дебетовым, когда деньги приходят, и кредитовым, когда деньги расходуются. Выбор оборота осуществляется нажатием клавиши «пробел». В нашем случае оборот дебетовый. При дебетовом обороте банк прикладывает к выписке копию документа, на основании которого поступили деньги. В нашем случае – это копия платежного поручения покупателя. В полях «Дата операции» указывается дата совершения операции в банке, а в трех полях «Документ» вид, номер и дата документа, на основании которого был сделан платеж. В нашем случае нужно указать «п/п», дату, меньшую или равную дате совершения операции, придумать номер платежного поручения покупателя.