На этом операции, связанные с куплей и продажей мебельного гарнитура, закончены. В результате их выполнения на расчетном счете нашего предприятия имеется 69 тыс. руб., из которых 9 тыс. предстоит заплатить в качестве НДС. Посмотрим теперь, какую сумму мы можем использовать на выплату зарплаты в процессе реализации пятого события нашей модели хозяйственной деятельности.
9.5. Начисление и выплата зарплаты.
Уставный капитал лучше для использовать для закупки товарных запасов или основных средств, т.к. при их оплате за счет уставного капитала не придется платить налог на прибыль. В то же время, иметь большую прибыль невыгодно, т.к. этот налог поглотит значительную ее часть. Скорее всего, если есть возможность и дальше получать товар от поставщика без предоплаты, директор предприятия решит оставить на расчетном счете только небольшую часть оставшейся в результате торговой операции выручки. Рассчитаем максимальную сумму, которую смогут получить наши сотрудники из тех 59 тыс. руб., которые предприятие заработало в результате описанной торговой операции, принимая во внимание, что из этой суммы придется заплатить НДС (разделить ее на 1.18), соцналог и взносы по травматизму (результат разделить на 1.262) и подоходный налог (результат умножить на 0.87).
59000/1.18/1.262*0.87=59000*0.584=34469
Из этого соотношения видно, что реально сотрудники могут получить не более 58.4% от заработанных денег, те налоги на зарплату составляют 41.6%, а никак не 13%. Это следствие уже упоминавшегося лукавства в порядке начисления соцналога. А фонд зарплаты в нашей фирме не может быть более, чем 59000*0.67, т.е. 39620 руб.
Предположим, что исходя из этих соображений, директор решил начислить зарплату в сумме 37 тыс. руб, 20 тыс. себе и 17 тыс. главному бухгалтеру. В нашем случае зарплата не зависит от реально отработанного времени. Тем не менее, табель учета рабочего времени вести необходимо. Он понадобится для формирования данных по подоходному налогу и персонифицированному пенсионному учету. Будем считать, что оба сотрудника предприятия являются совместителями. Так обычно и бывает, когда люди начинают новый малый бизнес. Тогда сотрудники не имеют права ни на льготы по подоходному налогу, ни на оплату больничного листа. Хотя взносы в ФСС платить обязаны.
До начала работы с программой мы уже сделали некоторую настройку модуля «Учет зарплаты». Она не включала в себя открытие очередного периода расчета. Если он, все-таки, был открыт, рекомендуется вернуться в состояние до открытия периода, используя пункты меню «Настройка» - «Управление периодами» - «Очистка данных за период». В этом состоянии удобнее производить корректировку кадровой информации, уже в соответствии с конкретной системой начисления зарплаты. Как уже было отмечено, карточка персонального учета содержит достаточно много разделов, выбор которых осуществляется из меню, которое появляется при нажатии клавиши F10. Для нас имеет смысл занести информацию в разделы «Постоянные начисления» и «Постоянные удержания», т.к. они автоматически попадают в лицевые счета при открытии периода. Эту информацию можно занести двумя способами. Отдельно в каждую карточку, и сразу в группу карточек. Во втором случае следует в реестре карточек персонального учета нажать комбинацию клавиш Alt-F10, и в появившемся меню выбрать «Ввод постоянных начислений всем» или «Ввод постоянных удержаний всем». Тем или иным способом следует добавить в каждую карточку простейшее начисление по окладу ЗР1, и по два удержания, ПОД, ЕСН, соответственно, для подоходного и социального налога. При вводе начислений и удержаний могут заполняться дополнительные поля, но чаще всего их оставляют пустыми. В разделе «Основные сведения» следует проверить, что заполнены поля «Оклад», Способ выплаты («Касса»), а дата приема на работу раньше текущего месяца. Поля «Тариф», «Разрядная сетка, «Разряд» используются в более сложных системах оплаты труда и нами оставляются незаполненными. В качестве счета затрат, на которые будет относиться зарплата и социальный налог, поставим 44, в качестве налогового счета – Н902-243 «Расходы по оплате труда, относящиеся к косвенным (прочие)». В последнее время все более заметна тенденция относить к косвенным все расходы, учитываемые на счете 44. Следует проверить также, что в разделе «Дополнительные сведения» указан год рождения. Иначе накопительной части взносов в пенсионный фонд не будет, и все 14% от зарплаты составят страховую часть.
Теперь можно открыть расчетный период («Настройка» - «Управление периодами» - «Открытие нового периода»). После открытия расчетного периода станут доступными лицевые счета в п. «Работа с картотекой» - «Лицевые счета сотрудников». В каждый лицевой счет будет автоматически занесено одно начисление, ЗР1, и два удержания, ПОД и ЕСН. В реальных предприятиях прямая работа с лицевыми счетами представляет собой скорее исключение, чем правило. В нашем случае, когда независимо от оклада, проставленного в персональной карточке, каждый месяц определяется конкретная сумма зарплаты, эту сумму можно проставить прямо в лицевых счетах. Система БЭСТ вообще имеет характерную особенность в модуле «Зарплата». Любая рассчитанная программой сумма может быть исправлена бухгалтером вручную. Практика внедрения автоматизированных систем убедила автора, что это – очень полезное качество. Чтобы внести такое исправление, достаточно нажать комбинацию клавиш Alt-S, и исправить итоговую сумму начисления или удержания. Только в дальнейшем при расчете лицевых счетов следует выбирать вариант «С учетом исправлений». Расчет можно сделать прямо в лицевом счете по клавишеF10, в реестре лицевых счетов, но чаще всего он делается автоматически при формировании и расчете платежной ведомости. В нашем случае следует вручную указать сумму начисленной зарплаты директору в 20000 руб. и бухгалтеру 17000руб. Переход между лицевыми счетами можно осуществлять клавишей Page Down.
Табель учета рабочего времени при открытии периода заполняется значениями, соответствующими полной отработке сотрудниками рабочего времени, соответствующего их графику работы. Если отклонений от этих значений нет, табель можно вообще не открывать, если есть – откорректировать его в п. «Обработка документов» - «Табель рабочего времени». Можно прейти в табель и непосредственно из лицевого счета.
Следующий этап работы – подготовка платежной ведомости. Реестр платежных ведомостей открывается в п. «Платежные ведомости» - «Ведомости зарплаты», и обновляется каждый месяц. После создания (F4) новой ведомости на экране появляется форма ввода, состоящая из двух частей, верхней, заголовочной, и нижней, где будет располагаться список сотрудников и суммы к выдаче. В заголовочной части номер ведомости предлагается следующим по порядку, но его можно изменить. Поля «Наименование», «Составитель», «Примечание» могут содержать произвольный текст. Поле «Подразделение» можно оставить незаполненным, тогда в ведомость можно включить всех сотрудников предприятия. Особое внимание следует обратить на поле «Дата». Изменить его значение можно только до тех пор, пока ведомость не рассчитана. На взгляд автора, это не очень хорошо, потому что далеко не всегда при подготовке ведомости окончательно решено, какого числа будут получены деньги в банке и выдана зарплата. Не очень хорошо и то обстоятельство, что ведомость на зарплату можно распечатать только до ее передачи в кассу. Поля «Период» и «Статус» заполняются автоматически.
По окончании заполнения полей заголовка ведомости, или при нажатии клавиши Tab происходит переход в нижнее окно. Здесь при нажатии на клавишу F4 появляется список сотрудников. Сотрудники помечаются по одному нажатием клавиши Insert, или все сразу клавишей «+», и нажатием Tab переносятся в ведомость. Каждый сотрудник может фигурировать только в одной ведомости окончательной выплаты зарплаты, поэтому, если он уже включен в другую ведомость, в списке его не будет. Находясь в нижнем окне ведомости, ее можно рассчитать (F10). При этом появится запрос на пересчет лицевых счетов сотрудников, включенных в ведомость. Чаще всего, именно в этот момент лицевые счета и рассчитываются. Для печати ведомости нажимается F9, и производится выбор способа печати с помощью одной из наиболее распространенных программ, например, Excel или Word. При этом клавишами «+» и «-» можно увеличивать или уменьшать размеры шрифта, а клавишей «пробел» выбирать между портретной и альбомной формами печати.
Ведомость на зарплату может иметь три статуса, «черновик», «рассчитано» и «в кассе». При создании она получает первый статус, после расчета – второй. Для отражения выплаты по ведомости наличных денег она передается нажатием F5 в модуль «Касса. Подотчетные лица». Поскольку в этом модуле распечатать ведомость будет невозможно, обычно передача в кассу осуществляется в последний момент, когда уже получены наличные на зарплату.
Следующий этап работы бухгалтера по зарплате – подготовка расчетной ведомости. В системе БЭСТ-4+ этот этап совмещен с формированием первой группы проводок, соответствующих начислениям, составляющим зарплату, и удержаниям из нее. Эти проводки делаются в дебет и в кредит счета 70. Для подготовки расчетной ведомости следует выбрать п. «Выходные формы» - «Расчетная ведомость» и задать в специальном окне параметры формирования этой ведомости. В поле «Интересующий период» можно указать не только текущий месяц, но и любой предшествующий, данные о котором хранятся в архиве. Но проводки можно сформировать только если там указан текущий месяц. В поле «Способ формирования» можно выбрать два значения «По предприятию», или «По подразделениям». В первом случае будет сформирована одна расчетная ведомость, во втором – столько, сколько подразделений указано в справочнике. В поле «Формировать проводки» в нашем примере следует выбрать «да». Наконец, в последнем поле «Способ объединения» можно выбрать одно из трех значений. «По группам начислений/удержаний», «По кодам начислений/удержаний», «По синтетическим счетам». Первое значение практически никогда не используется. Наиболее часто расчетная ведомость готовится в форме, когда колонками ведомости являются отдельные начисления и удержания. Но и значение «По синтетическим счетам» позволяет получить крайне полезную форму расчетной ведомости в которой указаны счета затрат для составляющих зарплаты по каждому человеку. Если же для какого-либо сотрудника не указан счет затрат, соответствующая сумма сразу будет выделена в отдельную колонку без указания счета.