Таким образом, первая причина, по которой актив бухгалтерского баланса может не сойтись с пассивом – это наличие на активных счетах кредитового сальдо, а на пассивных – дебетового. Конечно, кредитовое сальдо на счетах кассы или расчетного счета приходится встречать только в студенческой аудитории. Но кредитовое сальдо на счетах складского учета встречать приходилось. И на счете 19 бывает…
Далее, кроме активных, пассивных, и активно-пассивных счетов, имеются и счета, которые не входят ни в актив, ни в пассив бухгалтерского баланса. Общепринятого названия у них, кажется, нет, но достаточно распространенным является название «результирующие счета». Естественно, что если на этих счетах есть ненулевое сальдо, которое образовалось в результате проводок с участием счетов, не являющихся результирующими, вклад этих проводок в активе баланса будет отражен, а в пассиве – нет. Или наоборот.
Поэтому второй причиной несовпадения актива и пассива является наличие ненулевого сальдо на результирующих счетах. Основные результирующие счета – 90 и 91. Поэтому на занятиях со студентами мы обычно всегда меняем дату проводки, закрывающей счет 90, чтобы сальдо на конец периода стало ненулевым, и убеждаемся, что актив с пассивом разошлись именно на величину этого сальдо
Третья причина расхождения – нарушение принципа двойной записи. В современных системах автоматизации бухгалтерского учета возможность такого нарушения блокируется практически всегда. Тем не менее, в оборотно-сальдовом балансе это легко проверить. Должны быть равны итоговые суммы дебетового и кредитового оборота по всем счетам, и естественно, итоги дебетовых и кредитовых сальдо на начало периода.
Четвертая причина специфична для автоматизированных систем, и состоит в некорректности настройки алгоритма формирования бухгалтерского баланса. Например, если при настройке плана счетов завели новый активный счет, а добавить его дебетовое сальдо в какую-либо строчку баланса забыли, актив будет на величину этого сальдо меньше пассива. Пожалуй, это возможно и при ручном учете. Диагностируется эта причина также с помощью оборотно-сальдового баланса.
Можно, для полноты картины, выделить и пятую причину, по которым актив может не совпасть с пассивом. Это арифметические ошибки в подсчете оборотов по счетам и сальдо. В автоматизированных системах практически не встречается.
Очень полезно бывает сравнить с оборотно-сальдовым балансом сводные данные по налоговому учету. Для этих целей можно использовать, например, синтетическую справку по счетам Н901 и Н902.
9.7. Подготовка отчетной документации.
Перейдем к последнему событию модели хозяйственной деятельности – подготовке внешней отчетности, п. «Внешняя отчетность» - «Расчет и вывод документов». Первый документ в появившемся на экране списке – бухгалтерский баланс.
Прежде, чем приступить к его формированию, хорошо бы представить себе, что мы ожидаем увидеть. В активе баланса перечисляется все, что предприятие имеет – основные средства, денежные средства, материальные ценности и т.д. В пассиве – источники этих сумм. В нашем случае на конец периода мы не имеем ничего, кроме денег на расчетном счете. Поэтому в активе должна присутствовать только одна ненулевая строка (260). У денег на расчетном счете три источника. Это уставный капитал, прибыль и долг перед бюджетом (на момент формирования баланса НДС и налог на прибыль еще не уплачены). Поэтому в пассиве должны присутствовать три ненулевые суммы, в строках 410, 470 и 624. Все эти суммы легко найти в оборотно-сальдовом балансе.
При формировании баланса задается дата начала и конца отчетного периода, в процессе формирования выдается контрольное сообщение о суммах актива и пассива. Баланс выводится для предварительного просмотра перед печатью в тысячах рублей. Кнопкой с изображением принтера баланс можно отправить на печать, кнопкой с изображением пачки дискет – сохранить в архиве.
При подготовке внешней отчетности главному бухгалтеру крайне важно понимать, как формируется та или иная сумма в отчетном документе. Хотя бы потому, что объяснение «у меня программа так считает» вряд ли удовлетворит налоговую инспекцию. В системах БЭСТ существует четкий алгоритм получения этой информации, и корректировки, в случае необходимости, формул вычисления сумм в отчетных документах. Такая работа делается с помощью пунктов меню «Внешняя отчетность» - «Генерация документов».
После выбора этих пунктов на экране разворачивается уже знакомый список отчетных документов. Их достаточно много; далеко не все из них понадобятся бухгалтеру малого предприятия. Бланки документов хранятся в файлах уже упоминавшейся программы Fast Report, встроенной в системы БЭСТ. Эти файлы имеют расширение .frf, и указываются в поле «Win-шаблон». В принципе, эти же файлы могут содержать и алгоритмы обработки данных. Но, во всяком случае, пока, разработчик выдерживает четкий порядок. Вся обработка данных бухгалтерского характера вынесена из Fast Report, и ведется на специальном языке, ориентированном преимущественно на бухгалтера. Чтобы получить доступ к текстам алгоритмов формирования внешней отчетности, в режиме «Генерация документов» следует выбрать нужный отчет, нажать клавишу F10, на экране появятся два окна, верхнее и нижнее. Переход между ними осуществляется клавишей Tab. Следует перейти в нижнее окно и расширить его на весь экран нажатием клавиши F3.
Не выходя из режима просмотра или корректировки алгоритма, можно сделать пробный расчет нажатием клавиши F10. На экране появится бланк баланса, разбитый на отдельные страницы-закладки, в котором вместо конкретных сумм в предназначенных для них полях стоят обозначения переменных, которые формируются в алгоритме. Это окно дизайнера отчетов Fast Report. С помощью пунктов меню «Файл» - «Предварительный просмотр» можно получить обычную форму отчетного документа, с конкретными суммами.
Предположим, что мы хотим выяснить, как формируется сумма в строке 624 пассива. Вернемся нажатием клавиши Esc в окно дизайнера отчетов. Найдем строку 624, и посмотрим, ссылка на какую переменную присутствует в интересующем нас поле. Переменная имеет обозначение Б624 (соответствие номеров переменных и номеров строк выдерживается во всех отчетных документах). Закроем окно Fast Report и найдем в тексте алгоритма формулу для вычисления переменной.
Б624 = КТС(«68*»)/Т
Здесь КТС – кредитовое сальдо на конец периода, «68*» обозначает сумму по всем субсчетам счета 68. Практика показывает, что любой бухгалтер при первом взгляде на такого рода формулы интуитивно понимает, как формируется та или иная сумма в отчетном документе. Если теперь найти в начале алгоритма формулу Т=1000, сразу можно понять, что это значение присваивается переменной с целью получения баланса в тысячах рублей.
Часто, особенно в малых предприятиях, отчетность в тысячах рублей недостаточно информативна, и бухгалтеры предпочитают распечатывать и хранить для внутреннего использования еще и отчетность в рублях. В данном случае достаточно заменить формулу Т=1000 на Т=1, и нажать клавишу F10, а затем выбрать «Файл» - «Предварительный просмотр». Будет сформирован баланс в рублях, который можно распечатать.
Рекомендуется также провести следующий эксперимент. Удалить (или изменить дату на следующий год) проводку, которой закрывается счет 90. Сформировать сначала оборотно-сальдовый, а затем бухгалтерский баланс в рублях. Убедиться, что актив бухгалтерского баланса не сойдется с пассивом именно на сумму кредитового сальдо на счете 90.
Когда бухгалтер корректирует план счетов или отчетную документацию, во всех системах автоматизации учета возникает непростая проблема. Отчетная документация, благодаря «творчеству» российских чиновников меняется быстро и непредсказуемо. Все разработчики систем автоматизации стараются максимально быстро прореагировать на эти изменения, что бывает весьма непросто, особенно, когда изменения малограмотные. По этой причине, достаточно часто в программы вносятся изменения. Либо меняется версия программы, либо на программу устанавливается очередной пакет исправлений. Для систем БЭСТ эти пакеты выходят обычно один – два раза в месяц, их можно скачать с сайта разработчика. Правда, подписка на обновления небесплатна, и перед установкой проверяется ее наличие. Сами пакеты устанавливаются при минимальном участии пользователя. Практически в каждом пакете исправлений меняются формы нескольких документов внешней отчетности.
Чтобы как-то отделить те отчетные документы, которые сделаны разработчиком от документов, настроенных пользователем, были введены понятия «системных» и «пользовательских» документов. Конечно, понятие «системный» в прикладной программе несколько режет слух, но в последнее время речевая и терминологическая небрежность все шире распространяется среди программистов, и разумнее всего просто стараться не обращать на нее внимания. Хотя, возможно, эта тенденция приведет со временем к «изоляции» программиста от общения с пользователем, когда все это общение возьмут в свои руки профессиональные филологи и психологи.
Системные документы и алгоритмы их формирования поставляются разработчиком. При каждом обновлении отчетного документа старая системная форма теряется. Правда, в некоторых случаях, когда старая форма должна использоваться при подготовке за предыдущий, а новая – за следующий период, возможно одновременное присутствие обеих форм. Пользовательские документы не затрагиваются пакетом обновления. Они могут быть получены из системных копированием с последующей корректировкой. Файл с расширением .frf, который соответствует откорректированной форме, следует сохранить с новым именем, которое начинается на букву U. Это сигнал очередному пакету исправлений не трогать Вашу форму. Таким образом, ответственность за правильную работу пользовательских форм пользователь берет на себя.