Все эти программы строились по разным, зачастую противоположным принципам. В ряде программ изобреталась собственная терминология и принципы учета. Сейчас уже вряд ли имеет смысл перечислять конкретные программы, но вспомнить о принципах их построения было бы поучительно.
Прежде всего, все без исключения программы имели единый реестр проводок, называемый книгой учета хозяйственных операций. При ручном ведении учета такая книга предусмотрена только для малых предприятий. В средних и крупных эта книга делится на несколько частей – журналов-ордеров. В компьютерных системах единая книга существует всегда, а журналы-ордеры распечатываются как отдельные ее части.
Все появившиеся в 90-е годы системы автоматизации бухгалтерского учета можно разделить на классы по нескольким основополагающим принципам.
1. Системы с программной и параметрической настройкой.
В первых текст программ является частично открытым. Причем открытая часть текста пишется либо на специальном языке, разработанном авторами программы, либо на одном из известных языков программирования. Обычно это приводит к необходимости регулярно в процессе эксплуатации программы привлекать специально обученного программиста. В ряде случаев существуют определенные проблемы с качеством описания используемого языка, и с соответствием реального поведения его конструкций этому описанию.
При использовании программ с частично открытым текстом изначально предполагается, что окончательный вариант будет подготовлен неопределенным кругом лиц. По этой причине у такой программы никогда не будет единого автора, или авторского коллектива. Конечно, в условиях, когда нынешнее законодательство о программных продуктах обеспечивает практически полную безответственность разработчика за нештатное функционирование программы, отсутствие ответственного за то, чтобы программа работала, не очень-то заметно. Тем не менее, если программа сделана одной фирмой от начала до конца, можно надеяться на определенные гарантии ее функционирования хотя бы по той причине, что фирма-разработчик заинтересована в создании определенной репутации среди покупателей своей продукции.
Поскольку частичная открытость текста программы стирает грань между незначительным изменением существующей и написанием совершенно новой программы, это порождает еще одну проблему. Как отразятся изменения в одной части программы на работе других ее частей, сказать можно только тогда, когда программа идеально структурирована, т.е. каждая функция реализована в строго определенной процедуре. В реальных программах этого нет, поэтому, когда в программу вносит изменения программист, не являющийся ее автором, он может этими изменениями «зацепить» что-то, что он совсем не хотел менять. Как в известной пословице про слона и посудную лавку. И дело даже не в том, что программист неквалифицированный, просто чаще всего разобраться в чужой программе бывает труднее, чем написать свою. Так что у программ «с открытым кодом» есть и всегда будут проблемы с надежностью работы.
В программах с параметрической настройкой текст программы закрыт для изменений. Настройка ее на особенности работы конкретного предприятия осуществляется изменением определенного числа параметров. Например, с их помощью могут задаваться формулы расчета проводок или складских цен. Обычно разработчик производит предварительное тестирование параметрически настраиваемой программы, на предмет того, что любое изменение параметров не приведет к ее нештатной работе.
В настоящее время считается, что наиболее типичными представителями программ с параметрической настройкой являются программы серии БЭСТ. К противоположному классу относят 2-3 тыс. программ, объединенных товарным знаком «1С».
В то же время, непроходимой границы между этими классами нет. Во многих программах с параметрической настройкой присутствует язык программирования, на котором решаются наиболее сложные задачи. С другой стороны, в продуктах, полученных путем программной настройки, часто имеются элементы настройки параметрической, обычно типа флажков «да»-«нет».
2. Системы, построенные «от проводки» и «от документа».
Первые системы для автоматизации бухгалтерского учета строились, в основном, для обработки большого количества проводок, занесенных вручную. В то же время, проводка, как правило, является результатом оформления какого-либо первичного документа. Более того, существует точка зрения, что проводка всегда должна порождаться документом. Например, в системе ИС-ПРО, проводки, заносимые в других системах вручную, заносятся в результате оформления специального документа – бухгалтерской справки.
Поэтому, в первых системах автоматизации учета, чаще всего первичной операцией являлось формирование проводки, а вслед за ней можно было распечатать первичный документ. Наиболее последовательно этот принцип был реализован в системе АБАКУС. К этому же классу относились первые варианты системы «1С». Другие системы, например БЭМБИ или БЭСТ, с самого начала строились «от документа». Т.е. сначала формировался первичный документ, а по результатам его обработки – одна или несколько проводок.
В настоящее время принцип построения учетных систем «от документа», как будто, стал общепризнанным. Тем не менее, традиции построения систем «от проводки» продолжают оказывать определенное влияние. Проявляется оно обычно в том, что по результатам обработки документа чаще всего формируется только одна проводка. И заметна тенденция для формирования каждой проводки придумать специальный первичный документ, даже если он не предусмотрен в практике ведения российского бизнеса.
3. Различные принципы построения объектов аналитического учета.
Вопрос о принципах реализации в автоматизированных системах объектов аналитического учета весьма не прост. На взгляд автора, он совершенно недостаточно исследован и в классической теории бухгалтерского учета. Определенная попытка систематизировать эти принципы была предпринята в работе [2], но, думается, эти исследования далеки от своего завершения. В отношении объектов аналитического учета в различных компьютерных системах особенно велик терминологический разнобой. Для их обозначения применяются термины: «аналитика», «аналитические счета», «аналитические карточки», «аналитические измерения», «субконто», «многоуровневая аналитика» и т.д.
Пожалуй, концепция построения объектов аналитического учета является одной из наиболее важных характеристик, определяющих бухгалтерскую идеологию конкретной компьютерной системы. Обсуждение ее явно выходит за рамки этой книги, где поставлена задача собрать только те элементы бухгалтерской работы, без которых не сможет обойтись ни один главный бухгалтер ни одного конкретного предприятия.
Тем не менее, интуитивно ясно, что в бухгалтерском учете, как в широком, так и в узком смысле слова, необходима некая дифференциация. Необходимо деление счета 60 по фирмам-поставщикам, счета 62 – по покупателям, счета 71 – по подотчетным лицам, и т.д. А как быть со счетами 41 или 70? Счет 41 следует делить по складам, внутри складов – по группам товаров, внутри группы – по номенклатуре, внутри номенклатуры – по поставленным партиям или производителям? Счет 70 следует делить по сотрудникам, с дополнительным делением по видам начислений и удержаний?
На взгляд автора, в зависимости от ответов на эти вопросы, все программные системы также делятся на два класса. В первом классе все виды учетной дифференциации выносятся в план счетов. Особенно многоуровневую структуру приобретают счета материального учета. В нашем примере счет 41 будет иметь четыре уровня деления. Естественно, что такого рода дифференциация плана счетов, приводит к резкому росту числа проводок, и вообще, довольно значительному «утяжелению» бухгалтерского учета. Для малого предприятия с компьютерным учетом увеличение числа проводок в 100-1000 раз, может быть и не очень существенно само по себе, но, во всяком случае, заставляет серьезно задуматься о методике поиска ошибок в этой системе.
Во втором классе дифференциация плана счетов ограничена. Ряд задач аналитического учета выносятся в специализированные модули, такие как модуль складского учета или модуль учета зарплаты. Количество проводок в результате становится существенно меньше, упрощается учет в специализированных модулях, но появляются специфические дополнительные проблемы. Приходится периодически контролировать соответствие сводной информации в специализированных модулях с оборотами и сальдо по счетам бухгалтерского учета. Например, проверять соответствие сальдо по счету 41 суммарной стоимости всех товаров по карточкам складского учета, а дебетовый и кредитовый обороты – сумме прихода и расхода. Конечно, при правильной настройке формул вычисления сумм проводок и соблюдении учетных технологий, это соответствие обеспечивается автоматически, но помнить о проблемах такого рода все-таки приходится.
Первый подход реализован в большинстве программ с товарным знаком «1С», программах Инфо-Бухгалтер или Инфо-Предприятие. Второй – в системах БЭСТ или ИС-ПРО. Автору ближе второй подход; тем не менее, окончательное решение должна вынести практика эксплуатации автоматизированных систем учета в ближайшие годы.
5.Современное состояние российского рынка компьютерных технологий бухгалтерского учета.
К настоящему времени этот рынок значительно сузился. Настолько, что ряд специалистов не устраивает ни одна из реально присутствующих на нем систем. Возможно, что это обстоятельство приведет к новой фазе развития, когда спектр предлагаемых на рынке технологий снова расширится. Автор надеется, что модель хозяйственной деятельности малого предприятия, приведенная в этой книге, может стать неплохим инструментом, в том числе и для оценки качества вновь появляющихся учетных систем. Естественно, сначала следует оценить лицензионное соглашение, качество документации и встроенной в программу подсказки.