10.1. Архівна копія
Нагромаджені з допомогою "1С:Бухгалтерії-Проф." дані можуть бути випадково пошкоджені на жорсткому диску, розрушені вірусом, загублені через помилки жорсткого диску або помилки користувача і т.д. Щоб забезпечити збереженість даних, програма дозволяє створювати архівні копії. Архівна копія записується на одну, або декілька дискет ( в залежності від кількості інформації і ємності дискет). Архівна копія може використовуватись і для переносу інформації на інший комп'ютер.
Архівна копія містить всю біжучу інформацію бухгалтерії на момент створення копії ( проводки, план рахунків, константи, підсумки і т. д.). Вона не містить файли "1С:Бухгалтерія-Проф." (BMP.EXE, BMP.ISF, BMP.PEL, BMP.PS, BMPHLP.ISF і т. д.), а також файли форм первинних документів і звітів. Файли програми, форм первинних документів і звітів Ви можете зберегти самостійно.
Створення архівної копії. Для створення архівної копії Ваших даних треба виконати слідуючі дії.
1. Підготуйте достатню кількість чистих відформатованих дискет любої ємності.
2. Виберіть з групи "Сервіс" головного меню режим "Архівна копія".
3. У виведеному на екран меню виділіть клавішами - і - пункт "Збереження" і натисніть Enter.
4. У виведеному на екран меню виділіть клавішами - і - пункт, що вказує на дисковод, на якому Ви хочете створювати архівну копію, і натисніть Enter.
5. На екран буде виведений запит з датою архівної копії. Якщо ця дата правильна, зразу натисніть Enter. Якщо ні - виправте дату і натисніть Enter.
6. По запитах програми вставляйте дискети, що використовуються для розміщення на них архівної копії, у вказаний Вами дисковод.
Зауваження.
1. При спробі зберегти архівну копію на дискеті, що вже містить архівну копію з тою ж самою датою, на екрані виводиться попередження.
2. Якщо під час створення архівної копії появилось повідомлення про установку слідуючого диску, а Ви відмовились від продовження архівації, натиснувши Esc, створена архівна копія не буде придатна для встановлення даних.
Рекомендації.
1. Архівну копію рекомендується створювати щоденно ( якщо Ви працювали в цей день з програмою) або після вводу даних у великих об’ємах. Крім того, архівну копію бажано робити і перед реформацією балансу.
2. Є зміст зберігати два варіанти архівної копії: останній і передостанній. Наприклад, сьогодні Ви створюєте копію на дискеті ¹1, завтра - на дискеті ¹2, а післязавтра - знову на дискеті ¹1, і т.д. Це захищає Вас від втрат інформації через неякісні дискети.
3. Дискети рекомендується підписувати: номер дискети, дата створення копії, ім’я програми (1С:Бухгалтерія-Проф.).
Відновлення архівної копії . Якщо файли даних "1С:Бухгалтерії-Проф.) виявились на жорсткому диску зіпсовані, Ви можете відновити їх з допомогою режиму "Відновлення" пункта меню "Архівна копія". Для цього треба виконати слідуючі дії.
1. Знайдіть дискети, на яких була збережена потрібна Вам архівна копія.
2. Виберіть із групи "Сервіс" головного меню режим "Архівна копія".
3. У виведеному на екран меню виділіть клавішами - і - пункт "Відновлення" і натисніть Enter.
4. У виведеному на екран меню виділіть клавішами - і - пункт, що вказує на дисковод, з якого Ви хочете зчитувати архівну копію, і натисніть Enter.
5. По запитах програми вставляйте дискети, що містять файли архівної копії, у вказанний Вами дисковод. При установці дискет в неправильному порядку програма виведе відповідні повідомлення.
УВАГА! При відновленні даних із архівної копії вся текуча бухгалтерська інформація пропадає і заміщується інформацією із архіву. Для відновлення архівної інформації без псування робочої виконуйте відновлення в іншій директорії або на інший диск.
10.2. Перенос проводок
Якщо підприємство здійснює велику кількість господарських операцій, то ввід операцій на одному комп’ютері може виявитись неможливим. Але "1С:Бухгалтерія-Проф". дозволяє організувати окремий облік на декількох комп"ютерах (робочих місцях ) з подальшим злиттям данних для підведення підсумків. Як правило, розподіл робіт між робочими місцями здійснюється по розділах бухобліку: на одному робочому місці обробляються банківські документи, на другому - зарплата, та на третьому - облік матеріалів і товарів і т. д.
Організація декількох робочих місць. Для розділу обліку між декількома робочими місцями потрібно:
1. Встановити програму на декількох комп’ютерах або в різних директоріях одного комп’ютера.
2. Для кожного робочого місця в режимі "Установка параметрів" задати номер робочого місця ( ці номери не повинні повторюватись). Рекомендується одне з робочих місць виділити як головне і присвоїти йому номер 0.
3. Для кожного виду операцій потрібно встановити, на якому робочому місці вони повинні вводитись.
4. В кінці кожного періоду ( кварталу, місяця, тижня) для розрахунку підсумків треба виконати перенос проводок на головне робоче місце.
Зауваження.
Всі проводки, що вводяться в журнал операцій, містять номер робочого місця. Цей номер в журналі операцій виводиться справа, при необхідності він може бути змінений.
Вигрузка проводок. Для вигрузки операцій за робочий квартал виберіть в групі "Операції" головного меню пункт "Перенос операцій". На екран буде виведений запит.
Ви можете встановити наступні параметри запиту:
· виділивши клавішами -, - , - і - поле під надписом " Диск, директорія " і, натиснувши Enter ,- задати диск і директорію, в які поміщається вихідний файл;
· виділивши клавішами -, - , - і - поле під надписом "Роб. Місце" і, натиснувши Enter ,- задати номер робочого місця, у проводок, що вигружаються. Якщо це поле порожнє, то вигружаються проводки з номером робочого місця, що вказане в запиті "Параметри";
· встановивши клавішами -, - , - і - курсор справа від напису "Детальні" або "Зведені" і натиснувши Enter, встановити, чи будуть вигружатись всі проводки чи тільки зведені проводки (в останньому випадку інформація по аналітичному обліку переноситись не буде);
· встановивши клавішами -, - , - і - курсор справа від надпису "DBF" або "TXT" і натиснувши Enter, встановити, чи будуть проводки вигружатися в файл типу DBase (.DBF-файл) BMPTRANS.DBF, або ж в текстовий файл BMPTRANS.TXT.
Після цього треба виділити курсором надпис "Вигрузити" і натиснути Enter.
Зауваження .
1. При переносі проводок на інше робоче місце, організоване на тому ж комп"ютері, доцільно в полі "Диск, директорія" вказати директорію цього іншого робочого місця.
2. При переносі переносяться тільки проводки, але не заголовки документів .
3. При переносі зведенних проводок ці проводки формуються за кожний місяць окремо. Перед вигрузкою зведенних проводок необхідно виконати розрахунок підсумків за робочий квартал.
4. Якщо Ви використовуєте перенос зведених проводок, то необхідно слідкувати за тим, щоб при вводі операцій по рахунках з субрахунками субрахунок вказувався в кожній проводці, де зустрічається даний рахунок. В противному випадку при переносі може виникнути дублювання проводок.
5. При переносі детальних проводок треба забезпечити ( адміністративними мірами) тотожність довідників аналітичного обліку, в противному випадку дані аналітичного обліку будуть перенесені неправильно. Якщо підтримувати тотожність довідників аналітичного обліку (номерів субконто і видів субконто) важко, треба використовувати мережеву версію "1С:Бухгалтерії-Проф.", яка дозволяє одночасно вводити дані з декількох робочих місць локальної мережі.
Загрузка проводок. Для загрузки проводок за робочиий квартал з BMPTRANS.DBF або BМPTRANS.TXT, виберіть в групі "Операції" головного меню пункт "Перенос операцій". На екран буде виведений запит. Ви можете встановити слідуючі параметри загрузки проводок:
· виділивши клавішами -, - , - і - поле під надписом "Диск, директорія" і натиснувши Enter, задайте диск і директорію, в якій знаходиться файл з проводками;
· встановивши клавішами -, - , - і - курсор справа від надпису "DBF" або "TXT" і натиснувши Enter, встановити, чи будуть проводки зчитуватись з файлу BMPTRANS.DBF, чи з файлу BМPTRANS.TXT;
· виділивши клавішами -, - , - і - поле під надпиисом "Роб. Місце" і натиснувши Enter - задати номер робочого місця у проводок, що зчитуються. Якщо це поле залишити порожнім, то зчитаються проводки з номером робочого місця, що вказане в першій проводці вихідного файла.
Після цього треба виділити курсором напис "Завантажити" і натиснути Enter. Програма виведе повідомлення:
Знищити існуючі операції - Enter! Не знищувати - Пробіл! Відмова - Esc!
Ви можете натиснути:
· Enter, щоб перед загрузкою проводок були знищені всі проводки в робочому кварталі з номером робоого місця, що вказане в полі "Роб. місце";
· Пробіл, щоб загрузити проводки без будь-якого знищення існуючих проводок;
· Esc, щоб відмовитись від загрузки проводок.
Зауваження.
Перед загрузкою проводок рекомендують створити архівну копію (див. п. 10.1).
Знищення проводок. Для знищення проводок за робочий квартал з данним номером робочого місця виберіть в групі "Операції" головного меню пункт "Перенос операцій". На екран буде виведений запит. Виділивши клавішами -, - , - і - поле під надписом "Роб. Місце" і натиснувши Enter, вкажіть номер робочого місця у проводок, що знищуються. Після цього виділіть курсором напис "Знищити" і натисніть Enter. Програма виведе повідомлення: