Оформление и регистрация нотариальных документов
План
1. Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции
2. Составление и оформление служебных документов
3. Выдача свидетельств о праве на наследство
4. Общие правила удостоверения соглашений
5. Осуществление исполнительных надписей
1. Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции
Вся корреспонденция, адресованная государственной нотариальной конторе, государственному нотариальному архиву или частному нотариусу, принимается лицом, ответственным за делопроизводство, которая раскрывает все конверты, за исключением тех, что имеют надпись "лично", и проверяет наличие документов и приложений к ним.
При отсутствии в конверте документа или приложений к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых присылается отправителю.
О повреждении конверта делается отметка в почтовом реестре и на конверте.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимые для установления адреса отправителя, времени отправления и получение корреспонденции.
Неправильно оформленные (не подписанные, не засвидетельствованы), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращают отправителю или пересылаются за принадлежностью.
Регистрации подлежат все входные, исходные и важнейшие внутренние документы (приказы, протоколы, докладные записки, заявления работников), за исключением документов оперативного характера.
Входные документы регистрируются в день поступления, внутренние и исходные - в день их подписания.
Регистрация документов осуществляется в журналах установленной формы. Учреждения государственного нотариата ведут такие регистрационные журналы:
журнал регистрации входных документов;
журнал регистрации исходящих документов;
журнал регистрации собственных приказов (распоряжений).
Частные нотариусы должны вести журналы регистрации входных и исходящих документов и собственных приказов (распоряжений).
Заявления о принятии наследства, выдачу свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате затрат на счет наследственного имущества, об употреблении мероприятий к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщение о наложении запрета отчуждения недвижимого имущества, сообщение судебных и следственных органов о наложении ареста, если они поступили по почте, регистрируются в журнале входных документов. После этого они подлежат следующей регистрации по правилам, установленными Инструкцией "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины".
На входных документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение N 6).
В штампе указываются дата поступления документа и его индекс, который состоит из порядкового номера за регистрационным журналом и номера дела (наряда) за номенклатурой дел, в которой будет сохраняться документ.
2. Составление и оформление служебных документов
Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается.
Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации.
Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения.
Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке).
К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем документ".
Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5.
Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу.
Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.
При адресации документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.
Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ.
При адресации документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.
Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.93), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится нуль.
Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 1994 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.
В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью.
Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.
Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.
Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: "Приложение: дубликат договора-купли продажи на 2 арк. В 1 прим. " При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса.
На документах, которые выполнены, проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя короткую справку о выполнении (если отсутствующий документ, который свидетельствует о выполнении), а также слова "К делу" и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ.
На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.
Корреспонденция присылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается адресату под расписку в разносной книге.
Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.
3. Выдача свидетельств о праве на наследство
Порядок выдачи свидетельства о праве на наследство регулируется статьями 66-69 Закона Украины "О нотариате", пунктами 108-125 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины. Кроме того, во время выдачи свидетельства о праве на наследство следует руководствоваться нормами наследственного права (статьи 524-564 ЦК Украины).
Свидетельство о праве на наследство может выдавать лишь государственная нотариальная контора. Гражданам Украины, которые постоянно проживают за границей, такое свидетельство может выдавать консульское учреждение или дипломатическое представительство. Частный нотариус и должностные лица исполкома местных советов такого права не имеют. Выдача свидетельства о праве на наследство наследникам, которые своевременно приняли наследство, никаким сроком не ограничивается, и они могут обращаться за его получением когда после истечения шестимесячного срока.
Заявление относительно выдачи свидетельства о праве на наследство должна быть оформленная письменно. Просьба о выдаче свидетельства может быть изложено в заявлении о принятии наследства или в отдельном заявлении. Заявление к нотариальной конторе чаще всего содержит волеизъявление о принятии наследства и просьба выдать свидетельство о праве на наследство. На заявлении подлинность подписи наследника должен удостоверить нотариус. Засвидетельствование не нужно, если наследник лично появится к нотариальной конторе и подаст заявление. В таком случае нотариус устанавливает лицо наследника и проверяет подлинность подписи, о чем делает отметку на заявлении. Если такое заявление поступает в нотариальную контору по почте, а подпись наследника не удостоверена, то она принимается нотариусом, но наследнику предлагается прислать заявление, оформленное как надлежит, или прибыть к нотариальной конторе лично.
Принимая заявление относительно выдачи свидетельства о праве на наследство, нотариус обязан разъяснить наследникам их права и обязанности, порядок оформления всех необходимых документов, а в некоторых случаях вытребовать их самому.
На основании представленного заявления в нотариальной конторе заводится наследственное дело, в котором содержатся все необходимые документы, которые подтверждают наличие юридических фактов на выдачу такого свидетельства, а также другие документы; в конце дела подшивается экземпляр свидетельства о праве на наследство.
Свидетельство о праве на наследство представляет собой отдельный документ, который выдается на имя всех наследников или, по их желанию, каждому отдельно. В последнем случае в каждом свидетельстве отмечается все наследственное имущество, пересчитываются все наследники и определяется доля наследства наследника, которому выдано свидетельство о праве на наследство. Кроме того, каждому наследнику (также по его желанию) могут быть выданы отдельные свидетельства на определенный вид наследства.