Разработка электронного офиса (стр. 1 из 4)

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»

Курсовая работа

по дисциплине «Информационное обеспечение управления»

На тему: «Разработка электронного офиса»

ст. группы ДО-IV-006

Плетнёв А.А.

Руководитель: к.т.н., доц. каф. «ДИОУ»

Т.А Заруцкая

2008 г.


Содержание

Введение

1. Концепция электронного офиса

1.1. Штатное расписание

2. Макет офисного помещения

3. Создание автоматизированных рабочих мест

4. Критерии выбора технических средств

5. Выбор программного обеспечения

6. Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран

Заключение

Список использованной литературы


Введение

В данной расчетно-графической работе будут рассматриваться концепция электронного офиса на примере ООО «Ростов». Также будет создаваться макет офиса с расположением в нем автоматизированных рабочих мест сотрудников

Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Для более эффективной работы агентства будет основательно подобрано и поставлено программное обеспечение, отвечающее последним технологиям и позволяющее более быстро и качественно справляться с работой.

Также будет рассматриваться вопрос о значении международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран.


1. Концепция электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Одним из этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание на автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Проблема обработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задач делопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Таким образом, электронный офис позволяет делать работу сотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информации за наименьшее количество времени.

1.1 Штатное расписание

Приведем пример штатного расписания ООО «Ростов» (рекламное агентство), по которому будет разрабатываться электронный офис и автоматизированные рабочие места сотрудников фирмы. Оно состоит из 19 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 187600 рублей.


Общество с ограниченной ответственностью "Ростов" Форма по ОКУД Код
по ОКПО 301017
наименование организации
Номер документа Дата
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 1 12.02.2008 УТВЕРЖДЕНО
на 12.02.2008 года Приказ от 12 февраля 2008 года № ___25__
Штат в количестве 19 единиц
с месячным фондом заработной платы
187600 рублей
Структурное подразделение Профессия (должность) Количество штатных единиц Оклад (тарифная ставка), руб. Надбавка, руб. Месячный фонд заработной платы, руб. Примечание
Наименование код
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Администрация Директор 1 28000 500 28500
Секретарь руководителя 1 10000 10000
Бухгалтерия Главный бухгалтер 1 15000 500 15500
Отдел рекламы Начальник отдела 1 13000 13000
Менеджер по рекламе 3 9000 27000
Отдел управления персоналом Начальник отдела 1 13000 13000
Менеджер по персоналу 1 10000 600 10600
Рабочие 7 7000 49000
Водитель 3 7000 21000
Итог по листу 19 112000 1600 187600
Итог по документу 19 112000 1600 187600
Генеральный директор Т.К. Лавров
Главный бухгалтер Л.Г.Задорожная

2. Макет офиса

Макет офиса для фирмы ООО «Ростов» создавался с помощью программы ArCon Projekt с помощью различных инструментов.

Офис рекламного агентства «Ростов» занимает 1 этаж в 5 этажном доме. Офис имеет 5 помещений, представленных на рис. 1 и рис. 2:

- кабинет директора;

- кабинет секретаря директора;

- отдел рекламы;

- приемная (холл);

- туалет.

Рис. 1 Вид сверху

Рис. 2 Вид с боку


3. Создание автоматизированных рабочих мест

Автоматизированное рабочее место директора оснащено:

1 - портативный компьютер (ноутбук), он обеспечивает оперативный доступ к необходимым файлам, Интернету и любой информации пользователя, удобен для человека, деятельность которого связана с частыми командировками, встречами вне офиса.

2 - мини-АТС. Современный телефон включает в себя много полезных функций, которые могут существенно облегчить работу любого сотрудника. Это автоматический дозвон по нужному номеру; дозвон до абонента в указанное вами время; перезвон по указанному вами номеру; содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке); встроенный будильник напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону; встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

3 - радиотелефон - удобство его в том, что он беспроводной, т.е. соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу, что позволяет разговаривать по нему и вне кабинета, если вам надо отойти, не прерывая разговор. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны.

4 - коммуникатор, совмещающий в себе функции обычного сотового телефона и ПК, что позволяет создавать, редактировать, сохранять, принимать и отправлять файлы различных текстовых, табличных редакторов и других программ и приложений.[1]

Автоматизированное рабочее место секретаря оснащено:

1 – ПК, состоит из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши колонок (по усмотрению). Деятельность секретаря постоянно связана с документами организации и ему необходим свой персональный компьютер, который позволит составлять и редактировать различные документы; регистрировать их; хранить, принимать и передавать документы по каналам связи; а также производить и другие различные операции с ними;