Системы автоматизации деловых процедур предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Позволяют производить обработку по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков представления отчетов и их форм. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной — путь движения документов исполнитель может определить сам.
Программное обеспечение для рабочих групп разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внешней памяти ЭВМ. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и исходящих документов. Некоторые фирмы предлагают электронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документами предполагает непосредственную работу с ними, контроль исполнения, электронное распространение, распечатку и тиражирование.
СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Наиболее известными в настоящее время системами автоматизации документооборота являются:
- система «Босс-Референт» компании АйТи. Цена — 3750 долларов США;
- система «Дело» компании «Электронные офисные системы», на базе СУБД Microsoft SQL Server. Цена — 1725 долларов США. Эта же система на базе СУБД Огасl имеет цену 3050 долларов США;
- система «Optima-WorkFlow», компании «Оптима». Цена — 3350 долларов США;
- система «Евфрат-Документооборот» компании «Cognitive Technologies Ltd». Цена стандартного комплекта системы, включающего серверное программное обеспечение и клиентское программное обеспечение на 10 рабочих мест составляет около 2000 долларав США.
Функциональные возможности систем
Все названные системы:
- осуществляют регистрацию документов;
- обеспечивают разработку составных документов;
- поддерживают все форматы файлов;
- реализуют функции полнотекстового индекса и полнотекстового реквизитного поиска;
- обладают функциями встроенного сканирования и учета бумажных документов без наличия электронного представления документа;
- обеспечивают контроль исполнения документов;
- поддерживают совместную работу нескольких пользователей с одним документом;
- обеспечивают возможности изменения электронных документов, их маршрутизации, генерации и печати отчетов;
- располагают средствами и возможностями администрирования;
- обеспечивают поддержку Internet/Intranet и интеграцию с внешними приложениями;
- располагают средствами разграничения прав доступа. Однако в разных системах названные функции и возможности реализуются по-разному. Во многих случаях требуется установка за отдельную плату дополнительных модулей.
Для организации работы с документами предназначена программа «Эффект Офис». По мнению специалистов фирмы «Гарант-Интернешнл», разработавших эту систему, введение единого корпоративного стандарта на работу с документами позволит достичь нескольких целей:
- повысить эффективность работы офиса — унифицированный внутренний документооборот организации сократит время на выполнение поставленных задач;
- усилить уровень контроля за работой персонала — руководитель будет информирован, как и какие задачи решают его сотрудники, каковы сроки завершения решения и форма представления результатов решения;
- снизить издержки на обслуживание компьютерного парка и минимизировать затраты на содержание архива.
При внедрении системы вначале строится модель структуры предприятия, включая всех сотрудников, участвующих в документообороте, составляется и вводится список всех возможных типов документов, их параметров и статусов. Далее вводятся сами документы и обозначаются все возможные их связи с конкретными сотрудниками предприятия, проходя через которых документы могут менять статусы и сроки. В результате все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Система позволяет работать с широким кругом приложений. Встроенный сервер «Эффект Почта» максимально упрощает процесс отправки/приема электронной почты.
Другие системы для работы с документами. Система Microsoft Office for Windows включает в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и технику для презентаций Power Point и многое другое. Программные средства Microsoft Office обеспечивают весь комплекс работ по обработке информации, созданию, редактированию и хранению документов.
Интегрированная система Team Office — это полная офисная открытая информационная система, поддерживающая работу со многими текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных. Система имеет программы, организующие свою библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур, маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.
Названные программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, предназначенного для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей. В таких системах компьютер превращается в мощное средство управления электронными документами и коммуникационное средство, он может быть подключен к абонентской телефонной сети, получать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью.
Системы передачи и управления электронными документами. Системы передачи недокументированной информации:
- телефонная связь — это самый распространенный вид оперативной административно-управленческой связи.
Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия;
- внутриучрежденческие телефонные системы;
- радиотелефонная связь;
- видеотелефонная связь;
- радиопоисковая связь предназначена для оперативного поиска и передачи информации сотрудникам — абонентам этой связи;
- пейджинговая связь.
Системы передачи документированной информации:
- телеграфная связь предназначена для передачи на расстояние по электрическим проводным каналам связи алфавитно-цифровой информации, как правило, коротких текстовых документированных сообщений;
- дейтефонная связь использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемами, так и специальная аппаратура;
- факсимильная связь обеспечивает передачу на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков и т.п. Факсимильные сервис-системы формируются путем подключения факсимильного аппарата к имеющимся системам факс-сервиса.