Microsoft Office в упражнениях Microsoft Access (стр. 1 из 9)
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Мичуринский государственный аграрный университет
Кафедра информатики
Мичуринск – наукоград РФ, 2008
Методическое пособие разработано преподавателем кафедры информатики Л.В. Желтиковой, Э.Н. Аникьевой на основании требований государственного стандарта высших учебных заведений.
Под общей редакцией доктора физико-математических наук, профессора А.А. Аникьева
Пособие предназначено для студентов: 060800-Экономика и организация в АПК, 060500-Бухгалтерский учет, анализ и аудит, 060400Финансы и кредит, студентов гуманитарного факультета, а так же может использоваться для самостоятельной работы студентов очного и заочного обучения.
Содержание
Введение……………………………………………………….............................. 3
Тема 1. Основные понятия……………………………………............................ 3
Тема 2. Создание таблиц………………..................................................................... 5
Тема 3. Проектирование многотабличных баз данных.................................... 12
Тема 4. Элемент управления типа «Поле со списком»............................. 14
Тема 6. Связи между таблицами ………………………….............................. 20
Тема 7. Форматирование форм ……………..……………….......................... 24
Тема 8. Выбор данных из таблиц с помощью запросов........................... 25
Тема 12. Оформление меню для работы с базой.......................................... 34
Варианты для самостоятельной работы в СУБД MS Access…..................... 35
©Издательство Мичуринского государственного аграрного университета, 2008
Введение
В настоящее время Microsoft Access уверено занимает лидирующее положение среди СУБД для настольных систем, функционирующих под управлением операционной системы Windows.
Предлагаемое методическое пособие позволит познакомиться с основными возможностями, предоставленными программой Access и эффективно применять полученные базовые знания на практике.
Microsoft Access – это программное обеспечение, которое относится к категории систем управления базами данных (СУБД) и является одним из продуктов пакета Microsoft Office. Основная функция Access, как и любой СУБД, - это работа со структурированной в виде таблиц информацией. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные, необходимые для принятия важных бизнес – решений.
Тема 1. Основные понятия
Применительно к приложению Microsoft Access база данных – это совокупность таких объектов, как таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Формы. Используются для работы с индивидуальными записями из таблиц баз данных. С их помощью можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Запросы. Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления или удаления записей из одной или нескольких таблиц.
Отчеты. Позволяют вывести отформатированные данные и результаты итоговых расчетов на печать в наиболее презентабельном виде, в том числе в виде графиков и диаграмм.
Страницы доступа к данным. HTML – страницы, выполняющие роль «интерфейса» к данным, которые хранятся в базах данных Microsoft Access. Обращаясь к таким страницам через Internet, можно просматривать и вводить информацию в таблицы, так же генерировать отчеты.
Программу Microsoft Access можно запустить с помощью меню Пуск – Программы - Microsoft Access.
Программа Microsoft Access запущена и можно познакомиться с главным окном приложения.
Окно программы включает в себя следующие элементы:
1. Строка заголовка.
2. Строка меню.
3. Панели инструментов.
4. Окно базы данных – отображается на экране при открытии базы данных и позволяет координировать и выполнять все действия с объектами базы данных.
5. Строка состояния.
Окно базы данных разделено на области:
- В левой части расположена панель Объекты, куда включены кнопки объектов базы данных: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей.
- Панель инструментов. Назначение первых четырех кнопок этой
панели:
Открыть – открывает для просмотра выбранный объект;
Конструктор – позволяет изменить выбранный объект в режиме конструктора;
Создать – создает новый объект выбранного типа; Кнопка · - удаляет текущий объект.
Тема 2. Создание таблиц
Создание таблиц с помощью мастера
Первым шагом при создании любой таблицы является открытие базы данных. Далее выполним следующее:
- откройте объект Таблицы в окне базы данных, выберите ярлык Создание таблицы с помощью мастера;
- в окне мастера выберите одну из категорий таблиц: Деловые или Личные;
- из данного списка выберите образец таблицы, перенесите с помощью клавиши «>» необходимые Вам поля в список Поля новой таблицы - Далее;
- задайте имя новой таблицы, выберите способ определения ключа Автоматическое определение ключа - Далее;
- после новая таблица появится в окне программы, она готова для заполнения.
Создание таблиц в режиме конструктора
В режиме конструктора предоставляется возможность самим выбрать список полей для таблицы, выбрать тип данных, свойства и описание полей.
Для создания таблиц в режиме конструктора выполняются следующие действия:
1. откройте объект Таблицы в окне базы данных, выберите ярлык
Создание таблиц в режиме конструктора;
2. в появившемся окне в первой строке столбца Имя поля введите имя поля для первого поля таблицы, нажмите Enter для перемещения в столбец Тип данных;
3. выберите тип данных для первого поля из раскрывающегося списка;
4. так же можно указать Свойства поля в нижней половине окна;
5. выполните шаги 2-4 требуемое число раз;
6. подтвердите автоматическое создание ключевого поля;
7. закройте окно конструктора, имя новой таблицы появится в окне базы данных. Таблица готова для заполнения.
Упражнение 1
Тема: Создание таблиц Задание 1.
Создать пустую базу данных. Для этого выполнить следующие действия:
1. Запустить программу MS Access.
2. Создать новую базу данных («Файл - Создать – Новую базу данных»).
3. Из раскрывающегося списка Папка - выбрать диск С:\.
4. В поле Имя файла ввести имя базы данных «Группа», нажать кнопку «Создать».
5. Окно базы данных состоит из шести вкладок, выбрать вкладку «Таблица» и нажать кнопку «Создать».
6. В окне «Новая таблица» выбрать пункт «Конструктор».
7. Создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы «Имя поля» и «Тип данных» следующим образом:
| Имя поля | Тип данных |
| Фамилия | Текстовый |
| Имя | Текстовый |
| Отчество | Текстовый |
| Дата рождения | Дата/время |
| Адрес | Текстовый |
| Телефон | Текстовый |
| Группа | Числовой |
8. Завершив ввод структуры таблицы, сохранить ее с именем «Анкета», выполнив команду «Файл – Сохранить». В ответ на вопрос “Создать ключевое поле сейчас” нажмите кнопку Да.
В вашей таблице появится поле с именем «Код». Это поле называется «Первичным ключом» и однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. «Тип данных» у этого поля обозначен как «Счетчик». Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика будет увеличиваться на 1. В результате у каждой записи формируется свой номер, который и является первичным ключом.
Поля обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Например, маска ввода для поля типа «Дата» облегчает ввод дат, позволяет Вам не заботиться о разделителях дня, месяца, года.
Задание 2.
1. Определить свойства полей на вкладке «Общие» следующим образом: