Регламентация договорной работы на предприятии
В целях правового регулирования заключения сделок, качественной подготовки договоров, максимальной степени защиты экономических интересов на многих предприятиях различных форм собственности разрабатываются и утверждаются Правила заключения, учета и контроля исполнения хозяйственноправовых договоров (далее - Правила). Данный локальный нормативный правовой акт регламентирует договорную деятельность предприятия с иными субъектами хозяйствования и призван устанавливать общий порядок заключения, учета и контроля исполнения хозяйственноправовых договоров (контрактов, соглашений к ним, протоколов, дополнительных соглашений), заключаемых предприятием.
От чего отталкиваться?
В соответствии со ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» локальный нормативный правовой акт - это нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций.
Правила в зависимости от специфики деятельности субъекта хозяйствования могут содержать следующие разделы:
·Общие положения;
·Порядок заключения договоров;
·Порядок учета и хранения договоров;
·Контроль за исполнением договоров. Таможенное оформление договоров;
·Прочие положения.
При заключении и исполнении договоров юридические лица руководствуются Гражданским кодексом Республики Беларусь (далее - ГК), актами законодательства и нормативными правовыми актами министерств и ведомств, вышестоящих организаций, а также Правилами и иными локальными нормативными правовыми актами, издаваемыми на предприятии.
Приступая к разработке Правил, необходимо учитывать следующие моменты, имеющие немаловажное значение в договорной деятельности.
Все сделки, совершаемые предприятием, заключаются в письменной форме, как правило, путем составления единого документа, подписанного сторонами. Согласно ч. 2 ст. 404 ГК возможно заключение договора путем обмена письмами, телеграммами или с помощью факсимильной связи. Заключение договора путем обмена факсовыми текстами допускается в целях оперативности с обязательным последующим обменом оригиналами. При мелких покупках через организации розничной торговой сети литературы, сувениров и т.п. договорные отношения сторон могут оформляться путем выписки такой организацией счетафактуры.
Согласно учредительным документам, а также исходя из требований законодательства, от имени юридического лица без специально оформленной доверенности правом подписания договоров обладает руководитель предприятия, который может передать полномочия (часть полномочий) на подписание от имени предприятия договоров своим заместителям, главному инженеру или другим должностным лицам. В таком случае полномочия этих лиц должны быть закреплены в надлежаще оформленной доверенности либо в другой установленной действующим законодательством форме (путем издания распоряжения, приказа и т.п.). При этом надлежаще оформленная доверенность должна быть подписана руководителем, скреплена печатью юридического лица и зарегистрирована в установленном порядке. В случае если в разделе «наименование сторон» указано одно лицо, а договор фактически подписан иным лицом, также обладающим полномочиями на подписание соответствующего договора, то рядом с подписью указываются должность, фамилия и инициалы лица, фактически его подписавшего, и указывается документ, наделивший его полномочиями на подписание данного договора.
Следует учитывать, что…
Оперативное рассмотрение коммерческих предложений, заключение и исполнение договоров, сохранность (неразглашение) сведений, составляющих коммерческую тайну, обеспечивают отделы, подразделения и службы, соответствующие работники предприятия. Отдел исполнитель обязан осуществить комплектацию документов по конкретному договору, в том числе:
·копии договора;
·дополнительных соглашений и других приложений;
·копии документов по поставке (отгрузке) товара;
·копии актов приема;
·копии платежных документов по договору;
·копии актов сверок.
Все материалы по отдельному договору подшиваются отделомисполнителем в хронологическом порядке в скоросшивателе.
Основанием для заключения договоров на предприятии могут являться указания и распоряжения руководства предприятия, утвержденные решения конкурсных (тендерных) комиссий, комиссий по подрядным торгам, а также решения вышестоящих органов. Поступившие материалы о заключении договоров (коммерческие предложения, обращения, заявки и т.п.) с резолюцией руководства предприятия передаются для исполнения соответствующему отделу (отделуисполнителю). Получив документы о заключении договора, начальник соответствующего отдела передает их с указанием (резолюцией) о необходимых действиях и сроках исполнения конкретному работнику, которого назначает ответственным исполнителем. В случае заключения договора путем составления единого документа, подписанного сторонами, на последней его странице ниже подписей представителей сторон указываются фамилия и телефон ответственного исполнителя предприятия по данному договору.
Отдел-исполнитель организует изучение документов заинтересованными отделами и представление ими заключений по существу сделки, готовит проект договора и обеспечивает его согласование, представляет проект договора на подписание руководству, в случае необходимости обеспечивает нотариальное удостоверение договора (копии договора), принимает необходимые меры по организации надлежащего исполнения договора и его своевременному закрытию.
По сделкам, совершаемым юридическим лицом по свободным (договорным) ценам, планово-экономическим отделом, экономистом, иным уполномоченным лицом, подготавливается экономическое обоснование сделки (бизнес-план), которое является коммерческой тайной предприятия.
Согласование проекта договора осуществляется посредством его визирования. Подготовленные проекты договоров визируются в строгом соответствии с порядком, установленным на предприятии. При этом подготовленный проект договора обязательно визируется начальником отдела-исполнителя, главным бухгалтером, начальником планово-экономического отдела и юрисконсультом. Виза производится на последней странице проекта договора ниже подписей представителей сторон по договору (при отсутствии места - на оборотной стороне листа), с указанием фамилии, инициалов лица, завизировавшего проект, и даты визирования. Лист с замечаниями (если таковые имеются) хранится вместе с оригиналом договора. Руководители заинтересованных отделов и иные лица, завизировавшие проект договора, несут персональную ответственность за соответствие условий договора требованиям законодательства, нормативам и условиям, установленным на предприятии, в части, их касающейся.
Отдел-исполнитель в случаях, предусмотренных законодательством, обязан проверить полномочия стороныконтрагента по договору на право его подписания.
Завизированный проект договора (с замечаниями, если таковые имеются) должен быть возвращен отделу-исполнителю в срок, установленный на предприятии, с учетом сложности и важности заключаемой сделки. При наличии обстоятельств, требующих дополнительного изучения, заинтересованный отдел согласовывает срок рассмотрения проекта договора с начальником отдела-исполнителя, а в необходимых случаях - с руководством предприятия.
Содержание договора
В соответствии с ч. 1 ст. 402 ГК договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законодательстве как существенные (обязательные) для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
Исходя из требований п. 4 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 08.07.1996 № 444, в договоре должны быть, как правило, отражены:
·дата и место заключения договора;
·наименование сторон, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор, указание на документы, из которых вытекают их полномочия;
·предмет договора (наименование товара, работ или услуг, его количество, ассортимент, качество и комплектность);
·цена товара (работ, услуг) или порядок ее определения;
·условия и порядок расчетов, валюта платежа, оценки;
·условия транспортировки, порядок и сроки поставки (отгрузки), сдачи и приемки товаров;
·ответственность сторон за неисполнение (ненадлежащее исполнение) принятых на себя обязательств и/или обеспечение исполнения этих обязательств;
·срой действия договора;
·порядок разрешения разногласий и споров, применимое право и суд, рассматривающий спор;
·юридические (почтовые) адреса сторон, платежные реквизиты, УНН (или иной идентификационный номер);
·подписи лиц, уполномоченных на подписание договора, заверенные печатью.
Во исполнение ч. 2 п. 1.1 Указа Президента Республики Беларусь от 07.03.2000 № 117 «О некоторых мерах по упорядочению посреднической деятельности при продаже товаров» в договоре в качестве существенного условия должна указываться цель (цели) приобретения товаров (для собственного производства и (или) потребления, вывоза из Республики Беларусь, оптовой и (или) розничной торговли, переработки на давальческих условиях, поставки для государственных нужд или по установленным Советом Министров Республики Беларусь квотам). В соответствии с ч. 8 п. 1.1 постановления Министерства экономики и Министерства торговли Республики Беларусь от 25.07.2000 № 143/11 «О некоторых вопросах порядка осуществления оптовой торговли» в случае наличия нескольких целей приобретения в договорах следует указывать, какая именно часть (партия) товаров приобретается с той или иной целью.