ЭТО ВАМ НЕ ПРОСТО «ПОСЫЛКА», ТУТ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ…
Хозяйственные операции, осуществляемые организацией, могут быть разными: получение и отгрузка товаров, приобретение и реализация основных средств, перевозка грузов, расчеты с покупателями и заказчиками… Но объединяет их одно: во время их проведения или непосредственно после завершения должен быть составлен первичный учетный документ.
Общие требования
Основные правила использования и заполнения первичных учетных документов регламентируются законодательством. За нарушение порядка их составления, хранения и уничтожения предусмотрена ответственность.
На основании первичных документов информация о хозяйственных операциях отражается в учетных формах (книгах учета). К принимаемому на учет документу предъявляются особые требования, установленные Законом Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321XII«О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакциях от 25.06.2001 № 42З, от 17.05.2004 № 278З, от 29.12.2006 № 188З,от 26.12.2007 № 302З):
если законодательством предусмотрена типовая форма документа (например, товарнотранспортная накладная формы ТТН-1, приходный кассовый ордер формы КО-1 и др.), то он должен полностью ей соответствовать;
если форма документа не установлена законодательством (например, акт на списание материальных ценностей, акт приемасдачи выполненных работ и др.), то она разрабатывается и утверждается самостоятельно, но должна содержать обязательные реквизиты:
Следует добавить, что при работе с первичными учетными документами важно обратить внимание на следующие моменты:
· в документ могут быть включены дополнительные реквизиты, если это необходимо для полного отражения хозяйственной операции;
· перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации;
· документы, отражающие поступление или выплату денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами;
· первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это по какимлибо причинам невозможно, то непосредственно после ее совершения;
· если обнаружено, что в первичном документе допущена ошибка, то она должна быть исправлена: неправильная запись зачеркивается, надписываются верные данные, указывается дата, основание изменения записи, ставится подпись лица, осуществившего поправку;
· в кассовые и банковские документы вносить поправки нельзя;
· если первичный учетный документ составлен на машинном носителе информации, то организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций.
Не просто первичный учетный документ, а бланк строгой отчетности
Бланки строгой отчетности (БСО) отличаются от первичных учетных документов тем, что к ним предъявляются особые требования, установленные Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.02.2002 № 21 (в редакции от 04.11.2005 № 133).
К БСО относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки документов, имеющие идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, и элементы защиты от подделки. Все они делятся согласно постановлению Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 05.04.2002 № 43 «О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках» (в редакции от 24.10.2007 № 96) на 2 вида: бланки, информация о которых не вносится в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках (ЭБД), и бланки, информация о которых подлежит внесению в ЭБД. К последним относятся:
· товарнотранспортная накладная типовой формы ТТН-1;
· товарная накладная на отпуск и оприходование товарноматериальных ценностей типовой формы ТН-2;
· приходный кассовый ордер формы КО-1;
· талон формы 20-ФС;
· счетфактура по налогу на добавленную стоимость формы СФ-1;
· приходный кассовый ордер формы КО-1в;
· квитанция формы KB-1;
· международная товарнотранспортная накладная CMR;
· комплект квитанций формы 0402370004 (квитанция, ордер, уведомление);
· накладная - приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет. Специализированная форма РП-4;
· туристский ваучер и др.
Если БСО зарегистрирован в ЭБД, то каждый субъект хозяйствования для контроля при получении сопроводительного документа имеет право уточнить сведения о каждой товарнотранспортной или товарной накладной через Интернет на сайте http://blank.bisc.by.
В случае если у организации отсутствует доступ к сети Интернет, а проконтролировать легальность оформления грузоотправителем товарнотранспортной или товарной накладной при получении сопроводительного документа на товар необходимо, организация или индивидуальный предприниматель имеет право адресовать письменное обращение в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь или в организацию, уполномоченную реализовывать бланки первичных учетных документов, для получения информации о реализованном номере и серии бланка. Инспекция либо организация, реализующая БСО, при получении письменного обращения обязана представить запрошенную письменную информацию не позднее рабочего дня, следующего за днем обращения.
К документам, информация о которых не подлежит внесению в ЭБД, относятся:
· все типы путевых листов;
· заказы наряды формы ЗН-1;
· чековые книжки;
· квитанции формы ЕВ-1 (частные нотариусы);
· трудовые книжки;
· заказы поручения формы ТР-132 и др.
Отметим, что все первичные документы, в том числе БСО, являются началом учета на предприятии и относиться к ним надо серьезно. Приобретение, хранение, использование и уничтожение таких документов производится по определенным правилам.
В процессе ведения хозяйственной деятельности организации чаще остальных БСО используют товарнотранспортные накладные формы ТТН-1 и товарные накладные формы ТН-2 (накладные). В Республике Беларусь существуют как типовые формы данного вида бланков, так и специализированные (при реализации алкогольных напитков и (или) табачных изделий, медицинских товаров, продукции растениеводства и др.).
Товарно-транспортная накладная формы ТТН-1
Типовые формы бланков товарнотранспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной формы на отпуск и оприходование товарноматериальных ценностей формы ТН-2, а также инструкция по их заполнению утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14.05.2001 № 53 «Об утверждении бланков товарнотранспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарноматериальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению» (в редакции от 28.06.2007 № 107). В этом же документе установлены основные требования, предъявляемые к пользователям данного вида БСО. Чтобы определить, какой вид накладной использовать, необходимо выяснить, какой товар будет приобретен и будет ли при его доставке использован автомобиль. Ни вес товара, ни его количество не являются критерием для выбора формы накладной.
Товарнотранспортная накладная формы ТТН-1, что предполагается уже в самом названии, используется в том случае, когда перемещение товарноматериальных ценностей осуществляется с участием автомобильного транспорта. Грузоотправителям запрещается предъявлять, перевозчикам - принимать к перевозке, а грузополучателям - принимать грузы, не оформленные ТТН-1. Выписывается она грузоотправителем (как правило, до прибытия автомобиля) обычно в четырех экземплярах, которые являются основанием для:
Первый экземпляр сдается водителем (экспедитором) грузополучателю и предназначается для оприходования товарноматериальных ценностей (ТМЦ) у получателя груза. Он должен быть заверен подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя (экспедитора).
Второй остается у грузоотправителя и предназначается для списания у него ТМЦ.
Третий, заверенный подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, а также подписью водителя (экспедитора), сдается перевозчику. Он служит основанием для расчетов. Перевозчик прилагает его к счету за перевозку и высылает плательщику, то есть заказчику автотранспорта.
Четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Этот экземпляр ТТН-1 должен быть заверен подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя и подписью водителя (экспедитора).
Товарная накладная формы ТН-2
Если перемещение товарноматериальных ценностей осуществляется без привлечения автомобильного транспорта, то товарная накладная формы ТН-2, используемая в таком случае, выписывается в минимальном количестве, то есть всего лишь в двух экземплярах.
Первый экземпляр предназначается для оприходования ТМЦ у получателя товара. Он заверяется подписью и печатью (штампом) отправителя и подписью доверенного должностного лица получателя, которому и вручается этот экземпляр. Получатель товара обязан указать свою фамилию, имя, отчество и поставить свою подпись в строке «Товар получил». При этом в строке «Указанный товар сдал» должна быть записана фамилия, имя, отчество доверенного должностного лица, сдавшего товар получателю, поставлена его подпись. В строке «Принятое количество и стоимость товара» получателем указывается прописью общее количество наименований и общая стоимость товара, а также номер пломбы, если товар опломбирован. В строке «Принял» записывается должность, фамилия и инициалы материально ответственного лица, принявшего товар, и ставится его подпись.