Предназначенные для использования на территории России иностранные документы могут быть легализованы как в соответствующем иностранном государстве, так и в России. В первом случае действия по легализации осуществляются работниками консульских учреждений России. В соответствии с Положением о Консульском учреждении РФ (1998 г.) эти учреждения легализуют документы. На территории РФ консульская легализация производится Консульским департаментом МИД России.
Акт консульской легализации имеет два основных последствия. Во-первых, он представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписей иностранных должностных лиц на документе или акте. Во-вторых, легализуя документ или акт, консул устанавливает и свидетельствует его соответствие законам соответствующего иностранного государства.
Консульская легализация заключается в совершении на документе специальной надписи. Во многих случаях такой акт уже несет на себе различные удостоверительные надписи, совершенные властями иностранного государства (судебного работника, мэра города, губернатора штата, префекта округа и т.п.). Однако при рассмотрении российскими властями вопроса о принятии иностранного документа обращается внимание только на легализационную надпись российского консула.
Отмена требования консульской легализации возможна, в частности, в соответствии с предписаниями международных договоров. Наиболее важной является Гаагская конвенция 1961 г., отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. В настоящее время участниками этого международно-правового соглашения являются 87 государств мира, включая Россию и другие государства СНГ. Конвенция вступила в силу для России в 1992 г.
Смысл Конвенции заключается в освобождении от легализации официальных документов, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. К таким документам, согласно ст. 1 Конвенции, относятся:
- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
- административные документы;
- нотариальные акты;
- официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.
Вместе с тем Конвенция не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной деятельности.
В соответствии с Конвенцией 1961 г. единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление специальной удостоверительной отметки - апостиля (ст. 3). Таким образом, вместо последовательных операций по оформлению легализации предусматривается выполнение единственной формальности - проставления органами государства, выдавшего документ, так называемого апостиля, являющегося своего рода удостоверительной надписью на документе, единой по форме для всех государств-участников. В Российской Федерации апостиль проставляется Министерством юстиции, МВД, прокуратурой и Архивным ведомством на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.
Значение Конвенции состоит в том, что она облегчает и упрощает процедуру оформления тех документов, касающихся прав граждан, которые должны представляться в зарубежные организации.
Без легализации документы, составленные за границей, принимаются нотариусом и иными органами в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ и ее международными договорами.
Апостиль предоставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Образец апостиля, приложенный к Конвенции, представляет собой оттиск специального штампа в форме квадрата со стороной не менее 9 см, текстом из десяти пунктов, а также заголовком на французском языке: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".
Проставление апостиля отнесено Конвенцией к компетенции органов страны места составления документа. В соответствии со ст. 6 Конвенции 1961 г. каждое государство-участник определяет перечень таких органов и уведомляет об этом МИД Нидерландов.
В Российской Федерации право проставления апостиля предоставлено, в частности, органам юстиции, архивной службы, записи актов гражданского состояния, а также органам образования в отношении официальных документов об образовании, выдаваемых в России.
Как указывается в ст. 3 Конвенции 1961 г., проставление апостиля не может быть потребовано, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают эту процедуру или освобождают документ от легализации. Поэтому, например, не требуется легализация документов, передаваемых из одного государства в другое в соответствии с процедурой большинства двусторонних договоров о правовой помощи, заключенных СССР и Российской Федерацией с другими государствами, а также ряда многосторонних соглашений.
Так, в Минской конвенции 1993 г. и в Кишиневской конвенции 2002 г. предусмотрено правило о том, что документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других договаривающихся сторон без какого-либо специального удостоверения.
Согласно заключенному сторонами СНГ многостороннему Соглашению о гарантиях прав граждан в области выплат социальных пособий, компенсационных выплат семьям с детьми и алиментов от 9 сентября 1994 г. (вступило в силу для Российской Федерации 12 апреля 1992 г.) соответствующие документы, выданные на территории одной страны, или их заверенные копии принимаются на территории другой стороны без легализации.