1. Понятие персональных данных
В соответствии со ст. 23 Конституции РФ каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Совокупность правовых норм, закрепленных в главе 14 ТК РФ, впервые регулирует отношения по сбору, обработке, хранению, использованию и передаче персональных данных работника.
Среди локальных нормативных правовых актов следует выделить положение о персонале, разрабатываемое работодателем, которое распространяется на сотрудников конкретной организации, положение о порядке обработки персональных данных организации и др.
Под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Персональные данные работника относятся к категории документированной информации, т. е. к информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Кроме того, персональные данные работника представляют собой сведения, носящие конфиденциальный характер.
Круг сведений и вид информации, которые составляют персональные данные работника, должны быть закреплены в локальном акте организации.
К числу сведений, составляющих информацию о работнике, относятся:
1) сведения, представляемые работником при приеме на работу, предусмотренные в ст. 65 ТК РФ (сведения, содержащиеся в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность работника; сведения, имеющиеся в трудовой книжке; сведения об образовании, квалификации; сведения, содержащиеся в документах медицинского освидетельствования работника, и др.);
2) сведения, создаваемые и получаемые работодателем в период трудовой деятельности работника (сведения, содержащиеся в личном деле работника, в приказах, распоряжениях, характеристиках, аттестационных материалах, и др.);
3) сведения о работнике, хранящиеся у работодателя после прекращения с ним трудовых отношений (все персональные данные работника, имеющиеся в архиве организации).
Персональные данные работников могут быть двух видов:
— данные, представляющие собой факты, которые не подлежат субъективной оценке, например специальность работника, приобретенная им в результате окончания какого-либо учебного заведения;
— данные оценочного характера, которые могут, в частности, содержаться в характеристике, заключении аттестационной комиссии, и др.
2.Обработка персональных данных
Под обработкой персональных данных работника понимается совокупность отношений, возникающих в процессе: формирования информационных ресурсов на основе получения, хранения, комбинирования, документирования информации о конкретном работнике в порядке, предусмотренном ст. 86 ТК РФ; использования отдельных документов, а также иной информации, составляющей персональные данные работника, хранящейся у работодателя.
Субъектами таких отношений выступают работник, его представитель, работодатель, должностные лица, осуществляющие обработку персональных данных работника, а также третьи лица, получающие (или представляющие) информацию о работнике.
Целями обработки персональных данных работника являются:
— обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
— содействие работнику в трудоустройстве, обучении, продвижении по службе;
— обеспечение его личной безопасности;
— контроль за количеством и качеством выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.
Процедура обработки персональных данных работника не закреплена в законе. Статья 86 ТК РФ содержит только перечень общих требований, предъявляемых к обработке таких данных в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина. Среди них следует выделить следующие:
1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в указанных выше целях;
2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ и иными федеральными законами;
3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Получение персональных данных у третьих лиц возможно только с письменного согласия работника;
4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых правоотношений, работодатель вправе получать и обрабатывать их с письменного согласия работника;
5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или участии в профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
7) защита персональных данных работника от неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;
8) работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников
Сформулированные в ТК РФ общие требования, предъявляемые к обработке персональных данных работника, основаны на принципах законности, добровольности, обеспечения равенства возможностей работника без всякой дискриминации в сфере труда. Требования к обработке персональных данных работников и формы их защиты должны быть закреплены в локальных нормативных правовых актах конкретной организации с учетом особенностей и видов ее деятельности, нормы которых не должны ухудшать положение работника в сравнении с ТК РФ и иными федеральными законами.
3. Локальный нормативный акт
Локальный нормативный акт, регламентирующий процедуру обработки персональных данных работника, должен содержать:
— круг вопросов, относящихся к персональным данным работников;
— перечень сведений, составляющих государственную, коммерческую, служебную и иную тайну;
— перечень сведений, носящих конфиденциальный характер;
— круг лиц (перечень должностей), наделенных правом доступа к информации, составляющей персональные данные работников, государственную, коммерческую, служебную и иную тайну;
— права и обязанности должностных лиц, осуществляющих обработку персональных данных работников;
— права работников на ознакомление со своими персональными данными, в том числе с участием своего представителя, на получение ими копий любой записи, содержащей их персональные данные, на полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
— порядок получения (сбора) персональных данных работников;
— порядок формирования информационных ресурсов;
— порядок хранения, использования и передачи третьей стороне работодателем персональных данных работников;
— порядок ознакомления работника, в том числе с участием своего представителя, со своими персональными данными;
— порядок получения работником копий любой записи, содержащей его персональные данные, полной информации о своих персональных данных и обработке этих данных ответственность должностных лиц за нарушение правил обработки персональных данных работников.
4. Формирование информационных ресурсов
Формирование информационных ресурсов осуществляется работодателем путем получения, хранения, комбинирования, документирования информации о конкретном работнике.
Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений. К ним относятся: приказы по личному составу, выписки из них, трудовые договоры, заявления, трудовые книжки, личные листки, резюме, характеристики, личные карточки, книга приказов, распоряжений, книга учета движения трудовых книжек и т. д.
По общему правилу, все персональные данные работника следует получать только у него самого. В случае когда персональные данные можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено на это письменное согласие. При этом работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих уточнению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
К обязанностям лица, поступающего на работу, относится предъявление документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ, а также иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Так, например, в соответствии со ст. 21 Федерального закона от 31 июля 1995 г. «Об основах государственной службы Российской Федерации»1 государственный служащий, например, представляет (помимо документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ) справку из органов государственной налоговой службы о представлении им сведений об имущественном положении. Дополнительные требования предъявляются также при осуществлении приема на работу работников правоохранительных органов, судей, которые закреплены в нормах соответствующих федеральных законов. По смыслу ч. 2 ст. 331 ТК РФ, при приеме на работу, связанную с педагогической деятельностью, работодатель должен истребовать персональные сведения, свидетельствующие о том, что лицо, изъявившее желание заключить трудовой договор, может быть допущено к педагогической деятельности. Аналогично обстоит дело с приемом на работу иных категорий работников, деятельность которых отличается от обычной трудовой деятельности в связи с теми или иными обстоятельствами.