ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. Информатизация общества коснулась сегодня всех сфер общественной жизни, в том числе и сферы управления. Информация становится основным ресурсом общества, следовательно, составной частью управленческой деятельности становится информационное обеспечение, как необходимое условие эффективной деятельности организаций и общества.
Органы государственного управления также строят свою деятельность на огромном массиве информации о социальной, экономической и политической конъюнктуре не только в собственной стране, но и во всем мире[1]. Органы государственного управления ежедневно получают, обрабатывают и отправляют огромное количество различной информации, но при этом данные многочисленных исследований показывают, что 60% информации поступающей в организацию остается невостребованной, поскольку нет четкой системы работы с информацией, нет механизмов информационного обеспечения деятельности организации. Качественные показатели данной деятельности невысоки, ее социальные последствия не всегда эффективны, следовательно, неэффективна и деятельность органов государственного управления.
Таким образом, налицо противоречие между количеством и качеством информации. Преодоление данного противоречия лежит в плоскости повышения эффективности деятельности органов государственного управления. Чтобы органы государственного управления эффективно функционировали как система, информационное обеспечение должно быть встроено во все виды управленческой деятельности, становиться основой принятия управленческих решений, поэтому сегодня как никогда актуализируется проблема формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственного управления.
В условиях информатизации эффективность деятельности органов государственного управления, в стратегическом плане, все более будет определяться состоянием информационного обеспечения процесса управления и тем, насколько оно будет интегрировано в управленческую деятельность.
Степень изученности темы. Исследование теоретико-методологических проблем формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственного управления опирается на широкий спектр научных взглядов отечественных и зарубежных ученых и практиков. Проблемы формирования информационной базы стали объектом пристального внимания разных наук: теории организаций, менеджмента, социологии управления, юриспруденции, политических и экономических наук.
Информационное обеспечение в организационных системах управления рассматривается в работах Клепцова М.Я.[2], Ильиной О.П[3]. Исследованию функций современного государственного управления посвящены работы Морозовой Л.А.[4] Значительный вклад в разработку критериев эффективности информационного обеспечения управления внес Афанасьев Э.В.[5]
В исследование проблем формирования информационной базы управленческой деятельности существенный вклад внесли специалисты разных направлений. Основополагающие положения о сущности информации, информатизации и управленческой информации содержатся в работах Козбаненко В.А., Иванова П.Ф.[6] Проблемы информационного общества рассматриваются в работах Белла Д., Кастельса М., Ракитова А.И., Тоффлера Э. информационной безопасности рассматриваются в работах Корнеева И.К., Степанова Е.А., Степановой Е.Е.[7]
Изучение данной литературы показывает, что сущность информационного обеспечения как нового вида управленческой деятельности, проблемы формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственного управления прописаны не достаточно основательно. Поиск разрешения противоречий в данной сфере диктуют необходимость дополнительных научных исследований с позиций структурно-функционального подхода как основного принципа исследований социальных явлений и процессов.
Проблема исследования заключается в противоречии между теоретическими разработками в области формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственной власти и их практическим применением в Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области.
Объект - информационное обеспечение управленческой деятельности органов государственного управления.
Предмет - современное состояние процесса формирования информационной базы принятия управленческих решений в Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области.
Цель – сформировать представление о современном состоянии формирования информационной базы принятия управленческих решений в деятельности органов государственного управления, как важнейшего фактора повышения эффективности принятия управленческих решений в государственном управлении на примере Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области.
Задачи:
1. Определить сущность и изучить реальное состояние формирования информационной базы принятия управленческих решений в деятельности органов государственного управления.
2. Предложить способы совершенствования формирования информационной базы принятия управленческих решений в Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области.
Теоретико-методологические основы исследования проблем формирования информационной базы принятия управленческих решений в органах государственного управления опирается на широкий спектр наук: теории организаций, менеджмента, социологии управления, юриспруденции, политических и экономических наук. Методами исследования являются методы эмпирического исследования (наблюдение, опрос, сравнение, измерение, эксперимент).
Эмпирическая база исследования включает в себя наблюдение за процессом формирования информационной базы принятия управленческих решений в Управления государственным имуществом Департамента имущественных и земельных отношений Белгородской области, а также сравнение состояния рассматриваемого объекта до и после принятия тех или иных управленческих решений.
Структура работы. Курсовой проект состоит из введения, двух глав, заключения и списка источников и литературы.
РАЗДЕЛ I. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ ПРИ ПРИНЯТИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
Информация является одним из основных элементов социального управления. С позиции кибернетики как науки об общих принципах управления «процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации»[8].В общеупотребительном смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Однако, несмотря на видимую простоту и очевидность, общепринятого определения понятия информации пока еще нет.В литературе по социальному управлению различают понятия «данные» и «информация».Данные означают первичные сведения, получаемые методом прямого наблюдения за событиями в объекте управления или процессе, фиксируемые в виде чисел, символов, знаков и слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных[9]. Другими словами, понятия «данные» и «информация» являются близкими по содержанию, но не тождественны. Данные представляют собой сигналы, из которых извлекается информация. Следовательно, информация является продуктом управленческой деятельности.В теории информации она определяется как конечные сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования. При этом теория информации изучает информационные процессы как вероятностные, используя методы математической статистики.Важное значение для понимания сущности социальной информации имеет ее смысловое содержание. Не всякое знание может рассматриваться как информация.С точки зрения классической теории информации понятие информации определяется через меру уменьшения неопределенности знания о совершенствовании какого-либо события.Информация выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации.Информационное обеспечение является базой, на которой строится управленческая деятельность государственного аппарата. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль.Как научная категория информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств), к числу которых относится известная самостоятельность данных; возможность их многократного использования, охранения у передающего или получающего субъекта; пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации; допустимость математического анализа; системность, коммуникативность.Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относится к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов.Необходимые сведения могут содержаться законах, иных нормативных актах, юридических решениях, письмах, справках, сводках, обзорах, информационных бюллетенях, сознании работников госаппарата и т.д.Информацию в органах государственного управления можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже делались попытки классификации социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства (Г. Атаманчук, М. Рассолов, Т. Закупень и другие)[10].Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а также природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе еесоотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы информация, рассматривающаяся с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения, является информационной базой принятия управленческих решений[11].При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум – трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценки.Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Классификация информации в государственных органах необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности всех органов государственной власти и управления в стране, и структурных подразделениях и сотрудников.Представляется, что информацию, циркулирующую в органах государственного правления, надо классифицировать в начале на уровне структурных подразделений. За тем следует выделить и рассмотреть специфические виды социальных сведений, данных, сообщений и фактов, которые характеризуют информацию, проходящую через органы управления. Далее, основываясь на так называемых конкретных, частных классификациях, можно ставить вопрос о классификации информации на уровне всех управленческих структур.Главная цель систем информационного обеспечения государственного управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить вторичную, обработанную информацию, которая служит основой для управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких, как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д.Исходя из этого информацию, необходимую для формирования информационной база принятия управленческих решений в структурных подразделениях органа управления, можно классифицировать по следующим основным признакам:1) функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;2) отношению сообщения к субъекту управляющему структурным подразделением;3) типу связи структурного подразделения и внешней среды.Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи региональных структур и СМИ, органов государственной власти и т.д. Например, администрациями субъектов РФ в ходе подготовки мероприятий устанавливаются тесные контакты с представителями ведущих отечественных, зарубежных агентств, теле- и радиокомпаний, газет, центрами общественных связей министерств и ведомств. В большинстве случаев это позволяет доводить до общественности информацию о деятельности администраций, содержании принимаемых ими решений. В свою очередь указанные организации выступают как постоянные источники информации для самих управленческих структур. Иначе говоря, осуществляется прямая и обратная связь по обмену информацией путем налаживания постоянных контактов, проведения пресс-конференций, брифингов, информационных встреч;4) отношению к целевой функции структурного подразделения; из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;5) логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества – о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;6) физической форме представления (устный доклад; сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, таблиц, графиков и т.д.; электронный вариант – поступление по электронной почте, факсу, телексу, из информационных систем, на дискетах и т.д.; в виде аудио- и видеокассет, постраничная, сброшюрованная, книги, газеты, журналы и т.д.);7) процедурам преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.);8) степени преобразования (основная, или вновь поступающая); обработанная в аналитические и прогнозные записки, теле-радио-фотоматериалы;9) сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени.С позиций социального управления существуют и другие основания и признаки классификации информации в структурных подразделениях госаппарата:1) пределы фиксации (подлежащая не подлежащая регистрации);2) степень дополнительной переработки перед использованием;3) сфера применения (универсальная, используемая во всех управленческих структурах – сводки, справки, положения, приказы руководства и т.д.;4) специализированная, применяемая только в тех или иных структурах;5) степень комплектности (комплектная документальная, т.е. пригодная для использования в первичном виде; некомплектная, т.е. применяемая лишь в связи с другими видами данных и сведений);6) емкость и стабильность, исчерпывающая, нуждающаяся в дополнении;7) требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события;8) форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений органов государственного управления);9) упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами); 10) строго регламентированная во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования и содержанию)[12].Информация и ее потоки в государственном управлении могут разбиваться также в зависимости от источников (правительство и государственные органы, администрации регионов, представители президента, республиканские и региональные государственные структуры, пресса, информационные агентства, коммерческие структуры, население, зарубежные информационные каналы); качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие от структурных подразделений); количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностны, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).Информацию можно классифицировать и по признаку адресности (кому направляется и от кого исходит) и характеру носителя. Здесь целесообразно различать следующие ее виды: официальную не для передачи, официальную для передачи, документальную для почты, документальную для других средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную и вертикальную, прямую и косвенную.Среди классификационных признаков следует также назвать способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта, электронная почта, факс, радио, телевидение), вид преобразователя (человек, машина, человек и машина), степень достоверности (достоверные и недостоверные сообщения), вовлеченность в вычислительные процессы (вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации), алфавит (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и другие.На основе так называемых конкретных, частных классификаций информации в структурных подразделениях органов управления возможна ее систематизация на уровне всей управленческой системы. Подходы здесь могут быть разные – с точки зрения дифференциации официальной и неофициальной управленческой информации в структурах госаппарата; с позиций анализа общих и функциональных показателей; на базе взаимодействия подразделения с другими структурами органа управления и вне его и т.д. При этом надо исходить из того, что госаппарат является сложной динамической системой, оказывающей сильное управляющее воздействия не только на отдельные организации и учреждения, но на общество в целом. В информации, циркулирующей в государственном управлении, можно выделить сведения, сообщения и данные, относящиеся к его основным целям и задачам.Важное основание для классификации представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.В зависимости от субъекта (конкретного органа управления или его работника, получающего, распространяющего и обрабатывающего информацию) различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.Основаниями для классификации могут служить также функции информации в государственном управлении, направления движения, периодичность возникновения и передачи и другие.Подобная классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника[13].В целом классификация позволяет получать весьма ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях госаппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы государственного управления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования при формировании информационной базы принятия управленческого решения.Особо надо остановиться на качественном содержании и количественных потребностях в информации, циркулирующей в органах государственного управления. Эти аспекты имеют важнейшее значение для повышения эффективности информационного обеспечения.Прежде всего, к информации, требующейся государственным структурам для конкретных воздействий на объекты управления, следует подходить как к стратегическому ресурсу. Она должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих государственную структуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и необходимых объемах.Ее качественность и достоверность позволяет государственной структуре иметь перед собой действенный план, определить реальные и точные цели управленческих воздействий.В этой связи проработать механизм взаимодействия органа управления с поставщиками информации на основе правовых норм, рациональной организации информационных потоков, упорядочения процессов ее сбора и распространения (передачи). Наряду с этим следует предусмотреть ответственность за достоверность, полноту и оперативность информации.Исходя из того, что система государственного управления представляет собой вид социальной системы, можно сказать, что эффективность данной системы находится в прямой зависимости от накопления, обработки и использовании информации, налаженной инфраструктуры доведения ее до различного рода потребителей.Значения информации в функционировании органов государственной власти определяется как внешними, так и внутренними факторами.Внешние факторы связаны с необходимостью повышения жизнеспособности общества, обеспечения его устойчивости. Для этого необходимо всесторонне учитывать информационные законы человеческой цивилизации и направлять стихийные потоки информации на организацию и созидание. В свою очередь решение созидательных задач невозможно без наличия достоверной информации обо всех процессах, происходящих в обществе, и свободы использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявлял основатель кибернетики Н. Винер, «действенно жить – это значит жить, располагая правильной информацией».Внутренние факторы связаны с иерархическим построением органов государственной власти, управленческим характером их деятельности, потребностью постоянной связи между субъектами и объектами управления, что и предопределяет значение информации в управлении. Отсутствие достоверной информации приводит к параличу всю систему государственного управления. Она начинает работать вхолостую и в итоге умирает как организм, лишенный кислорода.Все это свидетельствует об огромном значении информации в системе государственного управления, органов государственной власти.Говоря о системе государственного управления как о информационной системе, можно сказать что она представляет собой разветвленную сеть линий коммуникаций и баз данных, обеспечивающих циркулирование информации, поступление ее во все структуры, подразделения государственных органов.В обществе в целом и в государственном управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию (ее совокупный массив), формы методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому когда говорится о создании и совершенствовании информационной системы государственного управления, то имеется в виду не просто система, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающей состояние определенных объектов и субъектов в их динамике, а качественно и принципиально новое явление. Проблема не сводится к простому внедрению в управление новейшей вычислительной техник, создание сетей и программ ЭВМ. Она гораздо объемнее, сложнее, глубже и труднее в разрешении. Применение микроэлектроники, информатики, микропроцессоров, роботов и других современных обслуживающих средств открывает возможности перевода всей работы с информацией на новые научные и технические уровни, создания рациональных и эффективных информационных технологий.Создание информационной системы государственного управления – это не приложение новых технических средств к разбухшей и бюрократизированной государственной машине, а построение новой системы государственного управления, основанной на плюрализме форм собственности, гражданском обществе, широком развитии самоуправленческих механизмов, полноте прав и свобод личности, торжестве закона и других демократических принципах и ценностях. В то же время современная организация управляемых объектов и их взаимодействий, характер информационно-обрабатывающей техники, возможности новейших средств связи (спутники, лазеры, световоды и т.д.) и другие факторы обуславливают единство и всеохватываемость информационной системы государственного управления. Нельзя ограничиваться региональными и отраслевыми, кустовыми и иными локальными информационными системами в управлении. В государстве должна быть общая система государственного управления с построенной внутри нее единой информационной системой. Тогда можно надеяться на рациональность и эффективность государственного управления.Информационно-технологические нововведения в государственном управлении имеют комплексный характер, связаны с одновременным и согласованным использованием информационных, организационных, правовых, социально-психологических, кадровых, технических и многих других факторов. Все это требует комплексного подхода, качественного изменения как системы работы с информацией, так и функциональной и организационной структур управления, состава и структуры всей управленческой деятельности, характера и построения управленческих отношений, да и иных управленческих явлений.Особенно актуально формирование системы содержания информации, нужной для формирования рациональной информационной базы принятия управленческих решений в органах государственной власти. В числе единиц такой информации следует выделить:1) сведения, отражающие материальные, производственные, социальные, технические и технологические параметры управляемых объектов;2) данные о нормах, нормативах, стимулах, регулирующих производственную, социально-обслуживающую, духовно-культурную, и иную, имеющую потребительский характер, деятельность управляемых объектов;3) материалы, определяющие деятельность государственных органов в сфере управления (законодательные и иные нормативные правовые акты, договорные обязательства и плановые задания, указания вышестоящих органов, результаты контрольных актов и т.д.);4) сведения о количественном и качественном составе, уровне подготовки[14].Такие единицы информации должны соответствовать уровню и масштабам управляющих подсистем и их звеньев, закладываться в первую очередь в действующие в их рамках информационные системы. В них нужны и данные о развитии научно-технической мысли и ее новейших достижениях, о передовом управленческом опыте в стране и за рубежом.Таким образом, при формировании информационной базы принятия управленческих решений в органах государственной власти необходимы сведения о количественном и качественном содержании информации, функционирующей в подразделениях государственного аппарата управления. Для систематизации управленческой информации применяются несколько подходов. Классификацию информации в государственных органах необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов социально- управленческой информации.