Обособление счетов управленческого учета, помимо улучшения информационного обслуживания различных управленческих структур, создает условия для сохранения коммерческой тайны об уровне издержек производства, рентабельности отдельных видов выпускаемой продукции.
Исторически управленческий учет появился в капиталистическом обществе именно как следствие коммерческой тайны, потому в литературе его иногда называют «секретным учетом» [5]. Не случайно исследователи бухгалтерского учета, в частности Р. де Рувер, показали, что, начиная с XIV—XV вв. венецианские торговцы время от времени кроме положенных бухгалтерских книг, заполняемых служащими, сами вели секретные книги, чтобы отразить самые конфиденциальные операции (касающиеся чаще всего движения капитала и величины общей прибыли) [5]. В конце XIX — начале XX в., когда государство и профсоюзы рабочих стали активно интересоваться прибылями предпринимателей и требовать публикации финансовых отчетов, предприниматели, опираясь на идеи своих счетных работников, создали специальные методологические приемы, что привело к введению двух параллельных видов бухгалтерского учета: открытого — для «нескромных глаз», и закрытого, секретного, предназначенного только для предпринимателя.
Для успешной организации управленческого учета в зависимости от отраслевых особенностей производства и целевой установки, прежде всего, целесообразно разработать экономически обоснованную классификацию затрат [8]. Это позволит определить и сформировать:
- места возникновения затрат;
- центры ответственности;
- носители затрат.
Затем необходимо выбрать наиболее приемлемый вариант, по которому будет организован управленческий учет.
Возможные варианты организации управленческого учета и взаимодействия его с системой финансового учета подробно рассматривались В.Ф. Палием [4] и С.А. Николаевой [2, 3]. Речь идет о таких системах организации бухгалтерского учета как:
1) двухкруговая (вариант автономии),
2) однокруговая (интегрированная, или монистическая).
Первый вариант – две базы данных: в управленческую базу данных информация вносится после отражения в базе бухгалтерского учёта, финансовая бухгалтерия работает в обычном режиме, предоставляя свою базу данных бухгалтеру-аналитику, для последующей трансформации консолидированными данными. Данный вариант привлекателен своей низкой ресурсоёмкостью, он может быть внедрён в кратчайшие сроки с минимальными затратами. Основное условие эффективного применения – детально разработанная методика переноса операций из бухгалтерской базы в управленческую.
Второй вариант – одна база данных: все учётные документы поступают в бухгалтерию и по каждому первичному документу формируются бухгалтерские и управленческие проводки (или после формирования управленческих проводок бухгалтером-аналитиком, в финансовую бухгалтерию для формирования официальных бухгалтерских проводок). Преимущество варианта – наиболее точно соответствует основным принципам ведения учёта и позволяет полнее отразить деятельность предприятия. Недостаток – создание интегрированной бухгалтерской системы.
При варианте автономии (Приложение 1) каждая из систем учета — финансового и управленческого — является замкнутой. В финансовой бухгалтерии затраты группируются по экономическим элементам, в управленческой — по статьям калькуляции.
Для учета издержек выбраны свободные коды счетов — 30, 31, 32 и 33. Это так называемые счета-экраны (или транзитные, зеркальные счета).Финансовая бухгалтерия занимается лишь синтетическим учетом издержек, а потому содержит информацию об общей сумме затрат на производство готовой продукции, не учитывая место их возникновения. Так, из системы финансового учета можно почерпнуть сведения о суммарных материальных затратах за период. Они составили 1500 руб. (проводка 6).
Управленческая бухгалтерия детализирует данную информацию: 700 руб. — это материалы, ушедшие в основное производство (проводка 2), 250 руб. — на общепроизводственные цели (проводка 3), 100 руб. — на общехозяйственные нужды (проводка 4). Остаток материалов на складе — 450 руб.
Аналогичным образом организован учет заработной платы, начислений на нее, амортизации основных средств.
Информация о выручке от продаж присутствует как в финансовой, так и в управленческой бухгалтерии (соответственно проводки 5 и 16).
Таким образом, финансовая бухгалтерия содержит информацию, как о доходах, так и об общей сумме расходов. Это позволяет заинтересованным внешним пользователям проверить правильность налоговых расчетов, не углубляясь в тайны калькулирования. (Сформулированное положение справедливо лишь в том случае, когда перед налоговыми органами не стоит задача проверить, не было ли у предприятия продаж продукции по ценам ниже себестоимости; подобные фискальные функции государствам с рыночной экономикой не свойственны.)
В управленческой бухгалтерии на счете 49 (из плана счетов выбран незанятый код) выводятся два финансовых результата производственной деятельности — маржинальный доход и прибыль. Если условно допустить, что все издержки, собранные на счете 25, являются переменными, то 1900 руб. (проводка 15) — себестоимость проданной продукции, рассчитанная по переменным издержкам. Тогда маржинальный доход составит 1100 руб. (3000 - 1900). В конце периода постоянные издержки, собранные на счете 26 как периодические, списываются на себестоимость продаж (проводка 17). В результате выводится конечный финансовый результат производственной деятельности — прибыль (705 руб.).
В финансовой бухгалтерии на счете 99 формируется балансовая прибыль, учитывающая помимо прибыли от основной деятельности прибыль (убытки) от прочих операций. В данном упрощенном примере никаких иных видов деятельности, кроме основной, предприятием не осуществлялось. Поэтому прибыль финансовой бухгалтерии совпадает с прибылью, рассчитанной в системе управленческого учета (705 руб.).
Представляет интерес порядок расчета прибыли в финансовой бухгалтерии. Запасы товарно-материальных ценностей (ТМЦ) регистрируются в ней всего один раз в конце финансового года после проведения инвентаризации, необходимая информация берется из управленческой бухгалтерии (проводка 11). Финансовый результат рассчитывается как разница между полученной выручкой, увеличенной на сумму оприходованных в конце года остатков товарно-материальных ценностей, и общей суммой затрат. В данном случае получим: 3000 + 1005 - 3300 = 705 руб.
При интегрированной системе учета (Приложение 2) счета-экраны не применяются, и используется единая система счетов и бухгалтерских проводок.
Счета управленческого учета, имеющие сальдо, относятся одновременно к управленческому и финансовому учету. Для сохранения коммерческой тайны на счетах финансового учета регистрируется лишь сальдо, а обороты, показывающие хозяйственные операции, отражаются в системе управленческого учета. (Счета, принадлежащие системе управленческого учета, отмечены звездочкой.) Из схемы (см. Приложение 2) видно, что, например, по счету 43 «Готовая продукция» в финансовой бухгалтерии отражается лишь конечное сальдо, переданное из системы управленческого учета, — 100 руб. (проводка 9), а вся информация, на основе которой это сальдо получено, содержится в управленческой бухгалтерии (проводки 13, 15). Аналогично в систему финансового учета передается информация о конечных остатках незавершенного производства (проводка 19), о финансовом результате от основной деятельности (проводка 17).
Передача данных из одной системы в другую осуществляется через специально выделенный передаточный счет — в данном случае счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты». На каждую отчетную дату счет 79 закрывается и сальдо не имеет.
Важнейшим фактором при создании системы управленческого учета является ее экономическая эффективность. Это те выгоды, которые предприятие получает от наличия системы учета за счет улучшения качества принимаемых решений. Внедрение и эксплуатацию системы управленческого учета только тогда можно считать оправданными, когда полученный в результате положительный эффект превосходит необходимые для создания данной системы затраты. При этом необходимо понимать, что, хотя отдача от внедрения системы учета пойдет немедленно, срок окупаемости затрат на ее внедрение может быть достаточно продолжительным. Экономическая эффективность в значительной мере диктует как масштаб системы управленческого учета, так и степень ее компьютеризации [1].
Традиционно отечественный бухгалтерский учет осуществляется в рамках единого счетного плана, т.е. по интегрированной схеме.
Многие российские предприятия, понимая важность проблем, решаемых управленческим учетом, уже сейчас пытаются самостоятельно организовать такой учет на базе ныне действующего счетного плана.
Основные различия между управленческим и бухгалтерским (финансовым) учетом
Управленческий учет – это очень подробный, детализированный учет, направленный, прежде всего, на решение внутренних проблем самого предприятия. Именно из него руководитель, а также начальники всех подразделений и отделов получают информацию о текущем состоянии дел на предприятии, что позволяет им развивать бизнес не интуитивно, на ощупь, а осознанно [9].
От чего же зависит степень задействованности бухгалтерии в управленческом учете? Для того чтобы в этом разобраться, надо четко представлять, чем отличается управленческий учет от бухгалтерского, и какие варианты организации управленческого учета уже выработала практика.
Суть системы управленческого учета заключается в предоставлении информации, которая необходима менеджерам в процессе управления финансово-хозяйственной деятельностью организации. При этом основой построения эффективного управленческого учета является полезность, своевременность и понятность полученной информации для руководителей.