Секретарское дело (стр. 4 из 4)

2.2. Оптимальный ритм работы

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает, и, если вы

начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Полезно знать, что рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. Не забывайте поговорку "Понедельник - день тяжелый"! На языках народов других стран есть масса подобных изречений. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов потом работоспособность постепенно снижается.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные.

Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

Система работы "запоем" несколько часов подряд без передышки, а затем такой же отдых - вредная и нелепая привычка! Должен быть определенный ритм с чередованием труда и отдыха. Ритмичная, размеренная работа не вызывает большой усталости, а отдача от нее более высокая.

Не стоит забывать об усталости глаз. При большом объеме работ с документами или на ПК глаза очень быстро устают. Неплохо снимает напряжение глаз специальная глазная гимнастика, глазные капли "Vizine" или таблетки "Strix", изготовленные из экстракта черники.

В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Не рекомендуется также браться за все дела сразу, так как невозможно сделать одновременно две работы одинаково хорошо, и тогда неизбежны конфликтные ситуации. Важно также научиться вырабатывать в себе некий автоматизм действий: в обработке входящих и исходящих документов, в работе на персональном компьютере, в исполнении других технических заданий.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно - заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

2.3. Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

1.Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий

день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или марке ром. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9.Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15:00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы
подал машину не позднее 14:30".

10.Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11.Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение
всего дня).

12.Подшивка исполненных документов в дела.

13.Выполнение работ на компьютере.

14.Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17.Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18.Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
19. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

2.4. Использование компьютера для планирования рабочего дня

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярными среди них являются информационные системы LotusOrganizer и Outlook.

Программа LotusOrganizerпредоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:

• В режиме "Календарь" можно планировать мероприятия, устанавливать их продолжительность, переносить на другие дни, а также в режиме оповещения доводить сведения о мероприятии до его участников.

•- Режим "Дела" позволяет проводить кратковременное и долговременное планирование, а также отслеживание сроков выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.

. Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. - Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице

блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д. . Режим "Планировщик" предназначен для отслеживания запланированного события (поездки, конференции и т. д.) на готовом календарном плане.

• Режим "Дата" позволяет отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет является настольный информационный менеджер MicrosoftOutlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие - поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе InternetMail, Microsoft Май, ExchangeServer и MicrosoftNetwork), дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения на собрания и получать запросы на выполнения задач.

Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать ее преобразование - 7 июля 1999 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собрания" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты - хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. Приприеме такого поручения папка "Задачи" каждого исполнителя

обновляется автоматически.

Дневник - ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки - электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое