Смекни!
smekni.com

Экспертиза ценности документов (стр. 4 из 9)

Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем организации и направляется в ЭПК архивного учреждения. После его утверждения ЭПК решение утверждается руководителем организации.

ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли имеет специфические функции;

1. Методическая работа в области экспертизы является одной из важнейших функций ЦЭК. Она рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в госархивы; перечней документов, подлинники которых могут быть заменены микрофотокопиями, имеющими юридическую силу подлинников; классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий).

2. ЦЭК рассматривает проекты следующих документов: рекомендаций по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списков учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; типовых положений об ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий. Проекты этих документов после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

3. ЦЭК по согласованию с архивным учреждением может вынести решение о предоставлении ЭК структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения.

Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.

Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям.

1. Экспертиза ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.).

2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий, в том числе и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкции и др.).

3. Работа по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.).

Решения ЭМК утверждаются руководством архива, но по ряду вопросов требуют утверждения и ЭПК.

В федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, комплектующихся современными документами, организованы экспертно-проверочные комиссии. ЭПК РГА выполняет функции ЭК по работе с документами внутри архива, но в работе с учреждениями ей предоставлены права ЭПК архивного органа,

Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) органов управления архивным делом и российских государственных архивов занимаются широким кругом вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают представителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научных и культурных учреждений и др.

В функции ЭПК входит рассмотрение:

списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;

перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;

проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;

предложении об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК);

описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;

вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения;

методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.

ЭПК проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта.

В функции ЭПК архивных органов входит также вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др. •

Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне.

ЦЭПК Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения;

разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы;

разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;

определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА;

определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;

рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного' хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;

разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопроизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности документов);

выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной замене подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами.

ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.

Многие вопросы, рассматриваемые ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, которая выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива).

Объединение усилий специалистов отрасли, историков и архивистов создает условия для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой приводит к выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных стереотипов, содержащих информацию о новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно характерно содержание такой информации в документах определенных исторических периодов, связанных с различными переменами в жизни общества — политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы — сохранить наиболее ценные документы из тех, что освещают ход перестройки и экономических реформ.

5. Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.