Санкт-Петербургский Государственный Университет Технологии и Дизайна
Северо-Западный институт печати
Практическая работа №2
по дисциплине
Основы управления качеством в полиграфии
«Разработка стандартов типографии в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008»
Выполнила студентка группы Т-6
Мушкова Ю.А.
Проверил Шиков А. Н.
Санкт-Петербург
2009 год
СТП Н-СМК-003-2009
Утверждаю
Генеральный директор
ООО «Корпорация РАЙЗ»
_____________ Б.Л. Гуревич
« »____________2009г.
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Управление документацией предприятия
ООО «Корпорация РАЙЗ»
Санкт-Петербург
2009
СТП Н-СМК-003-2009
3 Введен впервые.
СТП Н-СМК-003-2009
л
Введение.....................................................................................................................................................4
1 Область применения и сфера действий............................................................................................... 4
2 Нормативные ссылки.............................................................................................................................4
3 Термины и определения.........................................................................................................................4
4 Обозначения и сокращения...................................................................................................................4
5 Общие положения...............................................................................................................................4-5
6 Идентификация записей ……………………………………………………………………………5-7
7 Хранение записей ……………………………………………………………………………………..7
8 Ответственность……………………………………………………………………………………….7
Лист согласования……………………………………………………………………………………….8
Лист ознакомления с СТП Н-СМК-003-2009 (редакция 1) и изменениями к нему……………… 9
Лист регистрации изменений …………………………………………………………………………10
| Предприятие | Документ | № листа | Всего листов | Изменения | |
ООО «Корпорация РАЙЗ» | СТП Н-СМК -003-2009 | 3 | 10 | № | Дата |
Введение
1 Область применения и сфера действия
1.1 Стандарт устанавливает требования и порядок управления записями СМК.
1.2 Стандарт распространяется на все подразделения организации.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте использованы следующие термины:
Данные – любые сведения, показатели, полученные в ходе деятельности организации.
Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
Информация – значимые данные (сведения, показатели, на основе которых производится оценивание результатов и состояния деятельности, осуществленной в соответствии с требованиями СМК).
Несоответствие – невыполнение требования.
Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации (ГОСТ Р ИСО 9000).
Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Регистрация данных –занесение данных в установленную форму с целью их учета и придания официального статуса.
Форма – документ, используемый для регистрации записей, требуемых СМК .
Примечание: форма становится отчетом после введения данных.
Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса.
4 Обозначения и сокращения
В настоящем стандарте использованы следующие обозначения и сокращения:
ГОСТ Р – национальный стандарт;
ИСО – международная организация по стандартизации;
СМК – система менеджмента качества;
СТП – стандарт предприятия;
НД – нормативный документ.
5 Общие положения
5.1 Созданные документы СМК устанавливают порядок выполнения работ, а также полномочия, ответственность и функции персонала и его взаимодействие. При этом важен обмен информацией между сотрудниками и подразделениями, а также документирование выполнения работ.
Управление документацией осуществляется в соответствии с правовыми и нормативными документами.
Официальным языком документов является русский язык.
| Предприятие | Документ | № листа | Всего листов | Изменения | |
ООО «Корпорация РАЙЗ» | СТП Н-СМК -003-2009 | 4 | 10 | № | Дата |
Основное требование к документации - соответствовать Политике, Целям. Планам и проходить постоянную актуализацию, а так же обеспечить сохранность и доступ к данным с целью реализации возможности анализа и статистической обработки для улучшения СМК.
Процессы по управлению документами СМК составляют жизненный цикл документа; разработка, внедрение, актуализация, хранение, изъятие и аннулирование. Документация СМК ООО «Корпорация РАЙЗ» представлена на носителях двух видов: бумажные и электронные
5.2Для получения достоверной информации о состоянии СМК во всех подразделениях должны фиксироваться фактические данные о качестве продукции, проведенной работе и достигнутых результатах деятельности, т.е. вестись записи о качестве.
Записи о качестве - особый вид документов, которыми необходимо управлять в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем стандарте.
5.3 Руководители процессов при разработке процедур определяют необходимость ведения записей о результатах работы или свидетельствах выполнения работ.
5.4 Управление записями включает следующие виды деятельности:
- идентификация данных;
- обеспечение доступа для использования;
- актуализация данных о качестве;
- восстановление записей;
- сохранение записей;
- изъятие записей из обращения .
5.5 Записи могут осуществляться на бумажном и электронном носителе.
5.6 Записи на бумажных носителях могут вестись от руки чернилами или шариковой ручкой, либо машинным способом и должны быть разборчивы. Записи карандашом не допускаются (исключения составляет только запись об отсутствии изменений во внешней НД). В случае исправления ошибок при осуществлении записей исправление данных должно подтверждаться личной подписью лица, проводившего исправление.
5.7 Для ведения записей разработаны формы документов (бланки, журналы), которые определены в соответствующих документах СМК.
5.8 Записи на электронных носителях должны быть защищены от преднамеренного изменения или уничтожения (резервное копирование, изготовление бумажных копий и т.д.). Способ защиты определяет руководитель подразделения.
6 Идентификация записей
6.1 Идентификация записей с целью обеспечения узнаваемости и прослеживаемости обеспечивается их индивидуальными отличительными признаками: обозначением, наименованием, составом подписей, датами подписания или утверждения.
Примечание - основным отличительным признаком является обозначение и наименование, обеспечивающие отождествление записи с определенным подразделением организации.
6.2 Различают два вида записей:
- типовые (в соответствии с требованиями НД, утвержденные государственными организациями или вышестоящими организациями),
- разработанные и утвержденные сотрудниками организации.
Эта форма документа разрабатывается, пересматривается, отменяется и утверждается руководителем подразделения, непосредственно работающим с документом.
6.3Документу, содержащему записи, присваивается обозначение начальником подразделения совместно с менеджером по качеству.
Обозначение формируется следующим образом:
- первые две буквы - являются индексом подразделения (например, КО – коммерческий отдел);
- затем идет порядковый номер документа в подразделении - до трех знаков, (например, 001, 010, 100);
| Предприятие | Документ | № листа | Всего листов | Изменения | |
ООО «Корпорация РАЙЗ» | СТП Н-СМК -003-2009 | 5 | 10 | № | Дата |
- затем в скобках указывается номер редакции (начиная со второго номера).
Пример обозначения формы документа коммерческого отдела: КО-003(редакция 2).
При присвоении обозначения журналу прибавляется буква Ж к группе букв, обозначающих индекс подразделения ( например, КО-Ж-001).
При присвоении обозначения форме предоставления данных для анализа результативности процесса прибавляются буквы АД к группе букв, обозначающих индекс подразделения (например, КО-АД-001).
При присвоении обозначения реестру документов к группе букв, обозначающих индекс подразделения, прибавляется буква Р (например, КО-Р-001).
6.4 Образцы форм с присвоенными обозначениями хранятся у руководителя подразделения, которое использует заполняемые формы в работе.
Например, образец документа с обозначением КО-001 хранится в коммерческом отделе.
В каждом подразделении ведется реестр форм, используемых в работе, с приложенными к нему образцами форм. Ответственность за формирование реестра и его актуальность несет руководитель подразделения.