В русском деловом письме после вступительного обращения принято всегда ставить восклицательный знак. Формы обращения у нас не так разнообразны, начало письма может иметь следующие варианты обращения: "Уважаемый Игорь Леонидович!". "Господин Зорин!", "Игорь Леонидович!", "Уважаемый г-н Зорин!", "Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
В англоязычном делопроизводстве деловое письмо обычно начинается со слов " Dear..." В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:
Dear Sir - если имя получателя неизвестно;
Dear Madam - если имя получателя неизвестно;
Dear Mr Neit - господину, имя которого известно;
Dear Mrs Fella - замужней женщине;
Dear Miss Jones - незамужней женщине;
Dear Ms Morrisson - замужней или незамужней женщине.
Если у адресата имеется титул или звание, то опускать его во всех западных странах, в том числе и в США, считается невежливым. Таким образом, в обращении будет указано: Доктору Д.Смиту, профессору А.Шульцу. Только особенностью немецкого делового стиля является формула обращения "Господин + титул или звание + фамилия". В русском деловом письме звание, должность (титулы в России отсутствуют) в обращении указывать не принято, однако будет невежливым опустить их (если они имеются) в "шапке" письма.
В Германии существует два типа формулы прощания / Grussformel: формальные обязательные и "свободные" необязательные. Первые употребляются всегда, их отсутствие равносильно тому, что собеседник ушел, не сказав "до свидания". 1) mit freundlichen Gruessen — в абсолютном большинстве писем, 2) другие формулы:mit freundlichem Gruss; Hochachtungsvoll; mit den besten Gruessen; mit freundlicher Empfehlung; MFG (принятое в телексовой связи сокращение) — в 5-7% писем, 3) mit vorzueglicher Hochachtung - употребляется исключительно в письмах, адресуемых в государственные инстанции. Связкой между реквизитами - текстом и формулой прощания выступает глагол(und) verbleiben,после него уже не может быть передана важная (с внеязыковой точки зрения) информация, но прагматически-релевантной такая информация может быть.
Более разнообразны и прагматически богаче сводные формулы прощания, употребляемые, главным образом, в письмах больших форматов и между партнерами, коротко знакомыми. Можно встретить следующие формулы прощания, содержащие одновременно другие иллокуции: благопожелание, благодарность, надежду на продолжение контакта:Mit herzlichem Dank und freundlichen Gruessen an alle Mitarbeiter/ Viel Erfolg und herzliche Gruesse an Alle. Schoenes Wochenende!! /Beste Gruesse und weiterhin viel Erfolg/ Ihr Martin Ott. /In Erwartung Ihrer baldigen Antwort.Использование свободных формул прощания - показатель не только авторской манеры и склонности автора к речетворчеству, но и его желания понравиться адресату, проявить к нему свое особое расположение, а также форма выражения его хорошего настроения, связанного с профессиональными удачами или надеждами. Наличие в свободном деловом письме фраз, подобных вышеприведенным, не может служить маркером социального статуса автора. Этот момент связан, скорее, с психологическим типом коммуниканта - более эмоциональным, чем классический тип сдержанно-вежливого делового коммуниканта.
В России заканчиваются письма обычно фразами: "Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной"; "Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества"; "Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей"; "С уважением".
В соответствии с международной традицией, ориентированной на унифицированный англоамериканский вариант для вежливого завершения письма используются следующие стандартные фразы:"Faithnьly yours" - если не известно имя получателя, и"Sincerely yours" - если имя получателя известно.
Роспись и подпись (с расшифровкой)/ Unterschrift/ Gegenzeichnung в немецком деловом письме несет важную прагмалингвистическую информацию об отправителе. По ним можно выделить три категории отправителей по их иерахическому статусу: 1) глава фирмы или руководящий сотрудник; 2) менеджер; 3) рядовой сотрудник фирмы.
Если за названием фирмы следует подпись с росписью без расшифровки, значит, письмо отправлено самим главой фирмы: NATURWAREN OHG/ DR. PETER THEISS (роспись) Dr. Peter Theiss.
Вслучае, еслиписьмонаправляетсявгосударственныеорганы, расшифровкаобязательнаиливпервоначальныхконтактах: Generaldirektor ZAO Rosagroservice/ Karl Krieghof (роспись); Т. Ali/ Geschaeftsfuehrer.
Представители среднего менеджмента должны указывать свою должность в подписи: DG Agropartners / Absatzberatungs- und Projekt- GmbH/ Ludwig Eger (роспись); Gьnther Berger/ Landwirtschaftsreferent; i. V. - in Vertretung перед подписью означает, что отправитель несет ответственность за документ и что ранг отправителя (обычно это заместитель управляющего фирмой, начальник отдела и проч.) достаточно высок, чтобы представлять свою фирму; напротив, i. А. - im Auftrag означает, что ранг отправителя невысок, как правило, это рядовой сотрудник отдела: ассистент, референт.
Для русского делового общения характерно, что письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
В большинстве стран подпись на деловом письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. В Германии принято заключительный комплимент располагать с левой стороны, и подпись ставится также с левой стороны.
Немалое внимание немцы уделяют оформлению примечаний, которые находятся в самой нижней части первой страницы. По-немецки они называются Anlagenvermerke или иногда могут иметь обозначение Remarks (англ.); если фирма ориентирована в первую очередь на внешнеторговую деятельность, то, как уже отмечалось, она использует английскую лексику, сокращения и спецсимволы. Примечания обычно содержат сведения о приложении: чаще стоит слово Anlage, оно обозначает, что приложение состоит из одно- или многостраничного текста, представляющего собой единый документ; форма множественного числа Anlagen употребляется, если в приложении разные типы документов. В примечании может быть обозначен тип деловой бумаги, если это не указано в Briefkopf, например: Dieses Angebot ist freibleibend. Также в примечании может стоять отметка об отправке копий другим лицам Verteil vermerk - Kopie an:/ с. с. Herr Nardi. При пересылке финансового документа стоит отметка о количестве экземпляров: 1 -fach/ fold/ fois.
Для того, чтобы не допустить расхождений в понимании текста, или для подтверждения передачи важных бумаг в делопроизводстве некоторых фирм принято на последнем листе сообщения повторно указывать общее число отправленных страниц - Gesamt Seiten 03 - что можно понимать как "конец связи". Известно, насколько важно в деловой коммуникации избежать недоразумений и непонимания, поэтому в колонтитулах ряда делопроизводств напоминают о возможных помехах в коммуникации и просят, в случае сомнения в содержании или объеме текста, подтвердить получение текста или запросить его повторную передачу: If you do not receive all pages, please ring. Некоторая избыточность подобных формул - одна из особенностей немецкой деловой корреспонденции, обеспечивающая надежность передачи информации и способствующих предотвращению ошибок и помех коммуникации.
В завершение следует сказать, что фактор формуляра является признаком, не только объединяющим коммерческую корреспонденцию, но и различительным признаком, позволяющим выявить особенности национального делового стиля той или иной страны.
Использованные источники
1. Деловое письмо на английском языке. Тверь, 2002.
2. Стернин И.А. Русский речевой этикет. Воронеж, 1996.
3. Чигридова Н.Ю. Речевое поведение коммуниканта в жанре деловых эпистолярий: Автореф. дисс.... канд. филол. наук. Ростов-на-Дону, 1999.
4. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. Москва, 2004.