Особенности работы с табличным процессором Excel

Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel, его структура, особенности форматирования и режим работы. Работа с электронной таблицей как с базой данных, типы данных в ее ячейках. Средства для создания печатного документа Excel.

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИЛИАЛ В Г. НАРО-ФОМИНСК

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО «Информатике»

НА ТЕМУ «Особенности работы с табличным процессором Excel»

Выполнил: студент 1 курса

заочного отделения __________________

специальность «социальный работник» (подпись)

Проверил: __________________

(подпись)

2005


Содержание

1. Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel 4

2.Структура документа Excel 5

2.1 Адрес ячейки, ссылка, стиль ссылок. 5

2.2Правила назначения имён. 6

2.3 Типы данных в ячейках электронной таблицы.. 7

3. Форматирование данных. 9

3.1 Режимы работы табличного процессора. 9

3.2 Операции перемещения, копирования, заполнения и вставки. 9

3.3 Ввод и редактирование формул. 10

4. Работа с электронной таблицей, как с базой данных. 13

5. Средства для создания печатного документа Excel 16


1. Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel

Основное назначение: обработка таблично организованной информации.

Главное достоинство - возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями. Возможности Excel :

1) Решает математические задачи: выполняет табличные вычисления, вычисляет значения функций, строит графики функций, решает уравнения, работает с матрицами.

2) Осуществляет математическое моделирование и численное экспериментирование.

3) Проводит статистический анализ, осуществляет прогнозирование и оптимизацию.

4) Реализовывает функции БД.

5) Вводит пароли и защиту на отдельные элементы таблицы.

6) Наглядно представляет данные в виде диаграмм и графиков.

7) Позволяет вводить и редактировать тексты и рисунки.

8) Осуществляет импорт-экспорт.

9) Осуществляет многотабличные связи.

10) Имеет встроенный режим презентаций.


2. Структура документа Excel

Структурно основанным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле. Книга делится на листы, а листы на ячейки. Связанная совокупность книг называется рабочим пространством или рабочей средой. Файл с данными Excel имеет расширение *.xls - если это таблица, и *.xlc - если это диаграмма. 1 файл -1 книга. В 1 книге - до 255 рабочих листов. Каждый рабочий лист может иметь несколько страниц. Переход между листами осуществляется выделением соответствующего ярлычка (кнопки навигации).

Лист имеет матричную структуру и содержит 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строк, с соответствующими номерами. Элементарной единицей данных в таблице Excel является ячейка (клетка). Она находится на пересечении строки и столбца, которые составят адрес ячейки (столбец+строка, А1, В2). Текущая (активная) ячейка - это та, в которой находится курсор.

2.1 Адрес ячейки, ссылка, стиль ссылок

Адрес ячейки может быть относительным и абсолютным.

Ссылка - способ (формат) указания адреса (имени) ячейки. Ссылки используются в формулах в качестве аргумента.

Задается стиль ссылки: Сервис =>Параметры, вкладка «Основные».

Имеется 2 стиля обозначения адреса:

Стиль А1 (Буква - столбец, число - строка)

Стиль R1C1 (R цифра_строки С цифра_столбец), т.е. и строка и столбец обозначаются сочетанием буква и числа.

Относительный адрес (или просто адрес), состоит из строки и столбца.

Ссылка на блок (группу или интервал ячеек) состоит из адреса верхней правой ячейки и нижней левой ячейки, разделенных двоеточием (А1-.С12).

Относительный аргумент-адрес при копировании формул меняется. Если требуется зафиксировать аргумент-адрес в формуле, то используется абсолютная ссылка (или абсолютный адрес).

Абсолютная ссылка создается из относительной с добавлением $: $А$1 $А1 А$1. Последние 2 примера называются смешанной ссылкой. (Переход между относительной, абсолютной и смешанными ссылками можно осуществить при нажатии F4). Аналогом абсолютного адреса ячейки является собственное имя .

Использование содержательных имён вместо «слепых» адресов при работе с ячейками является элементом хорошего стиля работы и позволяет лучше ориентироваться в больших массивах информации со сложными взаимосвязями.

2.2 Правила назначения имён

Правила назначения имени ячейки:

- Начинается с буквы, символа подчёркивания ( _ ) или левого слеша.( / )

- В имени нельзя использовать пробелы. Их заменяют символом подчеркивания.

- Длина имени не должна превышать более 255 символов. Правила назначения имени листа:

- Длина имени не более 31 символа

- Имя листа нельзя заключать в квадратные скобки [ ]

- В имя нельзя включать следующие символы: двоеточие (:); правый и левый слеши (\ /); знак вопроса (?); звёздочка (*).

Присвоить (или удалить) ячейке (или диапазону) собственное имя можно с помощью команды ВСТАВКА=>Имя=>Присвоить или используя поле имени, поставив в него курсор и проведя изменения.

2.3 Типы данных в ячейках электронной таблицы

Ячейки электронной таблицы могут содержать данные произвольного типа (по мере необходимости пользователь может загружать в них самую любую информацию - данные числового, логического типа, даты массивов OLE-объекты, формулы, финансовые, статистические и другие функции и т. д.) Действие с ячейками выполняется по однотипным данным, которые задаются в формате ячеек. Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

- исходные или первичные данные - константы;

- производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Ячейки, содержащие константы, называются влияющими, а ячейки с формулами - зависимыми.

В обычном режиме работы в ячейках с производными данными отображаются значения, а формулы можно увидеть лишь при активации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции. Тип данных подразумевает:

- допустимое множество значений, которые можно принимать константа или переменная;

- допустимое множество операций над этими данными.

1) Текст - последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

2) Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др.

Разделители в разных странах отличаются: десятичный - в США точка, а в России и многих других странах запятая; для обозначения тысяч - в России иногда ставят пробел, в США - запятая, во многих странах -точка.

3) Дата и время. Вводятся как числа и выравниваются по правому краю. Дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Вид и тип написания даты определяются в формате ячейки.

4) Формула. Формулой в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и вводится по латинскому регистру. Формулы могут содержать константы - числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и др. Сохраняется принятый в математике порядок выполнения операций.

5) Функция. Представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретное значение аргументов.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов.

Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий, (с ними познакомимся отдельно)


3. Форматирование данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки. Он индивидуален для каждой ячейки и от него зависит способ обработки данных и их вид. Формат ячейки не отображается на экране, устанавливается отдельно и сохраняется, даже если ячейка пустая .

Для формата ячейка существует специальная команда меню Формат=>Ячейки, либо соответствующая команда контекстного меню. Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.

3.1 Режимы работы табличного процессора

Режим, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (внизу окна, слева).

1) режим готовности - в Строке состояния появляется индикатор Готово;

2) режим ввода данных- в Строке состояния появляется индикатор Ввод;

3) режим редактирования - индикатор Правка;

4) командный режим - в Строке состояния появляются подсказки;

5) запись макроса - подключение микропрограммы на VisualBasic.

3.2 Операции перемещения, копирования, заполнения и вставки

Данные электронной таблицы можно перемещать, копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы. Варианты копирования, заполнения и вставки:

- копирование только значений (не формул);

- копирование только форматов

- полное копирование значений, форматов и формул. При копировании и перемещении формул ссылки на ячейки автоматически подстраиваются.

При вырезке и вставке формул относительные ссылки, как правило, не настраиваются.

Копирование и заполнение ячеек используется для упрощенного ввода однотипных данных и формул. Для этого используется команда меню ПРАВКА=>Заполнить и маркер автозаполнения.

Автозаполнение - процедура автоматического заполнения строки или столбца изменяющееся последовательностью данных (рядами) или постоянными значениями.

Маркер заполнения - небольшой черный квадратик, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек.

При выделении строки маркер заполнения выводится в левом нижнем углу. При выделении столбца маркер заполнения выводится в правом

Маркер заполнения используется при копировании мышью.

Без мыши копирование, перемещение и вставка проходит через буфер обмена. Выделенный для копирования блок, при задании Копирования, выделяется на экране мерцающей рамкой.

Перетаскивание при помощи мыши выполняется со следующей последовательностью: выделит блок, поместить курсор на любую линию контура блока, нажать на левую кнопку мыши и произвести передвижение.

3.3 Ввод и редактирование формул

Вводлюбой формулы должен начинаться с ввода знака равенства.Тогда в строке формулы отображается формула, а в ячейке - результат вычисления.

Простейшая формула представляет собой сочетание операндов, знаков действий и скобок и описывает некоторые действия, которые выполняются сданными.

Операндами в формулах могут быть константы (числовые, текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. адреса . Адрес модно набирать в строке в строке формул или формировать его автоматически. Выделяя нужную клетку в процессе набора. В формулах используют относительные, смешанные и абсолютные адреса.

Символы основных операций :

Арифметические : + (сложение) - (вычитание) * (умножение) / (деление) % (проценты) ^ (возведение в степень);

Сравнение: = <><=>= <>;

Текстовые: & - конкатенация (соединение) символьных цепочек;

Логические : И ИЛИ НЕ - логическое умножение, сложение и отрицание.

При создании формул следует иметь в виду приоритеты операций. Он соответствует приоритету в арифметике: наибольший - возведение в степень, наименьший - конкатенация. Операции с одинаковым приоритетом выполняются последовательно. Для изменения приоритета используют скобки.

В формулах можно использовать готовые стандартные функции, предоставляемые Мастером функций, доступ к которому осуществляется через команду Вставка=>Функции или знак на панели инструментов f.

При вводе одинаковых данных или аналогичных формул в разные ячейки применяется копирование или маркер заполнения, при этом адреса ячеек-аргуметов в формулах, записанных в относительных или смешанных ссылках, будут меняться автоматически, абсолютные адреса останутся неизменными.

В случае использования одинарной функций, знак равенства подставляется автоматически. При наборе формулы, не имеющей специальной функции, или сложной формулы знак равенства набирается либо с клавиатуры, либо щелчком по соответствующему знаку строки формул.


4. Работа с электронной таблицей, как с базой данных

Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных.

В EXCEL имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

- все строки таблицы должны содержать однородную информацию;

- заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

- названия строк должны находиться в левом столбце списка;

- в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

Функции списка нельзя использовать одновременно для несмежных областей.

К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базами данных, и выполнять следующие операции:

- добавлять, изменять и удалять записи;

- находить записи;

- сортировать записи

- осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью

Автофильтра и Расширенного фильтра

- подводить общие и промежуточные итоги.

Сортировка данных - это расположение данных в таблице (списке) в строго определенной последовательности. Сортировка осуществляется «на месте» - непосредственно в таблице. Поэтому если необходимо сохранить исходные данные, то надо сделать копию таблицы.

Сортировать можно как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких.

Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А). По умолчанию сортировка данных производится в алфавитном порядке. Если же необходимо сортировать дни недели или месяцы в их логическом следовании, то используется пользовательский порядок сортировки.

Сортировка данных в электронных таблицах привидится и помощью команд меню Д АННЫЕ=>Сортировка.

Фильтрация данных позволяет отобразить в таблице только те строки, содержимое которых отвечает заданному условию. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.

В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.

Отобранные записи можно форматировать и удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, использовать для построения диаграмм и т.п.

Фильтрация данных может выполняться двумя способами: с использованием автофильтра и с использованием расширенного фильтра

Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов. Это способ быстрого обобщения и анализа данных. Перед вычислением промежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которым будут подводиться итого, для того чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

При подведении промежуточных итогов автоматически могут быть вычислены: Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение и т.д.

Для вычисления промежуточных итогов следует ввести команду Данные=>Итоги.

Команда Данные=>Итоги используется для обобщения данных, которые находятся на одном рабочем листе, и в том случае, если эти данные расположены в смежных ячейках. Итоги выводятся на том же рабочем листе в структурированной таблице с исходными данными.


5. Средства для создания печатного документа Excel

Программа Excel позволяет на основе данных рабочих листов и диаграмм создавать отчеты и распечатывать их. Для этого используются команды Печать, Параметры страницы, Предварительный просмотр из пункта Файл главного меню команд.

По умолчанию Excel печатает содержимое текущего рабочего листа. Однако можно выделить и распечатать любой интервал рабочей книги или рабочего листа. Управление производится из диалогового окна Печать пункта Файл главного меню команд.

Если часто печатается один и тот же интервал рабочего листа, его можно определить как область печати и ускорить подготовку к печати. Определяют область печати командой Файл - Параметры страницы -Лист - в поле Выводить на печать диапазон задать диапазон области.

При определении области печати Excelавтоматически вставит границы страницы печати в виде штриховых линий в рабочий лист. Excel может делить документ не только по вертикали, но и по горизонтали (если на печать выводится широкая таблица). Причем, по умолчанию Excel выполняет постраничную разбивку табличных данных сначала вертикально по строкам вниз, а затем по столбцам вправо. Концы страниц можно вставить «вручную», разделяя большую страницу по вертикали (щелчок на имени граничного столбца) или по горизонтали (щелчок по строке), и далее, Вставка - Разрыв страницы.

Если отдельные строки печатаемого интервала не помещаются на одной странице, их размер можно подогнать под размер страницы: Файл

- Параметры страницы - Страница - Разместить не более чем на ...

- задать количество страниц. Excel сам подберет и укажет в диалоговом окне масштаб отображения. В этом же окне устанавливается ориентация бумаги, способ выравнивания текста, выбираются поля, задается печать заголовка. В окне (вкладка Лист) можно скрыть или напечатать линии сетки, ввести печать заголовков строк и столбцов, установить цветную или черно-белую печать.

Вкладка Колонтитулы управляет созданием верхних и нижних колонтитулов. Редактирование колонтитула такое же, как в Word.

Страницы, подготовленные к печать, можно просмотреть (Файл -Предварительный просмотр). Для перемещения по страницам используют кнопки Далее и Назад. В этом режиме можно изменять размеры полей (кнопка Поля) и масштаб изображения.

К странице можно добавить примечания, присоединяемые к ячейкам или рабочим листам. Само примечание на экране не выводится. Но достаточно поместить курсор в аннотированную ячейку (не нажимая кнопку мыши) - и примечание появится на экране. Для создания, редактирования и удаления примечания выделяется ячейка и выполняется команда Вставка - Примечание. В текстовом поле диалогового окна набирается текст примечания, затем для фиксации необходимо сделать щелчок вне окна. Все аннотируемые ячейки отмечаются красным треугольником.

При подготовке материала к печати можно использовать два специальных дополнения-надстройки: Диспетчер видов и Диспетчер отчетов, которые вызываются и включаются в меню Вид командой Сервис - Надстройки.