Логистический отдел фирмы

Пример разработки информационной системы по оптимизации логистического отдела фирмы. Особенности нормализации информационно-логистической модели данных. Физическая структура реляционной базы данных: таблицы и запросы. Разработка форм, макросов, отчетов.

МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ

INTERNATIONALBANKINGINSTITUTE

Кафедра прикладной информатики

Курсовой проект Преподаватель

Защищен с оценкой Дата защиты: 22 декабря 2008

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА

Логистический отдел фирмы

Пояснительнаязаписка к курсовой работе

Под руководством доцента Выполнил студент

кафедры прикладной информатики учебной группы 171

Богословской Н. В. Журавлев А. Е.

Санкт-Петербург

2008 г.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Особенности предметной области

1.2 Техническое задание на разработку ИС

2. ИНФОРМАЦИОННО-ЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ ДАННЫХ. ЕЕ НОРМАЛИЗАЦИЯ

3. ФИЗИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ (СХЕМА ДАННЫХ)

4. ФИЗИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

4.1 Разработка таблиц

4.2 Назначение отношений между таблицами и создание схемы данных

4.3 Разработка запросов

5. ИНТЕРФЕЙС БАЗЫ ДАННЫХ

5.1 Разработка форм

5.2 Разработка макросов

5.3 Разработка отчетов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


ВВЕДЕНИЕ

Сегодня мы живем в быстро меняющемся мире, в быстро меняющейся экономике, где скорость реакции, умение вовремя приспособиться к новым условиям подчас решает судьбу как целых фирм, так и отдельных людей. В свете этого для фирм в частности все острее встает проблема необходимости внедрения электронного документооборота, электронных баз данных. Вышеперечисленное позволяет, во-первых, заметно ускорить скорость документооборота, а следовательно, и реакции на изменение внешней среды фирмы, а во-вторых, уменьшает переменные издержки, связанные с хранением документов и упрощение поиска среди них.

Цель данной работы – продемонстрировать, как электронная база данных может оптимизировать и упростить работу административного аппарата логистической фирмы.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Особенности предметной области

Разрабатываемая информационная система посвящена оптимизации работы логистического отдела фирмы. Она должна учитывать следующие технологические процессы:

· Составление и учет накладных

· Управление водителями (учет отпусков, приписанных автомобилей, их состояния)

· Хранение информации об объектах, на которых работает фирма

· Назначение водителей для осуществления перевозки

Особенности организации отдела:

· Фирма осуществляет операции в разных регионах и странах

· К каждому водителю приписан свой автомобиль, на котором он и работает

1.2 Техническое задание на разработку ИС

Глобальная цель обработки информации:

· Улучшить качество работы отдела

· Ускорить процесс оформления документации

Частные цели:

· Упрощенный учет объектов, на которых работает фирма

· Упрощенный учет водителей и транспортных средств отдела

· Анализ загруженности водителей

· Составление электронных накладных

· Хранение документации и прочей информации в электронном виде

Субъекты, участвующие в процессе обработки данных – административные работники логистического отдела

Объекты обработки данных – прочие сотрудники логистического отдела (водители-экспедиторы), рабочие объекты фирмы, парк автомобилей отдела и перевозимый груз.

Информационная система такого рода позволит значительно упростить и систематизировать ввод данных. Например, с помощью форм всегда можно просмотреть и пополнить имеющуюся информацию. Благодаря запросам, пользователю в любой момент доступна информация о состоянии гостиницы на данный момент времени. А отчеты позволяют распечатать информацию, если это необходимо (например, некоторые комиссии принимают документацию только в бумажном виде). Также информацию всегда можно вывести в удобном формате (Word, Excel) или переслать по электронной почте.

2. ИНФОРМАЦИОННО-ЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ ДАННЫХ. ЕЕ НОРМАЛИЗАЦИЯ

Для построения информационной модели будущей системы, как можно более полно описывающей информационные особенности предметной области, используется стандартное средство моделирования – аппарат моделей «сущность – связь» или ER-модель. Это позволяет представить информационные потребности в наглядном и удобном для восприятия виде.

Нормализация данных – процесс приведения модели к виду, позволяющему получить в дальнейшем структуру базы данных, в которой устранена избыточность хранения и сведены к минимуму аномалии при добавлении, удалении, изменении данных. В процессе нормализации модель должна быть последовательно приведена к первой, второй, третьей нормальным формам (1НФ, 2НФ, ЗНФ).

На рис. 1 разработанная информационная система «Гостиница» приведена к 1НФ путем исключения множественных или повторяющихся атрибутов.

Приведение модели ко 2НФ предполагает вынесения атрибутов, которые не удовлетворяют требованиям функционально полной зависимости от уникального идентификатора сущности, являющегося составным ключом, то есть необходимость приведения ко 2НФ возникает только в том случае, если есть сущности с составным ключом. В связи с отсутствием сущностей с такими ключами, данная инфологическая модель уже приведена ко 2НФ.

Приведение модели к ЗНФ состоит в исключении транзитивных зависимостей атрибутов, не являющихся частью ключа. Данная модель уже находится в ЗНФ, так как такие зависимости уже устранены.

Таким образом, после приведения к 1НФ, 2НФ, ЗНФ, информационно-логическая модель имеет следующий вид (см. рис. 1).

информационный логистический база данные


Рисунок 1. Нормализация данных


3. ФИЗИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ (СХЕМА ДАННЫХ)

Для того чтобы наиболее удачным образом можно было просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, а также отразить физическую модель информационной системы, в MicrosoftAccess используется «Схема данных». Установление связей между таблицами в «Схеме данных» описано в пункте 4.2 данного отчета, а сама схема представлена на рис. 2.

Рис.2. Проект физической структуры базы данных

4. ФИЗИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

4.1 Разработка таблиц

На основании модели «сущность – связь» генерируется проект базы данных в соответствии со следующими правилами:

• каждая сущность преобразуется в таблицу, имя сущности становится именем таблицы

• каждый атрибут сущности преобразуется в колонку таблицы, которая называется полем, имя атрибута становится именем поля

• каждая строка таблицы является экземпляром сущности и называется записью

• ключевые атрибуты становятся первичными ключами таблиц

• если для сущности была определена ключевая связь, то первичный ключ связанной сущности копируется в таблицу и объединяется с ключом таблицы рассматриваемой сущности

• связь М:1 приводит к копированию первичных ключей таблицы для сущности, находящейся на одной стороне связи, в таблицу для сущности, находящейся на другом конце связи; если связь М:1, то ключи таблицы для сущности, находящейся на конце «один», копируется в таблицу для сущности на стороне «многие».

При генерации таблиц необходимо сохранять уникальность имен получаемых колонок в пределах одной таблицы. В соответствии с перечисленными правилами производится генерация проекта базы данных «Логистический отдел фирмы».

Итак, основным объектом Access является таблица. Для ее создания в окне базы данных выбирается корешок таблица, затем кнопка «Создать». Все таблицы созданы в режиме «Конструктор». Создание таблицы в режиме «Конструктор» заключается в определении для каждого поля таблицы свойств. При создании таблицы необходимо помечать ключевые поля, нажатием кнопки «Ключевое поле» на панели инструментов. В проектируемой базе данных созданы следующие таблицы:

Таблица1. Автомобиль

Имя поля Тип данных Тип поля
Регистрационный_номер текстовый key
Модель текстовый
Тоннаж текстовый
Объем_кузова текстовый
На_ремонте логический
В_рейсе логический
Водитель текстовый

Таблица2. Сотрудник

Имя поля Тип данных Тип поля
ФИО текстовый key
Должность текстовый
Контактный_телефон числовой
В_отпуске логический

Таблица3. Страна

Имя поля Тип данных Тип поля
Страна текстовый key

Таблица4. Регион

Имя поля Тип данных Тип поля
Регион текстовый key
Страна текстовый

Таблица5. Город

Имя поля Тип данных Тип поля
Город текстовый key
Страна текстовый

Таблица6. Объект

Имя поля Тип данных Тип поля
Объект текстовый key
Телефон числовой
Начальник_участка текстовый
Контактный_телефон числовой
Город текстовый

Таблица7. Перевозка

Имя поля Тип данных Тип поля
Номер_накладной числовой key
Пункт_отправления текстовый
Дата_отправления дата/время
Пункт_назначения текстовый
Дата_прибытия дата/время
Выполнено логический
Автомобиль текстовый

Таблица8. Классификатор

Имя поля Тип данных Тип поля
Номер_класса счетчик key
Класс текстовый
Номер_накладной числовой

Таблица9. Тип

Имя поля Тип данных Тип поля
Номер_типа счетчик key
Тип текстовый
Номер_класса числовой

Таблица10. Данные

Имя поля Тип данных Тип поля
Номер_заказа счетчик key
Единицы_измерения текстовый
Заказано числовой
Отправлено числовой
Дефицит числовой
Номер текстовый
Примечания текстовый
Номер_типа числовой

4.2 Назначение отношений между таблицами и создание схемы данных

Создав все таблицы, необходимо установить связи между ними с помощью команды «Схема данных» меню «Сервис» или нажатием кнопки «Схема данных» на панели инструментов. MicrosoftAccess открывает пустое окно и предлагает добавить необходимые таблицы. В «Схему данных» были перенесены все одиннадцать таблиц (см. рис. 4).

Установление связи между двумя таблицами выполняется переносом ключевых полей из таблицы со стороны отношения «один» в таблицу на стороне «многие». Связи представлены «ниточками», соединяющими связанные поля таблиц. Чтобы установить обеспечение целостности данных, щелкают правой кнопкой на «ниточку связи». Открывается диалоговое окно связи. На рис. 3 изображено диалоговое окно, в котором необходимо проверить правильность имен полей, установить параметры связи:

• обеспечение целостности данных

• каскадное обновление связанных полей

• каскадное добавление связанных полей.

Рисунок 3. Установление связей между таблицами

4.3 Разработка запросов

Одной из особенностей базы данных заключается в способности извлекать данные и представлять их в соответствии с указанными требованиями. С помощью запросов можно задавать разные вопросы о данных, хранящихся в таблицах. В процессе выполнения запроса отбираются данные из одной или нескольких таблиц, на экран выводятся интересующие пользователя данные.

В базе данных «Логистический отдел фирмы» сделано семь запросов. Для создания запроса в окне базы данных выбирался раздел «Запросы/Создание запроса в режиме конструктора». Процесс формирования запроса заключается в следующем.

На первом этапе Access предлагает указать таблицы, данные из которых будут использоваться в запросе. Среди имеющихся полей в таблицах выбираются те, которые будут выводиться на экран. В режиме «Конструктор» был определен порядок следования полей в запросе, их названия, размеры столбцов, а также способ группировки и условие отбора. После того как создание запроса завершено, его необходимо сохранить с присвоением конкретного имени. В базе данных «Логистический отдел фирмы» имеются следующие запросы:

• Водители-экспедиторы (выделение водителей из штата сотрудников)

• Сводка_водители (информация о текущей ситуации с водителями – загруженности и т.п.)

• Накладная (формирование накладной на основе данных в таблицах)

• Используемые_автомобили и д.р.

Рассмотрим запрос с параметром «накладная», приведенный на рисунке 4. Он позволяет просмотреть накладную, зная ее номер, который необходимо ввести при его исполнении по запросу системы. На рисунке 5 этот запрос представлен в режиме конструктора.

Рисунок 4. Запрос с параметром

Рисунок 5. Запрос «накладная» в режиме конструктора

5. ИНТЕРФЕЙС БЫЗА ДАННЫХ

Современные компьютерные системы характеризуются необходимостью удовлетворять разнообразным требованиям многочисленных пользователей. В процессе создания интерфейса базы данных «Склад» были созданы следующие элементы:

• Формы

• Отчеты

• Макросы

5.1 Разработка форм

Формы MicrosoftAccess предназначены для ввода, вывода, редактирования, просмотра данных. Использование форм существенно упрощает ввод данных.

Формы создаются на основе имеющихся таблиц, запросов или других форм. Удобнее создавать формы с помощью мастера. Для создания подчиненной формы и последующего ее включения в главную форму используется кнопка «Подчиненная форма/отчет» на панели инструментов. Далее выполняются необходимые действия в окнах диалога мастера. После нажатия кнопки «Готово» подчиненная форма появляется в составе главной формы.

В данной базе данных все формы составные.

Форма «Перевозка» является центральной, при помощи кнопок из нее можно попасть в остальные формы: «Водители» и «Новый_объект». С их же помощью осуществляется и навигация по записям формы. Для создания кнопки используется соответствующий элемент на панели инструментов, затем указывалось действие, которое должно происходить при нажатии создаваемой кнопки. Этот процесс отображен на рис. 6.


Рисунок 6. Создание кнопок

Все формы, вложенные в форму «перевозка» отображаются в табличным виде – это сделано для удобства считывания конкретной информации. Сама форма представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Форма «перевозка»

Формы «водители» и «новый_объект» однотипны и отличаются от формы «перевозка» тем, что подчиненные формы представлены там именно в режиме одиночных форм.


Рисунок 8. Форма «водители»

5.2 Разработка макросов

Макрос является таким же объектом Access, как таблица, запрос, форма и отчет, и создается для автоматического выполнения определенных действий или их совокупности. Так же, как и при работе с другими объектами Access, для создания макросов предназначено специальное окно макросов.

Можно воспользоваться несколькими способами ввода макрокоманд и аргументов:

• ввести имя макрокоманды в столбец «Макрокоманда» окна макросов

• выбрать имя макрокоманды из раскрывающегося списка в столбце «Макрокоманда»

В процессе проектирования базы данных «Логистический отдел фирмы» созданы макросы, обеспечивающие вызов главной формы сразу после загрузки, обновление и изменение записей в нескольких таблицах, закрытие приложения MOAccess. Для их создания, выбрав раздел «Макросы»/ Создать в окне базы данных, были выбраны из раскрывающегося списка нужная команда, как показано на рис. 9.


Рисунок 9. Макрос в режиме конструктора

5.3 Разработка отчетов

Отчет – это форма объединения информации одной или нескольких таблиц. Отчеты были выполнены с помощью Мастера отчетов, который помогает определить информацию, которая будет вставлена в отчет, и задать стиль форматирования, определяющий внешний вид отчета. Мастер позволяет выбрать конкретные поля, входящие в отчет.

В базе данных «Логистический отдел фирмы» содержится отчет «накладная», позволяющий по результатам запросов составить накладную для дальнейшей печати или отправки по электронной почте (соответствующие кнопки также присутствуют). Отчет представлен на рисунке 11. На рисунке 10 он показан в режиме конструктора


Рисунок 11. Отчет «накладная»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проделанной работы созданное приложение решает следующие основные задачи (представленные в отчетах и формах):

· Внесение информации о грузоперевозках

· Возможность поиска необходимой информации

· Предоставление отчетов

· Удобный интерфейс, позволяющий легко вносить информацию в таблицы через формы

· Изменение уже имеющихся данных

· Удобное представление имеющихся данных

Созданная информационная система отвечает всем требованиям, заявленным в начале работы, а приятный интерфейс облегчает тяжелую работу с большим объемом информации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. «Информатика в экономике, финансах и менеджменте», под ред. В.В. Изранцева, Международный банковский институт. Санкт-Петербург. 2004 год;

2. «Информационная технология реализации базы данных», Н.В.Макарова, Санкт-Петербург, 2002.

3. Методические указания к курсовой работе «Проектирование и использование экономических информационных систем», Международный банковский институт, Санкт-Петербург, 2001.

4. Практическое руководство по освоению MicrosoftAccess «Информационные офисные технологии», Международный банковский институт, Санкт-Петербург, 2002.